Google Sheets es una gran alternativa si no quieres pagar por Microsoft Excel. Hojas de cálculo de Google es un programa de hoja de cálculo que viene gratis con la suite Editor de Documentos de Google. A diferencia de Excel, Google Sheets también está basado en la nube, lo que significa que puede compartir sus hojas de cálculo con cualquier persona y trabajar en ellas de forma colaborativa simultáneamente.
Uno de los usos más populares de Hojas de cálculo de Google es como herramienta de gestión de proyectos; sin embargo, Hojas de cálculo de Google no tiene la opción de crear un diagrama de Gantt en su editor de gráficos. Sin embargo, existen soluciones alternativas para hacer esto para ayudarlo a realizar un seguimiento de sus proyectos. Te mostraremos cómo.
Cuándo usar un diagrama de Gantt
Los gerentes de proyecto utilizan diagramas de Gantt en prácticamente todos los las metodologías de gestión de proyectos más populares. Si bien son esencialmente gráficos de barras horizontales, los diagramas de Gantt son una excelente manera de visualizar el progreso y, por lo general, se usan para dividir grandes proyectos en partes más manejables.
Los diagramas de Gantt también son útiles si su proyecto requiere que informe en ciertos hitos o si su proyecto involucra a muchas personas.
Cómo hacer un diagrama de Gantt en hojas de cálculo de Google
Desafortunadamente, no hay un botón que pueda presionar en Hojas de cálculo de Google que haga un diagrama de Gantt para usted, pero eso no debería impedirle crear un tablero de administración de proyectos funcional en Hojas de cálculo de Google. Si desea hacer un gráfico de Gantt en Hojas de cálculo, hay dos formas de hacerlo.
1. La manera fácil de crear un diagrama de Gantt en hojas: plantillas
La forma más fácil de hacer un diagrama de Gantt en Hojas de cálculo de Google es con una plantilla ya preparada. Las plantillas hacen la mayor parte del trabajo duro por usted, por lo que puede concentrarse en refinar su diagrama de Gantt en lugar de crearlo desde cero.
Puede encontrar una plantilla de diagrama de Gantt en su Google Drive creando una nueva Hoja de cálculo de Google a partir de una plantilla. Para hacer esto, abra su Google Drive y seleccione + Nuevo, luego seleccione Hoja de Googley luego seleccione De una plantilla.
Esto abrirá la Galería de plantillas. Dentro de Galería de plantillas, desplácese hacia abajo hasta la sección titulada Gestión de proyectos, y encontrará una plantilla titulada Diagrama de Gantt de Smartsheet.
Si la plantilla de Smartsheet anterior no se muestra, o parece un poco abrumadora, entonces dele a esta plantilla de diagrama de Gantt gratuita de Forbes Advisor un intento. Es mucho más básico pero te ahorrará mucho tiempo.
2. Hacer un diagrama de Gantt desde cero en Hojas de cálculo de Google
Si no desea utilizar una plantilla para crear un diagrama de Gantt en Hojas de cálculo de Google, puede crear uno desde cero. Aquí se explica cómo crear un gráfico de Gantt usando un gráfico de barras apiladas en Hojas de cálculo de Google.
Ingrese los datos de su proyecto en una nueva hoja de Google. Esto deberá incluir el nombre de cada tarea y las fechas de inicio y finalización.
A continuación, deberá calcular la duración de cada tarea. Para facilitar el cálculo de la duración de cada tarea, use una fórmula básica de Google Sheet. Una fórmula también garantizará que cualquier cambio realizado en las fechas de inicio y finalización de sus tareas se refleje en su diagrama de Gantt terminado.
Utilice esta fórmula para calcular la duración de cada tarea: Fecha de finalización – Fecha de inicio = Duración.
Por ejemplo, si su fecha de inicio está en la fila tres de la columna B y la fecha de finalización está en la fila tres de la columna C, usaría la fórmula: = suma (C3-B3). Solo necesita escribir esta fórmula una vez y luego puede arrastrarla usando el pequeño cuadro azul en la esquina. Esto aplicará la fórmula a todos los datos seleccionados.
Si estás luchando con los fundamentos de las hojas de Google, echa un vistazo a algunos de nuestros otros tutoriales.
A continuación, debe hacer un gráfico de barras apiladas. Para hacer esto, ayuda haber creado una segunda tabla con los nombres de sus tareas, el día en que comienzan y su duración.
Resalte su segunda tabla con los nombres de sus tareas, el día de inicio y la duración, y luego seleccione Insertar, y entonces Cuadro. Si Hojas de cálculo de Google no ha seleccionado automáticamente un gráfico de barras apiladas, puede cambiar manualmente el tipo de gráfico.
En este momento, tiene un gráfico de barras apiladas, pero como puede ver, no parece un gráfico de Gantt. Para que este gráfico de barras se parezca más a un gráfico de Gantt, debe realizar algunos cambios en la configuración del gráfico.
Primero, debe eliminar la parte azul de las barras apiladas, que representa el día de inicio de cada tarea. Para hacer esto, haga doble clic el gráfico para abrir el editor de gráficos y luego haga clic en la parte azul del gráfico.
Esto abrirá el Configuración de la serie. No puede eliminar las barras azules por completo, pero puede hacerlas invisibles cambiando su opacidad del 100 % al 0 %.
Ahora, no puede verlos, pero aún mantienen las partes rojas importantes de su gráfico de barras donde deben estar.
A continuación, debe eliminar la leyenda de su gráfico. Haga clic en las etiquetas en la parte superior de su gráfico y luego cambie su posición de arriba a abajo. ninguna. También puede eliminar la leyenda tocando el botón Eliminar botón en su teclado.
Por último, asigne a su diagrama de Gantt un título por haciendo doble clic el título existente y haciendo sus cambios. También puede eliminar el título del eje haciendo clic en él y luego tocando Eliminar en tu teclado.
Si no eres fanático del rojo, cambia el color de las barras rojas por hacer clic uno de ellos y luego seleccionando uno nuevo Color de relleno.
Ahora tiene un diagrama de Gantt que se actualizará automáticamente cuando cambie la fecha de inicio o finalización de una tarea determinada.
Gestión de proyectos en Hojas de cálculo de Google
Ahora sabe cómo hacer un diagrama de Gantt en Hojas de cálculo de Google. Ya sea que elija usar una plantilla o hacer un diagrama de Gantt desde cero, ahora está listo para administrar un proyecto usando Hojas de cálculo.
Las herramientas de gestión de proyectos como Asana pueden crear diagramas de Gantt por ti, pero también son programas de pago. Google Sheets es completamente gratuito, por lo que vale la pena aprender a administrar un proyecto en Google Drive si no tiene un gran presupuesto para el software de administración de proyectos.