Nada es tan elegante como escribir las respuestas de su encuesta en línea directamente en una hoja de cálculo de Excel en tiempo real. Afortunadamente, puede disfrutar de esta característica si usa Microsoft Forms. Hay formas repetitivas y dinámicas (automatizadas) de evitarlo.
Los métodos automatizados son más prácticos, pero en este artículo verás cómo hacerlo.
Cómo exportar respuestas de Microsoft Forms a Excel
Exportar las respuestas de Microsoft Forms a Excel lo ayuda a obtener las respuestas más recientes a su encuesta. Implica descargar las respuestas de la encuesta a su computadora como un archivo de Excel. El proceso es fácil si ha creó su formulario de encuesta de Microsoft ya:
- En Microsoft Forms, vaya a Respuestas en la parte superior derecha.
- Hacer clic Abrir en Excel en el lado derecho de la pantalla para descargar las respuestas actuales a su computadora.
- Debe repetir este proceso cada vez que desee obtener una actualización de la respuesta.
Pero este método no es el mejor, ya que tendrás que reinventar la rueda con frecuencia para actualizar tu hoja de cálculo; esto significa descargar un nuevo archivo de Excel cada vez que alguien envía una respuesta. Eso puede ser agotador, especialmente si muchas personas responden en tiempo real.
Para facilitarle la vida, puede automatizar el proceso con OneDrive for Business y Power Automate, como se describe en las siguientes secciones.
Cómo sincronizar formularios de Microsoft con Excel a través de OneDrive para empresas
Puede actualizar su hoja de cálculo de Excel dinámicamente si tiene una cuenta de Microsoft 365 Business. Para hacer esto, creará un formulario de encuesta que puede escribir respuestas dinámicamente en Excel directamente desde OneDrive.
Cuando usa OneDrive para empresas para crear formularios de Microsoft para Excel, crea una versión de hoja de cálculo de Excel de ese formulario con columnas que llevan los atributos de campos de formulario correspondientes.
Para crear un formulario de Excel que actualice las respuestas de Microsoft Forms automáticamente en tiempo real:
- Inicie sesión en su Centro de administración empresarial de Microsoft 365.
- Haga clic en el ícono del menú cuadrado en la parte superior izquierda y vaya a OneDrive.
- Una vez en OneDrive, haga clic en Nuevo en la parte superior izquierda.
- De las opciones, seleccione Formularios para Excel.
- Asigne un nombre a su encuesta y haga clic en Crear.
- OneDrive iniciará su navegador donde puede crear sus campos de formulario como desee.
- Aparecerá una hoja de cálculo de Excel con el nombre de su formulario en OneDrive.
- Después de crear y compartir su encuesta, abra la hoja de cálculo de Excel en línea y ahora verá nuevos datos a medida que se actualizan en tiempo real.
- Si comparte la hoja de cálculo de Excel con los miembros de su equipo, también obtendrán una actualización en tiempo real de las respuestas a medida que las personas respondan a su encuesta.
Cómo sincronizar las respuestas de Microsoft Forms con Excel a través de Power Automate
Power Automate es un poderosa herramienta de automatización de tareas rutinarias. Curiosamente, también proporciona una excelente manera de sincronizar Microsoft Forms con Excel. Es el mejor método si ya ha compartido su formulario de encuesta.
El método Power Automate solo funciona con Microsoft Forms creados con su cuenta de Microsoft Business. E implica crear un flujo de nube automatizado en Power Automate.
Por lo tanto, también debe tener una cuenta de Microsoft Business para usar esta función de flujo en Power Automate. Siga los pasos a continuación para conectar Microsoft Forms con Microsoft Excel automáticamente usando Power Automate:
Inserte una tabla en su libro de Excel en línea
Su libro de trabajo de Excel en línea debe estar en formato de tabla, ya que los formularios solo escriben en tablas en una hoja de cálculo de Excel.
Si descargó una hoja de cálculo de Excel de las respuestas de Microsoft Forms, puede cargarla en OneDrive, ignorar esta subsección y pasar a sincronizar Microsoft Forms con Excel.
Entonces, antes de comenzar, cree una nueva hoja de cálculo de Excel en OneDrive. Asegúrese de acceder a OneDrive a través de su cuenta de Microsoft Business:
- Hacer clic Nuevo en la parte superior izquierda de OneDrive.
- Seleccione libro de excel.
- Desde la hoja de cálculo de Excel abierta en el navegador, haga clic en Guardado en la parte superior izquierda. A continuación, introduzca un nombre preferido en el Nombre del archivo campo. Haga clic en cualquier espacio vacío para cerrar ese cuadro modal.
- Ahora cree sus columnas y asegúrese de que se correspondan con los campos en su formulario de encuesta de Microsoft. Por ejemplo, si ha compartido un formulario que solicita correo electrónico y género, su libro de Excel tendrá una columna de correo electrónico y género.
- Resalta las columnas. Luego ve a la Insertar pestaña en la cinta y haga clic en Mesa.
- Marcar Mi tabla tiene encabezados marcar y hacer clic OK.
Sincronice Microsoft Forms con Excel usando Power Automate
- Inicie sesión en su Automatización de energía cuenta.
- Hacer clic Crear en la barra lateral izquierda.
- Seleccione Flujo de nube automatizado.
- A continuación, haga clic en Cuando se envía una respuesta de la caja modal.
- Luego haga clic Crear en la parte inferior del cuadro modal abierto.
- Hacer clic Iniciar sesión si se le solicita. Asegúrese de usar una cuenta de Microsoft 365 Business para iniciar sesión si tiene una cuenta personal de Microsoft. Puede hacerlo haciendo clic en Usar otra cuenta en el cuadro de inicio de sesión.
- Una vez que haya iniciado sesión, haga clic en el Elige un formulario campo en Power Automate.
- A continuación, seleccione entre los formularios que ha creado anteriormente.
- Hacer clic Nuevo paso. Luego use la barra de búsqueda para buscar "formularios".
- Hacer clic Formularios de Microsoft y seleccione Obtener detalles de la respuesta de las opciones bajo Comportamiento.
- Haga clic en el Identificación del formulario campo y seleccione su formulario de encuesta nuevamente. Luego seleccione ID de respuesta desde el ID de respuesta campo.
- Hacer clic Nuevo paso. Luego seleccione Excel en línea.
- A continuación, seleccione Agregar una fila a una tabla de las opciones bajo Comportamiento.
- Bajo la Ubicación campo, elige OneDrive para empresas.
- Seleccione OneDrive desde el Biblioteca de documentos Campo.
- Haga clic en el explorador de archivos en la Expediente campo y elija el libro de trabajo de Excel que creó anteriormente. O puede seleccionar el que cargó desde su computadora si está usando una hoja de cálculo exportada previamente.
- Seleccione el nombre de la tabla de la hoja de Excel. Ahora deberían aparecer nuevos campos correspondientes a las columnas de Excel en esa hoja de cálculo. Estos también deben correlacionarse con los campos del formulario de la encuesta.
- Haga clic en cada uno de los nuevos campos y seleccione su campo de formulario correspondiente de la Contenido dinámico opciones
- Finalmente, haga clic en Ahorrar.
¡Eso es todo! Ahora ha creado un flujo de nube automatizado para Microsoft Forms en Power Automate.
Power Automate ahora escribirá nuevas respuestas dinámicamente en su libro de Excel a medida que los respondedores envían respuestas en tiempo real.
Si ha estado exportando sus respuestas de Microsoft Forms a Excel en su PC anteriormente, puede copiar y pegar los datos existentes en el libro de Excel recién automatizado. Esta acción no detendrá los flujos de Power Automate.
Actualice las respuestas de la encuesta en Excel en tiempo real
Automatizar las actualizaciones de respuesta de Microsoft Forms en tiempo real en Microsoft Excel hace la vida más fácil. Si bien la opción directa de OneDrive para empresas proporciona una sincronización fácil si no ha compartido su formulario, Power Automate es más útil si ha compartido su encuesta de Microsoft Forms y las personas ya están respondiendo
Aunque puede aprovechar Microsoft Forms en una cuenta personal, la escritura de respuesta dinámica en Excel aún requiere que tenga una cuenta de Microsoft Business. También es posible que desee ver cómo Google Forms se compara con Microsoft, ya que estos son competidores cercanos.
