Tomará mucho tiempo si necesita enviar muchos correos electrónicos personalizados manualmente. Menos mal que existe Combinación de correo, un complemento de Google Sheet que le permite usar una base de datos para enviar rápidamente correos electrónicos personalizados. Una vez que configure el complemento en sus hojas de Google, solo necesita preparar una plantilla de correo electrónico con marcadores de posición y estará listo para comenzar.

Aproveche esta función si necesita enviar un montón de correos electrónicos dirigidos pero no quiere comprometerse con una solución de marketing automatizada. Vea cómo configurar y usar Mail Merge en Hojas de cálculo de Google.

Cómo usar la combinación de correspondencia en las hojas de cálculo de Google

Dividimos los pasos para usar Mail Merge en Hojas de cálculo de Google en tres partes, con varios pasos para cada una.

Siga cuidadosamente las instrucciones a continuación para comprender el proceso e implementarlo con éxito.

Parte 1: instalar la combinación de correspondencia

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Lo primero que debe hacer para comenzar es instalar Mail Merge.

Simplemente dirígete a Combinar correspondencia en Google Workspace Marketplace y golpea el Instalar botón. Seleccione Continuar en el mensaje de confirmación.

Luego, elija su cuenta de correo electrónico preferida y haga clic en Permitir para garantizar que el complemento tenga el acceso necesario. Una vez que se complete el proceso de instalación, configure la función en Hojas de cálculo de Google.

Siga los pasos a continuación para proceder con eso:

  1. Inicie Hojas de cálculo de Google y haga clic en el Pestaña Extensiones en el menú de la cinta.
  2. Elegir Unificación de correocon archivos adjuntos del menú contextual y haga clic en Habilitar combinación de correspondencia.
  3. Una vez que la extensión esté habilitada, vaya a Combinar correspondencia con archivos adjuntos > Crear hoja de combinación.
  4. Ahora debería ver una plantilla de combinación con columnas como Nombre, Apellido, Dirección de correo electrónico, Datos programados, etc. en la hoja de cálculo. Puede ingresar la información manualmente para comenzar, así como agregar más columnas según sus preferencias.
  5. Si desea agregar sus contactos de Google a la hoja de cálculo, diríjase a Combinar correspondencia con archivos adjuntos en la pestaña Extensiones y elija Importar contactos de Google.
  6. En el siguiente cuadro de diálogo, elija un grupo de contactos y luego presione el botón ImportarContactos botón.

Una vez que se exportan los contactos, puede comenzar de inmediato. Lo que realmente nos gusta de la extensión Combinar correspondencia con archivos adjuntos es que puede programar la correos electrónicos según sus preferencias, como enviar recordatorios el lunes a un lote y el miércoles a otro. Sin embargo, asegúrese de utilizar el formato de fecha y hora dd/mm/yyyy hh: mm para esta sección para evitar errores.

En segundo lugar, puede insertar archivos adjuntos en forma de enlaces para usuarios particulares. Simplemente diríjase a su Google Drive y copie el enlace a un archivo que desee compartir. Inserta ese enlace en el Archivos adjuntos pestaña, y listo. Mientras lo hace, también puede usar colores alternativos en Hojas de cálculo de Google o cambiar todo el tema para darle vida a su documento.

Paso 2: crea una plantilla

Una vez que haya preparado su Hoja de Google, es hora de crear una plantilla de correo electrónico para los destinatarios.

Usaremos {{field name}} como marcador de posición en este método.

Aquí está todo lo que necesitas hacer:

  1. Dirígete a la pestaña Extensión en Hojas de cálculo de Google y Combinar correspondencia con archivos adjuntos > Configurar combinación de correspondencia.
  2. Elegir Crear plantilla de correo electrónico de las opciones disponibles, luego haga clic en el Editar junto a la opción Usar un editor visual.
  3. Escriba el asunto del correo electrónico en el campo de asunto. Puede agregar un marcador de posición como {{First Name}}.
  4. Luego, agregue el cuerpo del correo electrónico utilizando el mismo método. Si envía el correo electrónico a varios destinatarios con el mismo propósito (como un recordatorio de una reunión), también puede adjuntar archivos en el borrador.
  5. Hacer clic Ahorrar utilizar este borrador en el futuro.

Paso 3: Pruebe la función

Una vez que la hoja de cálculo y el borrador del correo electrónico estén listos, puede comenzar a enviar los correos electrónicos. Pero antes de comenzar a enviarlos a personas reales, puede indicarle a Combinar correspondencia con archivos adjuntos que le envíe un correo electrónico de prueba.

Así es como puede probar si el complemento funciona bien:

  1. Ampliar la Enviar campaña de correo electrónico sección del menú contextual que abrió anteriormente.
  2. Haga clic en Enviar un correo electrónico de prueba opción y seleccione Vamos.

Ahora debería recibir un correo electrónico de prueba en la cuenta de Gmail con la que se registró. Si todo está listo, puedes elegir Ejecutar combinación de correspondencia la próxima vez que proceda.

Envíe correos electrónicos personalizados con Google Sheets y Mail Merge

A estas alturas, debería poder configurar la extensión Combinar correspondencia en Hojas de cálculo de Google y usarla de manera eficiente para el trabajo, especialmente para tareas de marketing. Siempre que desee dejar de usar esta función en el futuro, puede volver a la página de Google Marketplace de Mail Merge y hacer clic en el botón Desinstalar.