Es difícil saber cuándo varias partes están libres al mismo tiempo para una reunión, ya sea en línea o fuera de línea. Estas aplicaciones de programación de reuniones facilitan la búsqueda de un horario común o comparten sus espacios libres para que otros estén de acuerdo.
Hoy en día, la mayoría de las empresas usar Calendly para programar reuniones, con enlaces donde cada uno da su franja horaria preferida. Pero si bien eso está bien para las empresas, los particulares y los equipos pequeños no quieren pagar por esa función. Afortunadamente, existen algunas excelentes alternativas gratuitas a Calendly con las que puede encontrar el mejor momento posible para reunirse según la conveniencia de todos.
1. ZCal (Web): la mejor alternativa de Calendly 100% gratuita
La misión de ZCal parece ser sacar a Calendly del negocio porque ofrece las funciones más importantes de Calendly de forma gratuita. Los creadores también han dicho específicamente que seguirá siendo 100 % gratuito para siempre y que no mostrará anuncios.
La aplicación funciona con Google Calendar y Outlook Calendar, importando sus horarios desde múltiples calendarios. Cuando crea una invitación de ZCal, puede agregar un nombre, ubicación (o enlace de videoconferencia), descripción, foto de portada y un video de bienvenida.
Puede hacer invitaciones ilimitadas 1 a 1, invitaciones grupales o encuestas de reuniones. Las encuestas de reuniones son la forma de averiguar cuándo todos están libres pidiéndoles que voten en los intervalos de tiempo. Establezca el rango de fechas disponibles y seleccione espacios de media hora que funcionen para usted. Una vez que todos voten, obtendrás un análisis simple de las franjas horarias más votadas para que puedas arreglar la reunión.
ZCal también te hace crear un perfil personal cuando te registras, con una biografía y enlaces a tu LinkedIn y Twitter. La idea es hacerlo más personal. Ese es también el pensamiento detrás del video de bienvenida, un mensaje corto que graba en ZCal para atraer a los participantes a unirse a la reunión.
2. ZenCal (Web): la mejor aplicación de reuniones para que las personas compartan sus horarios
Si usted es un individuo que vende cursos o un consultor que vende sesiones por horas, necesita una página en línea donde los clientes puedan ver su disponibilidad y elegir un horario de reunión. ZenCal es la mejor aplicación gratuita para esto, con una gran cantidad de funciones potentes. Y al igual que ZCal, los creadores de ZenCal señalan que será gratis para siempre para individuos y equipos pequeños.
Una vez que se registra en ZenCal, puede importar calendarios ilimitados desde Google Calendar y Outlook, creando un calendario universal dentro de ZenCal. También puede establecer horarios de trabajo regulares para que los clientes conozcan sus horarios disponibles. Si programa un evento en sus otros calendarios durante el horario laboral, ZenCal le notifica sobre la actualización para que pueda bloquear ese espacio.
Al final, obtiene una página de aspecto profesional donde los clientes pueden leer un breve perfil sobre usted, una descripción de la sesión o reunión que está ofreciendo y reservar un horario. ZenCal ofrece muchas funciones avanzadas, como integración de pago para Stripe, recordatorios por correo electrónico y texto, y más.
Aparte de esto, ZenCal también funciona como una gran herramienta para encontrar espacios de reunión comunes con su equipo. Puede agregar varios calendarios de compañeros de equipo, ver superposiciones de calendario para una programación rápida y posponer y reprogramar reuniones.
3. PajaEncuesta (Web): Realice rápidamente una encuesta detallada sobre los horarios preferidos
StrawPoll es un peaje sin registro para realizar una variedad de encuestas, pero los creadores se jactan específicamente de su capacidad para programar reuniones de manera rápida y eficiente. En nuestras pruebas, StrawPoll funcionó a la perfección, por lo que obtiene el visto bueno como programador rápido de reuniones en línea, especialmente para una gran cantidad de personas.
Haga clic en la opción "Programar reunión" en StrawPoll y estará listo para comenzar. Agregue un título de reunión, una ubicación opcional y una descripción. En la configuración avanzada, puede hacer que la encuesta sea privada para aquellos con un enlace directo, permitir múltiples opciones para el participantes (y limite el número de opciones también), permita respuestas "si es necesario" y oculte a los participantes de cada otro. También puede establecer una fecha de finalización y elegir quién puede editar los votos si es necesario.
Luego, elija su fecha y establezca múltiples intervalos de tiempo para cada uno. StrawPoll tiene una plantilla útil que puede usar para llenar múltiples espacios con un solo clic. Finalmente, comparta el enlace con los participantes o genere un código QR si desea colocar una copia impresa en un área común.
El resultado final es fácil de interpretar para cualquiera y mostrará los resultados en una tabla simple. Puedes ver un demostración de StrawPolls personal eligiendo cuándo hacer una fiesta. En nuestra opinión, es uno de los mejores sitios para hacer encuestas online.
4. rally (Web): el mejor creador de encuestas para reuniones compatible con dispositivos móviles
De todas las aplicaciones de programación de reuniones enumeradas anteriormente, y varias otras que probamos, Rallly fue la más impresionante para usar en teléfonos, tanto como creador como destinatario. Además de eso, Rallly es de código abierto, gratuito y sin publicidad. Si le preocupa la privacidad, también puede ejecutarlo en su servidor.
La aplicación no requiere registro para comenzar, por lo que puede crear rápidamente su nuevo evento. Agregue detalles como el nombre de la reunión, la ubicación y la descripción, y luego seleccione las fechas. También puede agregar intervalos de tiempo en esas fechas si lo desea (mejor uso con vista de semana) o mantenerlos durante todo el día (mejor uso con vista de mes). Agregue su nombre y correo electrónico para recibir la información de inicio de sesión del administrador en su correo electrónico y estará listo para compartir el enlace con otros.
Los destinatarios tienen tres opciones para responder: Sí (verde), Si es necesario (amarillo) y No (gris). Una vez que todos hayan respondido, verá los resultados en una tabla simple. Los participantes también pueden dejar comentarios en su encuesta, agregando sus nombres para que pueda identificarlos. Pero de nuevo, no es necesario registrarse para esto.
Rallly también permite que el administrador o el creador cambien la encuesta a mitad de camino. Puede actualizar la encuesta con nuevos detalles u opciones para que las personas puedan volver a votar y llegar a una conclusión, sin tener que abrir un nuevo enlace. Y en un movimiento genial, la aplicación le permite exportar todos sus datos como un archivo CSV, para que pueda procesar números en una hoja de cálculo si tiene muchos participantes respondiendo.
Si su calendario es Google Calendar y su bandeja de entrada es Gmail, puede permanecer dentro del ecosistema de Google con esta ingeniosa herramienta para encontrar los mejores horarios para las reuniones. Meeting Scheduler for Gmail se conecta con su Google Calendar para que pueda compartir sus horarios disponibles desde un cuadro de redacción de Gmail.
Una vez que instale la extensión, lo primero es configurar sus tiempos de disponibilidad general, que serán la configuración predeterminada para todas las invitaciones. Obtendrá una ventana emergente para configurar los detalles cuando haga clic en el botón Programador de reuniones. Luego, puede agregar un nombre de reunión, una ubicación (con un enlace como botón), duración e incluso un GIF. Enumere sus fechas de disponibilidad en el paso final.
Meeting Scheduler for Gmail verificará las fechas, los horarios de disponibilidad y el calendario de su calendario para crear una lista de franjas horarias en las que está disponible. Luego, cuando el destinatario recibe su correo electrónico, puede hacer clic en un enlace para visitar una página que muestra estos espacios disponibles. Una vez que eligen el espacio que desean, la reunión se programa automáticamente en su Calendario de Google y usted y el destinatario quedan confirmados como participantes. ¡Es conveniente y rápido!
Ahora, debes saber que algunos de los mejores extensiones para gmail ofrecen esta función en sus suites mejoradas. Pero, en términos generales, esto requiere una suscripción paga a los potentes complementos de Gmail, o obtendrá extensiones que hacen muchas otras cosas que no desea. Meeting Scheduler for Gmail hace exactamente eso, es completamente gratuito y cuenta con el respaldo de un desarrollador lo suficientemente grande como para permanecer activo durante mucho tiempo.
Descargar: Programador de reuniones para Gmail para Cromo (Libre)
Piense en los destinatarios, no en usted mismo
Con suerte, con tantas formas diferentes de encontrar un horario común que funcione para todos, debería ser más fácil para usted programar una reunión a la que asistan todos. Pero con todas estas herramientas, pregúntese cuál será la mejor para sus destinatarios.
Algunas personas no se inclinan a suscribirse a los servicios solo para hacer clic en los espacios disponibles. Otros viven de acuerdo con sus calendarios, por lo que aprecian las funciones adicionales de una aplicación. Por lo tanto, es igual de importante conocer las necesidades de su destinatario al elegir la aplicación adecuada para usted.