Compartir archivos es una práctica común en el trabajo en equipo. Pero es contraproducente cuando los archivos que comparte están desorganizados y ensucian su sistema. No hay mucho trabajo que puedas hacer en medio del desorden.
Organizar sus archivos compartidos es clave para optimizar su flujo de trabajo. Si no lo hace, podría perder archivos importantes o mezclarlos en el transcurso del trabajo. Vea formas efectivas de organizar sus archivos compartidos para aumentar la productividad.
1. Revisar archivos existentes
Es necesario revisar los archivos existentes periódicamente para mantener su sistema bien organizado. Existe una alta probabilidad de que tenga algunos archivos en su sistema que ya no usa o necesita. Esos archivos pueden permanecer allí y ocupar espacio sin su conocimiento.
Siempre tómese el tiempo para revisar sus archivos, de modo que pueda eliminar los que ya no necesita y actualizar los obsoletos para obtener el máximo valor de ellos. Revisar sus archivos solo puede ser difícil de seguir. Eduque y enseñe a los miembros de su equipo o empleados sobre la importancia de revisar los archivos existentes. Este deber simple crea un espacio de trabajo limpio para una mayor eficiencia.
2. Crea y nombra tus carpetas en detalle
Nada es más desorientador que tener que pasar la mayor parte de sus horas de trabajo buscando archivos en su sistema. Ahórrese la molestia creando diferentes carpetas para sus archivos según sus categorías.
Masterización cómo organizar tus carpetas en detalle ahorra tiempo y aumenta la productividad. Puede navegar rápidamente por sus archivos o carpetas sin abrirlos para identificarlos o acceder a ellos. Del mismo modo, crear y nombrar sus carpetas ayuda a los miembros de su equipo a identificar qué archivos les pertenecen para acceder y aquellos que contienen información confidencial.
Cuando asigne un nombre a su carpeta, intente en la medida de lo posible evitar el uso de nombres largos y complicados porque son difíciles de recordar. Además, evite el uso de caracteres y símbolos especiales porque no solo no son visibles, sino que tampoco tienen sentido. Por último, si debe usar espacios para separar palabras, use guiones bajos o guiones en su lugar.
3. Limite sus carpetas
Si bien crear y nombrar carpetas es una buena práctica para organizar archivos compartidos, no se exceda. Tener una sola carpeta para cada archivo que tenga creará desorden. Tendrá demasiados archivos en sus sistemas y eso puede ser abrumador.
Entonces, en lugar de crear una carpeta para cada archivo, combine el archivo en una carpeta con contenido similar. Sabe exactamente dónde buscar cuando busca archivos en la misma categoría.
4. Deshazte del almacenamiento local
El almacenamiento local solía estar de moda, pero con la digitalización, hay opciones más viables. Entonces, si todavía usa el almacenamiento local para guardar sus archivos, está atrapado en el pasado. Además de ser costoso de mantener debido a la compra de un mayor ancho de banda para almacenar más archivos, el almacenamiento local presenta un riesgo de seguridad. Si alguien manipula su dispositivo de almacenamiento, puede perder toda la información que tiene en él.
Entonces, en lugar de almacenamiento local, opte por el almacenamiento en la nube. Con el almacenamiento en la nube, puede acceder a sus archivos de forma remota, tener más espacio de almacenamiento e implementar una seguridad más sólida. Revisar la proveedores de almacenamiento en la nube más baratos para ahorrar costes.
5. Adopte software con control de versiones
Existe una alta probabilidad de que necesite modificar sus archivos después de crearlos. El control de versiones lo ayuda a realizar un seguimiento de las modificaciones realizadas en un archivo o colección de archivos. El seguimiento manual de los cambios es desalentador y puede confundirlo.
Así como puedes usar aplicaciones de control de versiones para aumentar su productividad, puede usar un software de organización de archivos con control de versiones para realizar un seguimiento de las modificaciones que realiza en un archivo, de modo que no las mezcle.
Mantener a todos los miembros del equipo en la misma página es el rol del sistema de control de versiones. Lo más importante es que garantiza que todos los miembros del equipo colaboren y trabajen en el mismo proyecto, al mismo tiempo que se asegura de que todos utilicen la versión más reciente del archivo.
6. Crear accesos directos y favoritos
Si tiene un presupuesto ajustado o necesita algo rápido, lo mejor es crear accesos directos y favoritos. Un acceso directo es una referencia a un archivo del disco duro. Un programa, un archivo o una carpeta pueden estar determinados por su puntero.
Dado que contiene información sobre la ubicación del archivo original, el acceso directo es un archivo pequeño que utiliza muy poco espacio de almacenamiento. El duplicado no coincide exactamente con el archivo original. Por lo tanto, el archivo original aún está intacto cuando elimina el acceso directo.
Con la ayuda de los accesos directos, puede colocar los programas y accesos directos de carpetas más utilizados en lugares de fácil acceso, como el panel de control de su trabajo o la barra de inicio rápido.
7. Plantillas de carpetas creadas previamente
Otra forma de organizar sus archivos compartidos es crear previamente una plantilla temporal. Puede crear previamente plantillas de carpetas si no está seguro de qué plantilla usar en este momento.
La creación previa de una plantilla de carpeta lo ayuda a mantener algunos archivos en una carpeta, en lugar de dejarlos en cualquier parte de su sistema. También evita la multiplicación espacial. Si finalmente determina su posición en esas carpetas creadas previamente, puede moverlas o no a su almacenamiento permanente.
8. Aproveche el software de organización automatizado
Una de las formas más efectivas de organizar sus archivos compartidos es incorporar un software de organización automatizado en su sistema. Organizar archivos manualmente no solo es tedioso, sino que también requiere mucho tiempo. Mover diferentes archivos a ubicaciones específicas requiere atención a los detalles.
Aun así, hay una tendencia a que las cosas se escapen. Pero es un juego de pelota diferente cuando automatizas el proceso con un software de organización. Un software de organización efectivo colocará sus archivos compartidos en sus ubicaciones correctas con poca o ninguna supervisión. Usted y su equipo tendrán más tiempo libre para concentrarse en tareas más importantes para aumentar su productividad.
9. Eliminar archivos obsoletos
Los archivos obsoletos no le sirven de nada. A menos que planee actualizarlos, no tienen ningún negocio en su sistema. Si hace un inventario de sus archivos, es posible que descubra que los archivos que ya no usa ocupan un espacio de almacenamiento significativo. Eliminarlos le daría más espacio para crear y almacenar archivos relevantes.
Además, dejar archivos obsoletos en los archivos de su sistema puede fusionarse accidentalmente con archivos más nuevos o actuales, causando confusión. Este escenario puede ocurrir cuando estos archivos están en manos de empleados nuevos o sin experiencia. Para automatizar este proceso, puede optar por un software de eliminación de archivos como PrivaZer, Trituradora de papeles, y Utilidades Glary, entre otros.
Organizar archivos compartidos para aumentar la productividad
Un espacio de trabajo limpio aumenta la productividad. Puede acceder fácilmente a cualquier documento que necesite y mover cosas sin obstrucciones. Organizar sus archivos compartidos no solo aumentará su productividad, sino que también lo hará más eficiente, ya que estará más concentrado en las tareas que tiene entre manos.
Curiosamente, no tienes que hacerlo todo tú solo. Puede aprovechar las herramientas automatizadas para levantar y colocar, de modo que pueda participar en otras tareas que requieren su atención.
