La mayoría de las personas utilizan software de hojas de cálculo para recopilar datos o presentar información mediante tablas y gráficos. Sin embargo, al pensar fuera de la caja, hay varios usos para Hojas de cálculo de Google. Uno de los usos alternativos más prácticos es crear un horario.
Y ni siquiera tienes que empezar de cero. La biblioteca de plantillas tiene una hoja prefabricada lista para usar. Siga leyendo mientras detallamos cómo puede crear y dar formato a un cronograma correctamente y por qué debería considerar usar hojas para su programación.
Cómo crear un horario en Google Sheets
Aunque puede crear un cronograma desde cero en Hojas de cálculo de Google, le recomendamos que utilice una plantilla, especialmente si tiene prisa y no necesita mucha personalización.
Puede usar la galería de plantillas en Hojas de cálculo de Google para encontrar una hoja prediseñada. Para comenzar, debe dirigirse a Hojas de cálculo de Google y crear una cuenta. Si ya tiene una cuenta de Google, puede usarla para iniciar sesión. Estos son los pasos que debe seguir para crear un cronograma utilizando la galería de plantillas en Hojas de cálculo de Google:
- Navegue a la página principal de Hojas de cálculo de Google.
- Haga clic en Galería de plantillas debajo de la barra de búsqueda. Esto abrirá una nueva página que contiene varias plantillas para que elijas.
- Usaremos el Calendario plantilla para este tutorial, así que haz clic en esa. Esto abrirá una nueva hoja de cálculo con la plantilla ya aplicada.
La plantilla de Hojas de cálculo de Google ya tiene las filas y las columnas configuradas para que haya divisiones por hora a lo largo del día. Puede establecer el día de inicio de la semana en la celda C2. La fecha se especifica en la tercera fila automáticamente dependiendo de la entrada en la celda C2. La cuarta fila contiene una fórmula que convierte automáticamente la fecha en el día de la semana.
En la parte inferior del cronograma hay una sección de notas donde puede dejar mensajes para el equipo. También hay una sección de tareas pendientes en el lado derecho donde puede asignar tareas específicas a su equipo.
Uso del formato condicional en su horario
Puede usar el formato condicional en la hoja de cálculo para buscar una palabra específica en la hoja de cálculo. Se tomará una acción específica si se cumple esa condición.
Como demostración, agreguemos formato condicional para verificar si la palabra "reunión" existe en la celda. Si lo hace, la celda debería volverse roja. Estos son los pasos que debe seguir para hacer esto:
- Seleccione el área de su hoja de cálculo donde desea aplicar el formato condicional.
- Haga clic en Formato en la barra de herramientas principal de la pantalla.
- Allí, haga clic en Formato condicional. Esto abrirá una barra lateral en el lado derecho de la pantalla.
- El rango se agregará automáticamente si lo selecciona en el primer paso. Si no lo hizo, escriba el rango en el Aplicar al rango caja de texto.
- En el Formatear celdas si sección, puede seleccionar las reglas de formato. Elegimos el El texto contiene y agregó la palabra clave "reunión".
- Ahora elija los efectos que se aplicarán al contenido de la celda. En este caso, elegimos el color rojo para aplicarlo a la celda.
- Haga clic en Hecho para guardar los cambios.
Como puede ver, el efecto se agrega a cualquier celda que contenga la palabra clave especificada. Esto puede ser particularmente útil cuando desea codificar con colores las próximas tareas, como reuniones y fechas límite. También puede agregar varias reglas, lo que significa que puede tener un cronograma completamente codificado por colores.
Hacer esto significa que no tendrá que codificar manualmente con colores cada celda cada vez que se realice un cambio en su horario.
Pros y contras de crear un cronograma en hojas
Aunque existen varios beneficios al crear un programa de trabajo productivo con Google Sheets, está lejos de ser perfecto. Analicemos los pros y los contras de crear un cronograma con Hojas de cálculo de Google:
Pro: de uso gratuito
Aunque existen varios programas de creación de horarios en el mercado, la mayoría son de pago. Por otro lado, las Hojas de cálculo de Google pueden resultar beneficiosas a la hora de crear un cronograma, ya que es gratuito para particulares y pequeñas empresas. Es una forma sencilla de copia de seguridad de su horario gratis sin guardar manualmente.
Pro: fácil de compartir
La mejor parte de usar Hojas de cálculo de Google en lugar de otros programas de hojas de cálculo es que le permite compartir su hoja de cálculo con solo unos pocos clics. También puede especificar los permisos para que solo unas pocas personas seleccionadas puedan editar la hoja de cálculo, mientras que los demás solo pueden verla. Esto puede ser de gran ayuda si Ud. hacer un horario de trabajo remoto para compartir con tus colaboradores.
Con: No hay notificaciones para usuarios sin acceso de edición
Hojas de cálculo de Google tiene la ventaja de compartir en tiempo real, lo que significa que los usuarios pueden ver los cambios realizados en el archivo en tiempo real. Sin embargo, si solo tiene permisos de visualización, Hojas de cálculo no le notificará los cambios realizados en la hoja de cálculo.
Solo las personas con acceso de edición pueden habilitar las notificaciones por correo electrónico. Puede usar complementos que envían notificaciones automáticas para ayudar a eliminar el problema, pero está lejos de ser ideal.
Con: falta de automatización
El uso de software dedicado para crear su horario no requerirá que ingrese todos los detalles manualmente. Otras partes se actualizan automáticamente si cambia una parte del cronograma.
El software avanzado también le notificará si se está pasando de la raya con los turnos o cometiendo un posible error. Si es un experto, puede automatizar en Hojas de cálculo. Sin embargo, la mayoría de las personas no tienen el tiempo o los conocimientos técnicos avanzados para lograrlo.
Con: toma más tiempo
Cuando usa una hoja de cálculo, debe ingresar la mayoría de las cosas manualmente o crear listas desplegables. El software avanzado le ahorra una gran cantidad de edición manual, ya que cuentan con generadores de horarios de arrastrar y soltar. También pueden enviar correos electrónicos automáticos cada vez que se produzcan cambios de horario.
Con: no tiene características modernas
Google Sheets carece de funciones como el seguimiento por GPS, el cambio de turnos y la gestión de PTO. Estas características no son necesarias, pero pueden ayudarlo a hacer su vida mucho más fácil en ciertas situaciones.
Programe su vida de manera efectiva
Hojas de cálculo de Google es solo una de las muchas formas de programar su vida y su trabajo. Si bien existen algunos inconvenientes, el hecho de que sea gratuito y fácil de usar lo convierte en una opción viable, especialmente cuando lo combina con otras aplicaciones de Google Suite como Google Calendar.
