¿Dónde guarda las notas de sus clientes? ¿Se sientan en su escritorio en un bloc de notas o en un documento en su disco duro? Hacer esto puede crear un par de desafíos:
- Encontrarlos de nuevo.
- Enviándolos a sus compañeros de trabajo, quienes también necesitarán encontrarlos nuevamente.
Además, las notas ocultas se vuelven especialmente urgentes cuando el cliente ya está hablando por teléfono. Pero no tiene por qué ser así. Si está atascado tratando de encontrar el CRM perfecto, o no está listo para invertir en el que desea, ¿por qué no crear uno funcional en Hojas de cálculo de Google? Así es cómo.
1. Agregar títulos y congelar la fila superior de su CRM en Hojas de cálculo de Google
Comience agregando los nombres de los campos que le gustaría incluir en la parte superior de su hoja de cálculo. Nombre, número de teléfono, correo electrónico, fecha de contacto, estado y notas son algunas columnas básicas que puede usar.
También querrá considerar algunas columnas exclusivas de su negocio o ciclo de ventas. ¿Qué información será útil cuando sea el momento de retomar la conversación?
Esto podría ser cualquier cosa: el presupuesto de su cliente potencial, el producto o servicio deseado, con quién habló anteriormente, dónde trabaja, etc. Si tiene un sistema actual, este es otro lugar para buscar referencia.
Una vez que haya decidido sus títulos y los haya ingresado, puede congelar la fila superior de la hoja de Google. Para hacerlo:
- Resalte toda la fila.
- Ir Vista en la esquina superior izquierda.
- Seleccione Congelar.
- Elegir 1 fila.
Ahora, mientras te desplazas, los títulos permanecerán en la parte superior.
2. Agregar menús desplegables y códigos de colores condicionales a su CRM en Hojas de cálculo de Google
Para respuestas recurrentes, puede agregar una lista desplegable de opciones bajo cualquier encabezado, será útil. Algunos ejemplos de esto son nombres de productos, servicios o una lista de sus vendedores.
Crear un menú desplegable también es una excelente manera de agregar una columna de estado de trabajo a su hoja de cálculo de Google. Los estados le darán una visión general rápida de dónde se encuentra un cliente potencial en el ciclo de ventas. Para hacer esto:
- Haga clic en la celda debajo de su título.
- Ir Datos en el menú superior izquierdo.
- Seleccione Validación de datos.
- De las opciones al lado Criterios, elegir Lista de un rango.
- En el campo al lado, ingresa las palabras que te gustaría incluir, separadas por una coma.
- Pegar Ahorrar una vez que su lista esté lista.
Ahora su lista de opciones aparecerá en la celda, y puede agregar una codificación de color condicional para ayudarlo a navegar su CRM.
Encontrarás Formato condicional bajo la Formato menú en la parte superior. Una vez que hace clic en él, se abre una barra lateral donde puede personalizar un rango de celdas. Haz clic en la celda que contiene tu menú desplegable y agrega tus colores siguiendo estos pasos.
- Por debajo Reglas de formato, haga clic en el menú de vuelo debajo Dar formato a las celdas si... y seleccione El texto contiene.
- Aparecerá un campo para que ingrese la palabra que desea codificar con colores.
- Por debajo estilo de formato, cambie el color de fondo al que desee; los colores pastel más claros funcionan mejor con texto negro.
- Una vez que esté listo, presione Hecho.
- Repita con las opciones restantes.
Al hacer clic en sus opciones en su menú, la celda ahora cambiará de color. Para agregar esto a toda la columna, copie la celda y seleccione la columna haciendo clic en su letra en la parte superior. Antes de pegar, anule la selección de la celda de título manteniendo presionada CMD o CONTROL y haciendo clic en él.
3. Otro formato útil para construir su CRM en Hojas de cálculo de Google
Para asegurarse de que sus entradas tengan el mismo aspecto cada vez, puede agregar formato adicional a las columnas de su hoja. Si su CRM tiene una columna de fecha, puede mantener estos datos consistentes agregando un formato. Para hacer esto:
- Haga clic en la letra en la parte superior de la columna de fecha para seleccionar todo.
- Ir Formato en el menú superior.
- Seleccione Número.
- Elegir Fecha.
Ahora, cada vez que ingrese una fecha, su hoja tendrá el mismo formato cada vez.
También puede hacer esto para mantener constante cualquier moneda en su CRM. Siga los mismos pasos, pero elija entre la variedad de opciones disponibles o vaya a Moneda personalizada para más opciones, incluyendo diferentes tipos.
Otro beneficio de mantener sus datos consistentes es que puede usar la función de clasificación en Hojas de cálculo de Google para encontrar información rápidamente.
4. Agregar notas a su CRM en Hojas de cálculo de Google
Si desea mantener todo en un solo lugar, puede agregar notas directamente en su Hoja de Google. Si bien puede parecer un poco torpe al principio, un poco de formato puede ayudarlo a mantener las cosas limpias y organizadas.
Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a tomar notas en su CRM:
- Haga doble clic en la celda para editarla.
- Puede agregar un salto de línea presionando Opción + Entrar en Mac o Control + Intro en PC
- Puede agregar una viñeta presionando Opción + 8 en Mac o Alt + 0149 en PC
- Para evitar usar el atajo de viñetas cada vez, cópielos y péguelos.
- Si lo prefiere, puede usar guiones como puntos para facilitar las cosas.
- Establecer su Ajuste de texto a Acortar para mantener el texto perfectamente escondido en el interior en lugar de desparramarse.
- El clip también evitará que las celdas se vuelvan demasiado altas.
- Una vez que haga doble clic en él nuevamente, puede ver su contenido en su totalidad.
Alternativamente, si desea crear un documento separado para cada cliente potencial, puede usar esta columna para enlaces a Google Docs.
Mantenga todas sus notas de relación con el cliente juntas en hojas de cálculo de Google
Encontrar el CRM adecuado para usted y su equipo es un proyecto en sí mismo, especialmente si es un equipo más pequeño o acaba de empezar. Puede ser que no necesite todas las funciones que vienen con algunas suscripciones de CRM, o que todavía no esté listo para invertir en una.
Mientras tanto, puede realizar un seguimiento de todas sus notas de ventas en Hojas de cálculo. El primer paso es decidir qué tipo de información necesita recopilar para ayudar a que el proceso de ventas se desarrolle sin problemas. A partir de ahí, puede seguir los pasos de este artículo para hacer exactamente lo que necesita. De esa manera, es menos probable que pierda fragmentos de información útil en blocs de notas o en papel borrador.
