Han surgido nuevas ideas para la semana laboral a medida que más empresas intentan combatir el agotamiento de los trabajadores. Por ejemplo, un experimento social está cambiando una semana laboral de 40 horas y cinco días a una semana laboral de 32 horas y cuatro días.
Si bien a algunos les preocupa que reducir la cantidad de horas trabajadas disminuya la productividad, eso no es necesariamente cierto. Según informes de la BBC, una prueba de cuatro años de la semana laboral de 32 horas mostró que "la productividad permaneció igual o mejoró en la mayoría de los lugares de trabajo".
Si su lugar de trabajo está considerando cambiar a una semana laboral de 32 horas, siga estos cinco pasos para maximizar la productividad.
1. Organizar tareas
Para asegurarse de que las tareas importantes sean una prioridad principal, enumere sus tareas para ese día (o semana, si desea planificar con anticipación). Mirando la lista, ordene cada tarea en tres categorías: Alta prioridad, Prioridad media, y Baja prioridad.
Las tareas de alta prioridad son esenciales para su negocio y deben realizarse con prontitud. Las tareas de prioridad media deben completarse con prontitud, pero pueden retrasarse un poco. Por último, las tareas de baja prioridad son aquellas que deben completarse pero no de inmediato.
Si no está seguro de cómo clasificar sus tareas, intente el sistema de tres strikes para priorizar su lista de tareas.
Cuando haga una lista y clasifique sus tareas, use una aplicación de notas colaborativas como microsoft una nota o Google mantener para que todo tu equipo sepa qué trabajo debe priorizar. Una aplicación de notas también permitirá a los miembros de su equipo proporcionar comentarios sobre la lista de prioridades para que pueda asegurarse de que el trabajo esencial se complete primero.
2. Compartir calendarios
Continúe con el impulso colaborativo que comenzó a través de la organización de tareas haciendo que su equipo comparta sus calendarios. La mayoría de las aplicaciones de calendario, como Microsoft Outlook y calendario de Google, le permite compartir su horario con otros usuarios.
El conocimiento del horario de todos es clave para mantener un entorno productivo. Al compartir su calendario con su equipo, todos pueden realizar un seguimiento de las reuniones importantes del equipo y asegurarse de no molestar a los compañeros de trabajo durante los períodos de tiempo bloqueado.
También será más fácil eliminar reuniones innecesarias. Conocer el horario de todos le permitirá determinar una hora para que todos se reúnan en lugar de tener varias reuniones únicas. También le permitirá ver si los temas de la reunión se repiten.
3. Use aplicaciones de temporizador (y escúchelas)
Con su semana laboral reducida en un 20 %, cada minuto del día se convierte en un recurso más valioso. Para optimizar su tiempo, debe crear un horario para usted y apegarse a él. Bloquee tiempo en su calendario para cada tarea que necesite completar y para reuniones y descansos (porque necesita tomar descansos adecuados y reparadores para estar en su mejor momento).
Una vez que haga su horario, configure un temporizador para cada tarea. Algunas aplicaciones de temporizador populares incluyen pomofoco y Alternar. No importa qué aplicación elijas, asegúrate de escucharla. Cuando su cronómetro le indique que se detenga, debe detenerse y pasar a la siguiente tarea, incluso si no la ha terminado.
Para combatir el trabajo sin terminar, siempre agregue un bloque de recuperación a su horario. Un bloque para ponerse al día es una cantidad fija de tiempo que se da a sí mismo para continuar trabajando en tareas que no tuvo tiempo de terminar. Agregar uno le permitirá mantenerse encaminado para completar todo su trabajo.
4. Utilice un sistema de almacenamiento en la nube
Compartir documentos es esencial para cualquier negocio. Afortunadamente, los días de los sistemas de almacenamiento en papel, que limitaban la accesibilidad, quedaron atrás. Pero en un entorno de trabajo de 32 horas, no sirve cualquier sistema de almacenamiento digital.
Asegúrese de que su equipo comparta documentos en un entorno compartido en la nube, como OneDrive o Google Drive. Cuando aloja documentos en un entorno local, el acceso es limitado, lo que ralentiza los flujos de trabajo. Los sistemas de almacenamiento en la nube permiten que todos accedan a los materiales necesarios, lo que evita los obstáculos en la jornada laboral.
Los sistemas de almacenamiento en la nube también permiten que todos realicen un seguimiento del progreso del trabajo, lo que ayuda a los esfuerzos de proyectos de colaboración cruzada. Sin embargo, para que su sistema de almacenamiento en la nube sea accesible, organice y limpia tu almacenamiento en la nube de vez en cuando. De esta manera, usted y los miembros de su equipo no perderán el tiempo clasificando carpetas y archivos obsoletos para encontrar lo que necesitan.
5. Seguimiento de su día en una hoja de cálculo
Además de reservar tiempo en su calendario, registre sus tareas diarias en una hoja de cálculo usando un programa como Microsoft Excel o Hojas de cálculo de Google. Registre cada tarea y cuánto tiempo le tomó el trabajo.
Al registrar el tiempo para una tarea, no solo anote lo que ha bloqueado en su calendario. En cambio, si necesita más tiempo para completar una tarea, escríbalo. Saber el tiempo total que dedicas a una tarea es esencial para descubrir cómo optimizar tu día.
Después de una semana de realizar un seguimiento del tiempo dedicado a sus tareas diarias, observe cómo se distribuyó su tiempo en la lista de tareas que tenía que completar. Estudie la lista y pregúntese qué dice. ¿Dónde pasas la mayor parte de tu tiempo? ¿Qué tareas están tomando más tiempo de lo esperado? ¿Dónde se puede reducir el tiempo dedicado?
Este seguimiento y cuestionamiento le permitirá comprender mejor cómo se utiliza su tiempo a lo largo del día. Saber en qué gastas tu tiempo te permitirá descubrir qué se puede recortar, delegar y qué necesita más atención.
Maximice su semana laboral de 32 horas
Para maximizar la productividad durante su semana laboral de 32 horas, recuerde organizar sus tareas, compartir sus calendarios, usar aplicaciones de temporizador, usar el almacenamiento en la nube y realizar un seguimiento de su día. Estos cinco pasos son cambios menores en su jornada laboral que afectarán significativamente su semana laboral.
Es importante recordar que perder ocho horas a la semana no significa que tenga que perder nada de su rendimiento laboral. Por el contrario, cambiar a la semana laboral de cuatro días puede motivar a su equipo a trabajar más duro.
La productividad no siempre se trata del tiempo que tienes; se trata de cómo usas ese tiempo.
