Si alguna vez has ordenado un armario, sabes lo fácil que es encontrar tus cosas después. No solo porque hay menos para pasar, sino porque ha eliminado todo lo que ya no usa o no pertenece.
Lo mismo ocurre con las herramientas de gestión de proyectos. Los usa para estar al tanto de sus tareas, pero a veces revisarlos o entre ellos puede volverse contraproducente.
Cuando practicas el minimalismo con tus cosas, estás rodeado solo por tus posesiones más valiosas y favoritas. Entonces, ¿por qué debería adoptar un enfoque minimalista para sus herramientas de gestión de proyectos? Siga leyendo para averiguarlo.
Imagínese esto: usted y sus compañeros de trabajo usan ClickUp para administrar su flujo de trabajo creativo, Asana para enviar solicitudes de proyectos y Notion para todo lo demás. Si bien sabe dónde encontrar o colocar todo, debe alternar entre herramientas para llegar allí. Luego están los momentos en que una tarea se encuentra en el medio. Realmente no puede colocarlo en ninguno de los programas, por lo que elige uno y necesita recordar dónde está.
Si utiliza un software para todos sus proyectos, ahorrará tiempo. Piense en la frecuencia con la que inicia o cierra sesión o se mueve entre varios. Sin mencionar que se desplaza para descubrir que la información que necesita está en otra parte.
A primera vista, puede pensar que un solo software no cubrirá todas sus necesidades, pero algunos como Notion, ClickUp y monday.com son altamente personalizables. El primer paso en Introducción a cualquier software de gestión de proyectos es determinar cómo quieres usarlo. A partir de ahí, puede combinar la planificación y la creatividad para delinear sus flujos de trabajo y tableros de proyectos.
Usted y su equipo lo están logrando. Usted enumera cuidadosamente cada asignación y se asegura de incluir los detalles. Pero a menudo hace clic en la tarea incorrecta y sus páginas son tan largas que se impacienta mientras se desplaza.
Si encuentra que sus tableros de proyectos son demasiado largos o están desordenados, hay una solución simple. Ya sea que todos sean responsables de sus propias tareas o que usted designe a alguien para que ordene las cosas, desea asegurarse de estar al tanto del mantenimiento. Esto significa:
- Archivar tareas completadas.
- Eliminación de tareas duplicadas.
- Solo enumerar información relevante.
- Seguir con los elementos actuales.
- Asegurarse de que los datos y las notas estén actualizados.
Al revisar y ordenar regularmente, encontrar lo que necesita será muy fácil.
3. Menos funciones significa menos elementos para administrar
A evitar la fatiga de funciones al usar el software de gestión de proyectos, es importante tener una sólida comprensión de lo que quiere hacer con él, en lugar de dejar que las campanas y los silbatos de un programa lo hagan por usted. Un widget o integración que parece útil ahora podría convertirse simplemente en un paso adicional en su proceso.
Ver cómo ya asigna y administra tareas lo ayudará a determinar qué funciones son más útiles y cuáles son solo ruido. Puede encontrar el uso de las funciones básicas, como las listas del software, las herramientas de comunicación y los recordatorios, lo suficientemente beneficioso.
Al ceñirse solo a las funciones más útiles, el diseño de su tablero o flujo de trabajo también será más limpio y más fácil de navegar.
Menos significa más productividad y enfoque
Adoptar un enfoque minimalista para sus herramientas de administración de proyectos lo ayudará a ahorrar tiempo al ubicar lo que necesita, y tendrá la información más relevante y actualizada frente a usted. Además, puede ver dónde está usted y su tiempo de un vistazo.
Esto significa limitar la cantidad de herramientas que usa, mantener un tablero ordenado con información actualizada y ceñirse solo a las funciones que lo benefician.