Seleccionar la herramienta de gestión de proyectos adecuada para usted y su equipo puede ser una molestia, especialmente cuando necesita varios puestos, pero no tiene el presupuesto. Si aún no está listo para invertir, o si todavía está a la caza, puede crear un tablero de administración de proyectos funcional en Hojas de cálculo de Google mientras tanto. Sigue leyendo para aprender cómo.

Mapeando su Tablero de Proyecto en Hojas de cálculo de Google

Lo primero es lo primero, deberá determinar qué columnas usará en su tablero. Para hacerlo, haga una lista de la información básica que necesitará transmitir, como el nombre de la tarea, la fecha de vencimiento, la prioridad, el estado y las notas.

Una columna de propietario indicará quién está trabajando en la tarea si está colaborando con otros. Si varias personas están delegando dentro del tablero, también querrá incluir una columna que muestre quién lo asignó.

A continuación, piense en cualquier información que sea exclusiva de su flujo de trabajo. El objetivo es crear una descripción general rápida de las tareas para usted y sus compañeros de trabajo. Algunos ejemplos son números de identificación de clientes, códigos de color, información de contacto, enlaces, etc. Independientemente de lo que elija, asegúrese de utilizarlo para la mayoría de sus tareas para que la columna no sea simplemente otro paso, o peor aún, desorden.

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Cómo crear un tablero de gestión de proyectos en Google Sheets

Hojas de cálculo de Google facilita bastante la creación de un tablero de administración de proyectos funcional. Estos son los pasos que debe seguir:

1. Congela tu fila superior

Una vez que tenga una lista de las columnas que le gustaría incluir, escríbalas en su hoja de cálculo en la parte superior y congelar la fila en Hojas de cálculo de Google para que se quede contigo mientras te desplazas. Para hacerlo:

  1. Resalte toda la fila.
  2. Ir Vista en la esquina superior izquierda.
  3. Seleccione Congelar.
  4. Elegir 1 fila.

2. Agregue formato a su columna de fecha

Para que la adición de fechas a su tablero sea consistente, puede asignar formato a su columna de fecha límite. Para hacerlo:

  1. Seleccione toda la columna.
  2. Ir Formato en el menú superior.
  3. Seleccione Número.
  4. Elegir Fecha.

No necesita hacer nada con la columna de tareas y notas, solo manténgalas en formato de texto. Para las columnas de prioridad, estado y propietario, un menú desplegable será útil; puede leer sobre eso en la siguiente sección.

3. Crear una columna de estado funcional en Google Sheets

Con software como ClickUp y Asana, puedes configurar rápidamente el estado de una tarea con un par de clics. Para hacerlo en Hojas de cálculo de Google, puede usar Validación de datos para crear un menú desplegable con varias palabras para seleccionar. Para hacerlo:

  1. Seleccione las celdas debajo de su encabezado.
  2. Ir Datos en la parte superior de tu pantalla.
  3. Seleccione Validación de datos del menú.
  4. Junto a Criterios, elegir Lista de artículos.
  5. A la izquierda, ingresa las palabras que te gustaría incluir, separadas por una coma.
  6. Pegar Ahorrar.

Puede repetir los mismos pasos para insertar un menú desplegable en otras celdas debajo de su encabezado.

Ahora, aparecerá un menú desplegable en las celdas. Con las celdas aún seleccionadas, puede agregar formato condicional para codificar con colores sus estados. Para hacerlo:

  1. Ir Formato en la parte superior de tu pantalla.
  2. Seleccione Formato condicionaly aparecerá un menú lateral.
  3. Vuelva a verificar que sus celdas resaltadas estén seleccionadas en el Aplicar al rango caja.
  4. Por debajo Reglas de formato, haga clic en el menú desplegable a continuación Dar formato a las celdas si... y elige El texto contiene.
  5. Introduzca el estado en el campo que aparece debajo.
  6. Por debajo estilo de formato, cambie el fondo o el color del texto.
  7. Pegar Hecho.
  8. Repita con los estados restantes.

Una vez que haya agregado códigos de color a cada opción, haga clic en ellos para asegurarse de que funcionen antes de copiar y pegar el menú desplegable en toda la columna. Para pegar, seleccione la columna usando su letra en la parte superior y anule la selección de la celda de título haciendo clic en ella mientras mantiene presionada CMD o CONTROL antes de meterlo.

4. Agregue notas a su tablero de proyecto en Hojas de cálculo de Google

Con un tablero de proyectos como este, puede mantener todo en un solo lugar, incluidas las notas de tareas. Esto significa que puede evitar revisar las comunicaciones, los documentos y los papeles en su escritorio para obtener detalles. Además, puede eliminar la necesidad de enviar notas de asignación por correo electrónico a sus compañeros de trabajo.

Dicho esto, querrá mantener sus notas ordenadas para evitar que se vuelvan una distracción o contraproducentes. Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a formatearlos:

  • Haga doble clic en una celda para editar el texto que contiene.
  • Agregue un salto de línea usando Opción + Entrar en Mac o Control + Intro en Windows
  • Agregue una viñeta delante de su texto presionando Opción + 8 en Mac o Alt + 0149 en Windows
  • Copie y pegue las viñetas si desea volver a utilizarlas. Hojas de cálculo de Google no es compatible con las reales.
  • Los guiones también funcionan como viñetas para facilitar las cosas.
  • Establecer su Ajuste de texto a Acortar, por lo que no saldrá del límite de la celda.
    • El clip también evitará que las celdas se alarguen demasiado.
  • Haga doble clic en una celda con texto recortado para ver su contenido.

Otras cosas a tener en cuenta al hacer un tablero de proyecto en Hojas de cálculo de Google

Aquí hay algunas otras cosas que pueden ayudarlo a administrar su tablero de proyecto:

  • Etiquete a sus compañeros de trabajo en cualquier lugar, incluida la columna de su propietario, utilizando el símbolo @ seguido de su nombre o correo electrónico.
  • Use comentarios para mantener la comunicación dentro de su tablero separada de la información de la tarea; simplemente agregue uno a la celda exacta sobre la que tiene una pregunta.
  • Para archivar sus tareas completadas, agregue una nueva hoja haciendo clic en el símbolo de agregar en la esquina inferior izquierda de su pantalla, luego copie y pegue sus tareas.
  • Archivar o eliminar tareas anteriores garantizará que tenga la información más importante y actualizada frente a usted; además, podrá encontrar las cosas más rápidamente.
  • Si usted o su compañero de trabajo eliminan o sobrescriben accidentalmente algo, pueden usar el historial de versiones que se encuentra en la parte superior central de Hojas de cálculo de Google para volver atrás y comprobarlo o volver a un guardado anterior.

Organice sus proyectos con Hojas de cálculo de Google

Crear un tablero de proyecto en Hojas de cálculo de Google es una solución simple y económica para aquellos que buscan controlar las tareas o colaborar con un equipo. Con un poco de planificación inicial y un poco de trabajo, puede crear uno que le permita agregar información con solo unos pocos clics.

Un beneficio adicional es que más allá de crear la plantilla, hay menos curva de aprendizaje para usted y sus compañeros de trabajo para mantenerla si ya ha usado un software de hoja de cálculo. Además, puede agregar tantas o tan pocas funciones como desee.