Hoy en día, los correos electrónicos son esenciales para una vida productiva. Le permiten comunicarse, suscribirse a servicios, mantener las cuentas seguras y más. Esto también significa que su bandeja de entrada puede volverse abrumadora fácilmente, lo cual es un problema cuando usa correos electrónicos para el trabajo.
Gmail es especialmente rico en funciones y distracciones, pero hay formas de administrar tu cuenta y a ti mismo para que no termines realizando múltiples tareas nuevamente. Ser capaz de concentrarse en un trabajo a la vez es una cuestión de organización y disciplina. Exploremos qué significa esto exactamente.
1. Organice sus correos electrónicos
En primer lugar, puede hacer clic en el estrella o etiqueta junto a cualquier correo electrónico para marcarlo como Sembrado de estrellas o Importante. Esto lo enviará a su carpeta respectiva en su panel lateral, al mismo tiempo que aumenta la probabilidad de que Gmail marque automáticamente correos electrónicos importantes en el futuro.
Puedes ir aún más lejos crear etiquetas codificadas por colores en Gmail y archivar correos electrónicos en un orden lógico en lugar de tener que pasar por un muro de correos electrónicos mixtos, algunos de interés, otros spam.
Por lo tanto, cuando llegue un nuevo lote de correos electrónicos, revíselos y márquelos según corresponda. Luego, por ejemplo, puede concentrarse en los correos electrónicos en el Importante carpeta primero y deje los que etiquetó como "Personal" para más tarde.
2. Use la función de repetición en los correos electrónicos que pueden esperar
Otra herramienta que puede ayudarlo a priorizar en qué correos electrónicos enfocarse se llama Siesta.
Seleccione o desplace el cursor sobre un correo electrónico y verá un icono que parece un reloj. Haga clic en él y podrá elegir la longitud de su Siesta.
Cualquiera que sea su elección, el correo electrónico desaparecerá de su bandeja de entrada y regresará a la hora acordada. Sin embargo, puede acceder a él antes de esa fecha simplemente abriendo el pospuesto carpeta.
3. Cambiar su tipo de bandeja de entrada
Hay muchas maneras de personalizar su panel de control de Gmail para que le impida realizar múltiples tareas. Su Ajustes rápidos ofrecen un método muy fácil y práctico.
Haga clic en el engranaje en la parte superior de la página para abrir su Ajustes menú. Encuentra el Tipo de bandeja de entrada sección y mira tus opciones:
- Defecto
- Importante primero
- No leído primero
- Protagonizó primero
- Buzón de prioridad
- Múltiples bandejas de entrada
Cada tipo estructura su bandeja de entrada de manera diferente. También encontrará esta función en Configuración rápida > Ver todas las configuraciones > Bandeja de entrada.
Para modificar aún más el diseño de Gmail, combine el diseño más productivo con filtros que ordenan tu bandeja de entrada de Gmail. Con una planificación cuidadosa, puede asegurarse de que su atención siempre recaiga en los correos electrónicos que más le importan.
4. Cambia la densidad de tu bandeja de entrada
Haga que su bandeja de entrada sea lo más agradable posible a la vista, y la detección de correos electrónicos importantes será más simple. También evitará cansarse demasiado rápido mientras trabaja en Gmail.
Otra característica en su Ajustes rápidos puede ayudarte a lograr esto. Por debajo Densidad, hay tres opciones de qué tan cerca deben estar sus correos electrónicos:
- Defecto
- Cómodo
- Compacto
Vea cuál le permite navegar a través de su bandeja de entrada rápida y fácilmente.
5. Cambiar el tamaño máximo de página de su cuenta de Gmail
Gmail le brinda más control sobre el diseño de su bandeja de entrada, incluida la cantidad de correos electrónicos que debe enumerar por página. Para encontrar esta función, vaya a Configuración rápida > Ver todas las configuraciones > General.
En esta pestaña está tu Tamaño máximo de página sección, donde puede elegir la cantidad de conversaciones que se mostrarán en cada página. Sus opciones preestablecidas van de 10 a 100, por lo que realmente puede distribuir sus correos electrónicos o agruparlos.
Decide qué diseño te ayudará a concentrarte más en las tareas, mientras haces un buen uso de tus herramientas de filtrado.
6. Divida su panel de lectura
Puede dejar de realizar múltiples tareas y fijar su atención en un correo electrónico a la vez con otra función de Gmail. Encima de sus correos electrónicos está el Alternar el modo de panel dividido icono.
Si hace clic en él mientras su tablero está en su forma estándar sin dividir, División vertical se activará, lo que significa que sus correos electrónicos tienen un panel junto a ellos para mostrar el contenido de cada conversación que seleccione. Esto le permite ver lo que hay en sus correos electrónicos sin tener que abrirlos por completo. Posteriormente, puede acceder a su bandeja de entrada más rápido.
Si hace clic en la flecha junto a la Alternar el modo de panel dividido icono, encontrará el división horizontal opción, también.
Todo esto también está disponible en Configuración rápida > Ver todas las configuraciones > Bandeja de entrada.
Pero hay mucho más que puede hacer al personalizar su configuración de Gmail, como configurar un respondedor de vacaciones recurrente. Explore qué más puede beneficiar su monotarea.
7. Comience a leer nuevos correos electrónicos desde abajo
Cuando se trata de hábitos personales que pueden alejarlo de la multitarea, un método seguro es leer sus correos electrónicos con un propósito u orden lógico.
Por ejemplo, en una lista estándar de correos electrónicos, los más nuevos estarán en la parte superior, por lo que tiene sentido comenzar desde el final de las conversaciones no leídas, abordando primero las más antiguas.
Es posible que tengan fechas límite o información importante que sea relevante para correos electrónicos posteriores. Aunque solo sea para estar seguro y mantenerse enfocado, avance en sus correos electrónicos.
8. Borre los correos electrónicos más fáciles primero
Con el panel dividido de Gmail, puede identificar rápidamente los correos electrónicos que no le interesan o que pueden tratarse rápidamente. Revise su bandeja de entrada y aborde primero las tareas más fáciles, quitándolas del camino. Luego, puede priorizar los correos electrónicos más complicados.
Es una estrategia simple, pero que limpia su bandeja de entrada de manera rápida y constructiva sin abrumarlo.
Su cuenta de Gmail tiene dos características útiles integradas para configurar tareas y tomar notas.
Empecemos con Tareas de Google, marcada por la controlar icono en su barra lateral. Haga clic en él y luego Agregar una tarea, si aún no tienes ninguno. Puede asignar a cada tarea un título, una descripción, una fecha y una subtarea. Embellecerlos tanto como sea necesario para mantenerse organizado.
Justo encima Tareas es Google Keepbombilla icono, que abre un panel que enumera las entradas de Keep existentes bajo el Toma nota botón. Úselo para dejar notas sobre los correos electrónicos de un cliente en particular, por ejemplo, o para tomar minutos durante las sesiones de Google Meet.
Ambas herramientas pueden recordarle los trabajos importantes que debe completar, al tiempo que le ofrecen formas de ser más productivo con cada tarea en la que se concentra.
10. Usar extensiones de navegador
Si le encanta el soporte de herramientas útiles, busque complementos de navegador que aumenten su eficiencia al estructurar su flujo de trabajo o dividirlo en partes que pueda manejar más fácilmente.
Llegar a saber cómo Todoist puede mejorar tu productividad, por ejemplo, a través del poder absoluto de la gestión inteligente de tareas. Puede sincronizarlo con su cuenta de Gmail y optimizar cada trabajo importante.
Entonces usted tiene Ordenar bandeja de entrada de Gmail, una extensión que agrega filtros a las opciones estándar de Gmail. Puede ordenar sus correos electrónicos por contacto, empresas, archivos adjuntos y más.
Si usa Hojas de cálculo de Google con sus correos electrónicos, considere Resaltador de fila, que hace exactamente lo que sugiere el nombre: resalta las filas en las hojas de cálculo para que pueda leerlas más rápido.
Incluso algo como monotab podría ser invaluable para los trabajadores en línea. Es una extensión que guarda enlaces en una sola pestaña para que no acabes con varias abiertas y ralentizando tu navegador.
En última instancia, necesita herramientas organizativas, así como disciplina, para evitar que su concentración se divida en múltiples direcciones y arruine su productividad.
Los consejos y herramientas anteriores pueden poner sus correos electrónicos y cualquier otro trabajo que realice en Gmail en un orden lógico e incluso agradable. Podrás dedicarte a las tareas que quieras y dejar de desviarte.
Como ya se mencionó, su autocontrol juega un papel importante para evitar realizar múltiples tareas, pero tener mucho soporte digital también es muy útil. Entonces, vea qué más puede ofrecer Google en sus plataformas, desde su cuenta de Gmail hasta su navegador Chrome.
