Los gerentes de proyecto evalúan sus proyectos para ver si los proyectos cumplen con las metas y objetivos de la empresa y del equipo. Evaluar los proyectos una vez finalizados puede ayudarlo a comprender mejor el impacto e identificar las áreas que necesitan mejoras.
La evaluación de proyectos es vital para cualquier proyecto, ya que puede proporcionar conocimientos y lecciones para proyectos futuros. Una vez que complete el proceso de evaluación del proyecto, es esencial compartir sus hallazgos con las partes interesadas y los miembros de su equipo. Si bien existen muchos métodos para evaluar un proyecto, estos son los pasos básicos que debe seguir, independientemente de la forma que elija.
1. Desarrollar un plan de evaluación
A medida que crea su proyecto, debe considerar los objetivos y metas que desea lograr y compartirlos con su equipo, brindándoles un camino claro a seguir. Las metas y objetivos que determine pueden ayudarlo a elegir el método de evaluación del proyecto que desea utilizar.
Por ejemplo, si el objetivo del proyecto es aumentar la productividad del equipo, es posible que desee revisar los datos relacionados con la finalización de tareas como una herramienta para evaluar las tasas de productividad. Puede que te interese aprender cómo establecer hitos del proyecto para aumentar la productividad.
2. Seleccione la fuente de evaluación y prepárese para la implementación
El primer paso es elegir cómo desea recopilar los datos para la evaluación. Puede decidir utilizar entrevistas, grupos focales, encuestas, estudios de casos u observación. Elija una herramienta de evaluación que se adapte a las personas de las que busca obtener información, lo que significa identificar a las personas que desea incluir.
Ya sea que planee entrevistar o encuestar a personas, debe preparar las preguntas con anticipación. Si usa un grupo de enfoque, debe enviar invitaciones, seleccionar una fecha y hacer una lista de preguntas.
Después de elegir su fuente de evaluación y estar listo para la implementación, debe compartir un cronograma detallado y delegar funciones, de modo que su equipo esté preparado para el siguiente paso. Si no está seguro de establecer quién hace qué, puede estar interesado en conocer las mejores consejos para definir los roles y responsabilidades del equipo.
3. Implementar la evaluación del proyecto
Mientras el proyecto está en progreso, el monitoreo de todos los elementos es fundamental para garantizar que esté dentro del presupuesto y se ejecute según lo programado. Es útil crear informes de estado que comparte con el equipo, para que todos tengan claro el estado del proyecto.
El proceso de implementación difiere según las herramientas y los métodos de evaluación que elija. Ayudaría si te concentraras en:
- Evaluación previa al proyecto: Aquí es donde desarrolla las metas y objetivos del proyecto que utilizará para determinar la viabilidad del proyecto.
- Evaluación continua: Supervise detalles como el presupuesto, la calidad del trabajo y el cronograma.
- Evaluación posterior al proyecto: Medir el éxito del proyecto en función de los resultados y el impacto.
4. Revisar los datos
Una vez que recopile los datos para la evaluación, es hora de analizarlos en busca de debilidades, fortalezas y tendencias. También es una oportunidad para verificar si el proyecto estuvo cerca de cumplir con los objetivos y metas establecidos al inicio. Puede usar los objetivos y metas del equipo para traducir los datos recibidos para el siguiente paso.
5. Crea un informe para tu equipo
Después de completar su análisis de datos, es necesario resumir los resultados de la evaluación. Debe elegir un formato que satisfaga las necesidades del lector, que son sus partes interesadas y los miembros del equipo.
Después de completar cada proyecto, proporcionar un informe sobre la evaluación de su proyecto es un hábito valioso. Puede llamar la atención sobre áreas que necesitan mejoras, presentar impactos intencionales y no intencionales y determinar si el equipo cumplió o no con sus metas y objetivos. Antes de escribir su informe, es posible que le interese conocer los Los mejores tipos de informes de gestión de proyectos que debe conocer.
6. Discutir los próximos pasos
El último paso en el proceso de evaluación del proyecto es discutir los próximos pasos en función de los hallazgos. Es fundamental iniciar una discusión sobre los resultados de la evaluación.
Una discusión puede inspirar ideas innovadoras para mejorar el equipo, fortalecer la comunicación y generar sugerencias para mejorar proyectos futuros. Si desea que su informe se destaque entre las partes interesadas y capte la atención de su equipo, es posible que desee ver cómo puede incorporar la Los mejores consejos para que sus informes de proyecto se destaquen.
Las siguientes son herramientas que puede utilizar para la evaluación de su proyecto. Puede encontrar que algunos son más adecuados para su proyecto que otros.
1. Encuestas
Las encuestas son una herramienta de evaluación que le permite determinar cómo se siente un grupo de personas antes de que comience un proyecto y luego encuestarlos. Este proceso de evaluación puede medir varias cosas, incluida la autoestima, las preferencias, los logros y las actitudes.
Sería mejor si encuestaras a miembros de tu público objetivo. Tienes la oportunidad de ver si los sentimientos de las personas cambian positivamente después de la finalización del proyecto, y si ese era el objetivo del proyecto, entonces sabes que lo lograste. Puede encuestar de muchas maneras, incluso por teléfono, en papel o electrónicamente.
2. Observación
La observación le permite evaluar o monitorear una situación o proceso mientras documenta lo que el observador ve y escucha. Ver comportamientos y acciones en un contexto natural puede proporcionar información y comprensión sobre el objeto que está evaluando. Al utilizar la observación, es fundamental utilizar un enfoque coherente y sistémico a medida que recopila datos.
3. Estudios de caso
Los estudios de casos pueden proporcionar más profundidad que otras herramientas de evaluación. Cuando realiza un estudio de caso, se enfoca en un grupo particular dentro de una comunidad, pueblo, persona o un subconjunto de un grupo más amplio. Puede utilizar estudios de casos para ilustrar tendencias o mostrar marcadas diferencias.
Un análisis de estudio de caso requiere extraer temas y resultados críticos para ayudar a predecir tendencias futuras, resaltar problemas ocultos o proporcionar una comprensión de un problema esencial con mayor claridad.
4. Entrevistas
Las entrevistas pueden ser una herramienta de evaluación cualitativa o cuantitativa, dependiendo de cómo las utilice. El proceso implica una conversación entre un entrevistador y la persona que responde las preguntas.
Puede utilizar las entrevistas para recopilar información narrativa y datos para comprender mejor la visión del mundo, las perspectivas y las opiniones únicas de un encuestado. Existen diferentes tipos de técnicas y enfoques de entrevista, que incluyen:
- Entrevistas estructuradas: Estas son investigaciones cuantitativas, a menudo investigaciones basadas en encuestas con preguntas estandarizadas en formato de cuestionario. Las respuestas suelen tener la estructura de una lista de opciones múltiples y no son abiertas.
- semiestructurado: Como su nombre lo indica, se trata de un marco mixto de temas generales y preguntas preestablecidas adaptables al contexto de la sesión de entrevista. El entrevistador es libre de omitir preguntas y jugar con el orden de las preguntas que hace, y las preguntas son una variedad de preguntas abiertas y cerradas.
- no estructurado: Este formato es informal o conversacional, donde todas las preguntas son abiertas.
5. Grupos de enfoque
Los grupos focales son entrevistas grupales que usted diseña para explorar las actitudes de las personas sobre un tema en particular. Son una excelente manera de descubrir los problemas más comunes para el grupo o la comunidad cuando la información es limitada.
Para hacer un grupo de enfoque, debe asegurarse de tener un facilitador capaz y de haberlo planeado bien. Los grupos focales pueden brindar información detallada sobre temas que preocupan a una comunidad o a un grupo demográfico específico.
¿Está listo para la evaluación de su próximo proyecto?
Las evaluaciones son una parte vital de cualquier proyecto y lo ayudan a confirmar si cumplió con las metas y objetivos del proyecto y pueden ayudarlo a establecer las mejores prácticas para proyectos futuros. Si no revisa lo que funciona y lo que no después de cada proyecto, se expone a repetir errores costosos.
Si está buscando una manera de optimizar sus proyectos futuros, puede considerar usar un software de gestión de proyectos si aún no lo ha hecho. Es posible que desee leer información sobre cómo comenzar si probar un nuevo software se siente intimidado.
