A medida que más organizaciones adoptan el trabajo remoto, necesitan todos los recursos que puedan reunir para tener reuniones virtuales productivas. A pesar de la gran cantidad de software de reuniones virtuales que hay en el mercado, algunos equipos de negocios aún no han encontrado los correctos.
Microsoft Teams crea un campo de juego nivelado para que los equipos de trabajo participen y colaboren virtualmente sin gastar mucho dinero. Siga leyendo mientras discutimos cómo puede aumentar su productividad con el sistema.
1. Programe la reunión con precisión
La programación es el primer paso para tener una reunión en Microsoft Teams. Aunque puede iniciar una reunión en cualquier momento, si desea que otras personas se unan a usted, debe informarles de antemano.
Al configurar una reunión en Microsoft Teams, debe tener en cuenta las zonas horarias de los participantes. Si es el anfitrión, puede programar una reunión con su zona horaria y reflejará automáticamente las zonas horarias de los participantes en sus paneles.
Para aumentar la asistencia a su reunión, prográmela a una hora que se adapte a la mayoría de los participantes, si no a todos. Programar una reunión en horas extrañas podría impedir que los miembros de su equipo se presenten. Incluso si se presentan, es posible que no participen de manera óptima si el tiempo no es el adecuado.
2. Elija un moderador
El hecho de que esté organizando una reunión en Microsoft Teams no significa que deba ser el moderador de la reunión. Uno de los Formas de celebrar una reunión de equipo remota con éxito es nombrar un moderador, especialmente si ya tiene mucho trabajo entre manos.
Confíe a su moderador la responsabilidad de impulsar la agenda de la reunión e involucrar a los participantes de manera efectiva. El moderador debe vigilar de cerca el comportamiento de los participantes y asegurarse de que nadie moleste durante la reunión. Otorgue al moderador acceso y control adecuados a la configuración de la reunión, para que pueda iniciar comandos cuando sea necesario.
3. Optimice la experiencia en línea
Las reuniones en línea son más productivas en los entornos adecuados. Antes de iniciar una reunión, busque un lugar y una posición para sentarse adecuados. Asegúrese de que la cámara de su dispositivo informático esté en buenas condiciones para obtener una excelente calidad de imagen. Lo mismo se aplica al audio. Prever un micrófono con buena calidad de audio. Pruebe su cámara y micrófono antes de que comience la reunión para evitar sorpresas desagradables.
Si bien la mayoría de los anfitriones prefieren sentarse cómodamente y transmitir su mensaje con una representación elegante, otros prefieren conectarse con los participantes en un puesto. Microsoft Teams ofrece múltiples fondos personalizados para embellecer su espacio en línea.
4. Toma nota
Tomar notas es una de las formas de llevar a cabo una reunión virtual productiva. Cuando procesa mucha información, hay una tendencia a perder algunos detalles esenciales. Dado que su cerebro no puede retener mucho, puede perder información vital si no toma notas. Es por eso que tomar notas es clave durante las reuniones.
No necesita lápiz y papel para tomar notas cuando tiene una reunión en Microsoft Teams. La herramienta ofrece un bloc de notas donde puede escribir y guardar información de una reunión. Siempre puede volver a sus notas para recuperar la agenda clave de su reunión.
5. Silenciar a los participantes que no hablan
El ruido dificulta la productividad en el lugar de trabajo. Si no lo corta de raíz, también podría obstruir su reunión virtual. Incluso cuando hace un esfuerzo por estar en un lugar tranquilo para su reunión, es posible que otros participantes no hagan lo mismo. Microsoft Teams te ayuda a deshacerte del ruido con su función de silencio.
Como anfitrión de una reunión, no solo puede silenciarse a sí mismo, sino también a otros participantes en la reunión en Microsoft Teams. La regla es silenciar a los participantes que no hablan en todo momento. Hacer esto crea orden y decoro. Otros participantes entenderán el mensaje que está transmitiendo un participante hablante.
6. Use la ventana de chat para enfatizar
Las reuniones virtuales deben ser atractivas para mantener a los participantes interesados. Las personas se aburren fácilmente con las conversaciones largas, por lo que también debe usar la ventana de chat en Microsoft Teams para mantener su atención.
Como anfitrión, puede crear una ventana de chat donde usted y los demás participantes pueden dejar comentarios relevantes sobre la reunión. Es un buen lugar para escribir información clave que los participantes deben conocer. El moderador también puede pedir a los participantes que dejen cualquier pregunta que puedan tener en la ventana de chat, para que todos puedan entender las preguntas con claridad.
7. Grabar la reunión
Un error que cometen los anfitriones de reuniones virtuales es no realizar un seguimiento de todas las actividades. Cuando necesitan volver a referirse a un tema, no pueden. Microsoft Teams ha facilitado el proceso de grabación al introducir una función de grabación para captar cada pequeño detalle rápidamente.
Hacer referencias es parte de un proceso de aprendizaje, y mantener un registro de cada reunión en línea es muy beneficioso. Cuando graba su reunión en Microsoft Teams, tiene evidencia concreta de los detalles de la reunión.
8. Desenfoca tu fondo
Al igual que un entorno ruidoso puede hacer que otra persona pierda el mensaje que transmite un orador en una reunión en línea, un fondo ruidoso también puede causar distracciones. Por ejemplo, una hermosa pintura en un participante podría distraerlo de lo que está diciendo. Incluso podrías olvidar tu línea de pensamiento.
Microsoft Teams permite a los participantes desenfocar sus fondos, para que puedan concentrarse en sí mismos y en lo que están discutiendo. Con esta característica, no tiene que preocuparse por tener el fondo perfecto para su reunión.
9. Utilice la función de pizarra
Muchos usuarios no utilizan al máximo la función de pizarra en Microsoft Teams. Es un lienzo en línea para capturar sus mensajes e ideas en acción.
La pizarra de Microsoft Teams es útil cuando necesita explicar ideas complejas a los miembros de su equipo durante una reunión. Ofrece varios elementos de dibujo para ayudarte a expresar tus pensamientos con claridad.
10. Activar pantalla compartida
A veces, explicar ideas y conceptos a los equipos en una reunión virtual no es suficiente. Debe mostrarles la información tal como está en su dispositivo de computadora. Microsoft Teams lo hace posible con su función para compartir pantalla.
Tiene la oportunidad de mejorar los niveles de participación de los participantes en su reunión en línea con Microsoft Teams cuando activa el uso compartido de pantalla. Le permite mostrar a otras personas de lo que está hablando y exactamente cómo está en su sistema.
Haga que sus reuniones virtuales valgan la pena con Microsoft Teams
Las reuniones virtuales han venido para quedarse. Los equipos de trabajo están logrando grandes avances en la interacción entre ellos desde sus ubicaciones remotas. Pero para que eso suceda, debe tener la intención de aprovechar al máximo sus reuniones aprovechando las numerosas funciones de Microsoft Teams.
Si va a recibir personas en una reunión, haga que valga la pena optimizando la experiencia. Cree espacio para que todos contribuyan y compartan ideas. Cuando los miembros de su equipo vean el valor de sus reuniones, estarán ansiosos por unirse cada vez que programe una reunión.
