Cuando se trata de la estimación del tiempo y la gestión de proyectos independientes, lo más importante es realizar un seguimiento preciso de sus horas de trabajo. Es importante que conozca bien su proyecto para dar a sus clientes con confianza una estimación realista de cuánto tiempo llevará una tarea en particular.

Después de todo, no querrá encontrarse cobrando de más o de menos a sus clientes. Echemos un vistazo a algunos de los consejos que debe tener en cuenta al hacerlo.

1. Defina el alcance de su proyecto

El primer paso es asegurarse de tener una comprensión firme de lo que implicará el proyecto. Averigua exactamente qué tareas, plazos y presupuestos manejarás. Tener una comprensión concreta del alcance y las tareas involucradas lo ayudará a evitar gastos innecesarios.

Tenga cuidado con la fluencia del alcance. Si no tiene cuidado, es probable que su proyecto se extienda más de lo que inicialmente anticipó. La mejor manera de evitar esto es tener un Estructura de desglose del trabajo

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(WBS) para mapear todas las tareas en detalle y agilizar su flujo de trabajo con su cliente de manera efectiva. También puede usar una plantilla de alcance del proyecto para este propósito.

Descargar:Hoja inteligente (Disponible como un archivo de Excel)

2. Use una técnica de estimación de tiempo adecuada

A toda costa, debe tratar de evitar la subestimación y la sobreestimación. Muchos trabajadores independientes tienden a cotizar su tarifa por hora al determinar el valor del trabajo realizado, pero esto puede generar facturas infladas. o incluso cobrando menos por su tiempo, especialmente si no ha tenido en cuenta las contingencias, las limitaciones de recursos y otras factores Aquí hay algunos métodos para estimar las horas del proyecto con precisión:

  • Juicio experto: Esto es necesario en casos donde los datos son difíciles o imposibles de medir, o donde las especificaciones detalladas no están exactamente disponibles. La clave para usar esta técnica es obtener la mayor cantidad de información y análisis posible antes de tomar una decisión. Debe utilizar este método para identificar las subtareas y su duración en la etapa de estimación de esfuerzos y previsión de tiempo.
  • Estimación análoga: La estimación análoga es una práctica común que implica el uso de un proyecto (s) con características similares como base para su estimación. Puede usar la experiencia previa, los promedios de la industria u otros recursos para ayudarlo con este proceso. Esencialmente, la estimación análoga utiliza datos históricos de proyectos similares para hacer una estimación.
  • Estimación de tres puntos: Este método consiste en determinar todos los escenarios posibles (optimista, pesimista y más probable), así como sus probabilidades de ocurrencia, y luego llegar a una estimación final. Comúnmente se calcula usando la técnica de distribución triangular o estimación beta PERT.

Al usar el método de distribución triangular, puede tomar la media de las siguientes estimaciones: la estimación optimista (O), la estimación pesimista (P) y la estimación más probable (M). Entonces, la ecuación de distribución triangular se verá así:

E= (O+P+M)/3

PERT significa "Técnica de revisión y evaluación de programas". Es un modelo de toma de decisiones que ayuda a los grupos a priorizar su trabajo al determinar cuánto tiempo necesitan para completar diferentes tareas.

El método de distribución beta PERT es más un promedio ponderado. Da más peso al resultado más probable y menos peso a los otros resultados. Los gerentes de proyecto comúnmente usan este método para estimar las fechas de finalización del proyecto, ya que tiende a ser más preciso.

La ecuación PERT Beta se puede estimar de la siguiente manera:

Distribución Beta PERT = (P + O + 4ML) / 6

Siguiendo nuestro ejemplo anterior, digamos que en el caso de un trabajador independiente que trabaja en la Tarea A (que le sucede a ser una campaña en las redes sociales), la estimación más optimista es de dos semanas, y el peor de los casos es de nueve semanas. La estimación más probable es de cuatro semanas.

Aplicando la ecuación beta PERT, el tiempo aproximado estimado sería de 4,5 semanas. Con este método, también podemos tener en cuenta la desviación estándar en este caso para dar a nuestros clientes un tiempo de finalización más amplio. Para la Tarea A, podemos expresarla de la siguiente manera:

Desviación estándar = (P-O)/6 = (9-2)/6 = 1,75

Esto da como resultado 1,75 en nuestro ejemplo. Por lo tanto, podemos dar una ventana de finalización probable de 6,25 semanas, en lugar de 4,5 semanas.

  • Estimación ascendente: El método más simple (y más preciso) para calcular las horas de un proyecto independiente es el enfoque de estimación ascendente. Este enfoque sugiere que comience en la base misma de su estructura de desglose de trabajo, contando todos los gastos y luego agregando según sea necesario.

Con este enfoque, puede crear estimaciones precisas comenzando desde abajo y avanzando hacia arriba a través de cada costo en el alcance de su proyecto. Le ayuda a tener todos los costos cubiertos de una sola vez.

3. Calcule su proporción de dulce de azúcar

Dado que no todos los freelancers trabajan de la misma manera, puede ser difícil medir cuánto tiempo pasan trabajando en un proyecto. En tales casos, el uso de una calculadora de proporción de fudge puede ayudarlo a calcular estimaciones precisas. Le ayuda a ver la proporción de tiempo sobreestimado/subestimado, para que pueda optimizar sus horas facturables.

Por ejemplo, si estima que le tomará cuatro días terminar un proyecto, pero solo le toma dos días, entonces su proporción de fudge es 2:1. El objetivo de la proporción de fudge es determinar qué tan rápido puede moverse a través de las tareas en su proyecto y cuánto tiempo libre tiene en su agenda.

4. Cuenta de tiempo de inactividad y descansos

Puede pensar que simplemente puede sumar las horas que dedica, pero no es así como funciona. Los días de vacaciones y los tiempos de inactividad deben tenerse en cuenta en el total de horas que planea trabajar.

Si no toma descansos, terminará quemándose más rápido de lo previsto. Si está utilizando herramientas de colaboración como Slack o Todoist, es importante configurar un estado de vacaciones o fuera de la oficina al tomar tiempo libre.

Si se toma un día libre, debe tenerlo en cuenta al calcular la cantidad de horas que planea trabajar por semana. Si tiene un tiempo de inactividad prolongado o un descanso en el trabajo, también vale la pena señalarlo: simplemente agregue una o dos horas a su total de horas trabajadas cada semana.

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5. Tenga en cuenta la planificación, las contingencias y las revisiones

Uno de los errores más comunes que cometen los autónomos es no tener en cuenta el tiempo de planificación. De manera similar, las estimaciones de contingencia son necesarias para tener en cuenta las circunstancias imprevistas que pueden surgir durante el curso de un proyecto, por ejemplo, las limitaciones de recursos.

  • Planificación: Necesitará tiempo para planificar su trabajo y asegurarse de obtener toda la información que necesita de los clientes. Esto es especialmente importante cuando se trabaja con clientes que son nuevos en su industria o que nunca antes han trabajado con usted.
  • Administración: Necesitará tiempo para tareas administrativas como enviar facturas o configurar cuentas de redes sociales. También es posible que necesite tiempo para el seguimiento de los clientes después de que se hayan completado los proyectos.
  • Contingencias/Revisiones: Si un proyecto tarda más de lo esperado o si algo sale mal con un proyecto, es posible que necesite más tiempo para tareas administrativas o para realizar adiciones o revisiones.

El seguimiento del tiempo es una excelente manera de comprender mejor cuánto tiempo dedica a cada proyecto. Puede usar herramientas como plantillas de línea de tiempo del proyecto o plantillas de parte de horas y aplicaciones de seguimiento de tiempo para asegurarse de obtener los datos adecuados sobre cuánto tiempo le lleva completar las tareas.

También encontrará que configurar un sistema para el seguimiento del tiempo, como el tecnica pomodoro, lo ayudará a aumentar la productividad, realizar un seguimiento de su progreso y asegurarse de cumplir con los plazos.

7. Revise sus estimaciones finales

Ha terminado su estimación, y ahora es el momento de hacer ese número final. Una de las cosas que deberá hacer aquí es revisar su estimación. Compruebe si se omitió alguna tarea de la estimación. Si es así, agregue esas horas adicionales nuevamente en la estimación final. Usando una variedad de plantillas de gestión de proyectos podría ayudar.

Si tiene un presupuesto de su cliente, revíselo para asegurarse de que los números estén dentro de lo razonable. Si hay una discrepancia entre sus dos estimaciones, pídales más detalles sobre lo que quieren y cómo quieren que se haga.

Evalúe y administre sus horas facturables con precisión

El tema de las horas del proyecto es polémico para los freelancers, ya que cada persona tendrá su propia tarifa (basada en la experiencia, la especialización en el tema, las demandas del cliente, etc.) y la metodología de resolución de problemas.

Si planea calcular sus horas facturables independientes, conocer estos consejos y trucos será invaluable. Con suerte, le ahorrarán tiempo y dinero en su próximo proyecto y harán que todo el proceso sea mucho menos estresante.