Se puede decir, en general, que un documento de Microsoft Excel, al igual que un átomo, consta en gran parte de un espacio vacío. Pero no es fácil cuando imprime un archivo de Excel y su impresora arroja muchas páginas en blanco. He aquí por qué puede suceder eso y algunas maneras en que puede solucionarlo.
¿Qué causa que los documentos de Microsoft Excel impriman páginas en blanco?
Aquí hay algunas razones por las que los documentos de Excel se imprimen con páginas en blanco adicionales. También tenemos una guía más general sobre cómo arreglar cosas si su impresora está imprimiendo páginas en blanco.
1. Las celdas están formateadas para aparecer en blanco
A veces, puede formatear celdas en un documento de Microsoft Excel de ciertas maneras para que aparezcan en blanco. Esta situación ocurre cuando las celdas tienen texto blanco y el fondo de la celda es blanco, o cuando ciertos valores de datos están configurados para no mostrarse ni imprimirse.
2. El documento contiene páginas en blanco
Si el documento de Microsoft Excel tiene un bloque de celdas en blanco entre áreas con datos, es posible que termine con algunas páginas en blanco impresas.
3. Las páginas contienen errores
Si una celda de una página contiene un error y los errores están configurados para imprimirse en blanco, los archivos de Excel pueden imprimirse en blanco o con celdas que parecen vacías.
Otra razón para obtener impresiones de Excel en blanco es si un documento contiene columnas ocultas con saltos de página manuales.
Cómo evitar que Microsoft Excel imprima páginas en blanco
Pruebe estas sencillas soluciones para asegurarse de que los archivos de Microsoft Excel no impriman páginas en blanco.
1. Establecer un área específica para imprimir
Imprimir un archivo de Excel es un poco extraño. Es posible que no se ajuste necesariamente a los tamaños y diseños de página estándar, según sus datos. Por lo tanto, la impresión puede quedar sesgada. Una manera fácil de solucionar esto es establecer el área que desea imprimir. Así es cómo:
- En una hoja de cálculo de Excel, seleccione (resalte) las celdas que desea que aparezcan en la página impresa.
- Bajo la Diseño de página pestaña, haga clic en el Área de impresión desplegable y seleccione Establecer área de impresión.
Ir Ver > Vista previa de salto de página para ver cómo se configuran las páginas para que se impriman.
Tenemos un artículo informativo sobre cómo configurar un área para imprimir en Excel, además de cómo expandir y borrar el área de impresión.
2. Establecer el número de páginas que se imprimirán
Puede ser molesto si se imprimen muchas páginas en blanco al final de su documento de Excel, pero esto se puede solucionar fácilmente. Todo lo que tiene que hacer es comprobar el número de páginas antes de imprimir y omitir las que están en blanco.
También puede aplicar esta solución si aparecen páginas en blanco en medio de su impresión de Excel y se imprimen todos sus datos. Deberá revisar cada página en la vista previa de impresión para asegurarse de que no aparezcan espacios en blanco.
3. Escala para que coincida con el tamaño del papel
El escalado se utiliza mejor cuando desea hacer que una hoja de cálculo de Excel quepa en su pantalla, pero también se puede usar para otras cosas. Y, a veces, los errores de impresión pueden deberse a problemas de escalado.
Dado que Excel, de forma predeterminada, no le brinda páginas claramente definidas, puede ser difícil saber dónde termina una página y comienza la siguiente. Lo primero que debe hacer es centrar sus datos en la página. Para hacer esto:
- Ve a la Diseño de página pestaña en la cinta, haga clic en el Márgenes desplegable y seleccione Márgenes personalizados.
- En el Márgenes pestaña, debajo de Centrar en la página sección, consulte la Horizontalmente caja.
Luego ajuste la escala.
- Ve a la Escalar para adaptarse sección en el Diseño de página pestaña de la cinta.
- Reduzca la escala del 100 % a algo que se ajuste mejor a su página.
Verifique la vista previa de impresión para ver si esto solucionó el problema. Otra forma de escalar sus páginas para imprimir es ajustar la escala en las opciones de Excel. Para hacer esto:
- Ir Archivo > Opciones.
- Bajo la Avanzado pestaña, desplácese hacia abajo hasta la General sección.
- Asegúrese de que el Escala el contenido para tamaños de papel A4 o 8,5 x 11" la opción está marcada.
4. Copie su trabajo en un nuevo archivo de Excel
Una solución temporal simple es copiar solo lo que desea imprimir y pegarlo en un nuevo archivo de Excel. De esa forma, sabrá exactamente qué hay en el archivo y qué debe imprimirse.
5. Buscar texto desapercibido
No tiene que verificar manualmente cada celda en su archivo de Excel si cree que hay celdas con texto en blanco. Un método más fácil es ejecutar una búsqueda específica usando el buscar y reemplazar función de búsqueda en Excel. Así es cómo:
- Prensa Control + F para abrir el Encontrar y reemplazar caja.
- Extender Opciones para ver más de ellos.
- Haga clic en el Formato desplegable y seleccione Formato.
- Bajo la Fuente pestaña, establezca el color en blanco y haga clic en OK.
- Haga clic en el Encuentra todos botón para ver todas las celdas con texto en blanco.
6. Comprobar saltos de página entre columnas o filas ocultas
Las filas o columnas ocultas en sí mismas no afectarán la impresión, pero los saltos de página entre filas o columnas ocultas pueden causar problemas durante la impresión. Siga estos pasos para verificar:
- Navegar a la Edición grupo en el Hogar pestaña.
- ir a hacer clic Buscar y seleccionar > Ir a especial.
- Seleccione Solo celdas visibles y haga clic OK.
Si hay celdas ocultas, todas las celdas se seleccionarán con los bordes de las filas y columnas ocultas resaltadas. Seleccione las filas o columnas a cada lado de una oculta, haga clic con el botón derecho en el nombre de la fila o columna y seleccione Mostrar. Ajuste los saltos de página para que las páginas se impriman como desea.
7. Imprimir celdas de valor cero
Es posible que observe si una gran parte de su documento de Excel tiene ceros, pero solo para asegurarse, haga lo siguiente siguiente para imprimir celdas que tienen un cero como sus datos, ya sea a través de entrada directa, fórmula o algún otro otro método.
- Ir Archivo > Opciones.
- Bajo la Avanzado pestaña, desplácese hacia abajo hasta la Mostrar opciones para esta hoja de trabajo sección.
- Asegúrese de que el Mostrar un cero en las celdas que tienen valor cero la opción está marcada.
8. Descubra cómo se tratan los errores
Si se configura un error para que se imprima en blanco, es posible que se quede con celdas o grupos de celdas que no impriman sus datos valiosos. Aquí se explica cómo habilitar la impresión de celdas con errores en Excel:
- Bajo la Diseño de página pestaña, haga clic en el cuadro de inicio de diálogo en la parte inferior derecha de la Configuración de página sección.
- Bajo la Sábana pestaña, asegúrese de que los errores de celda estén configurados para mostrarse.
9. Comprobar la calidad de impresión
Algunas impresoras permiten imprimir con calidad de borrador para ahorrar tinta y tiempo. Estas configuraciones pueden afectar la forma en que se imprimen sus documentos. Para asegurarse de que la calidad del borrador no esté seleccionada, haga lo siguiente:
- Haga clic en Imprimir títulos bajo la Diseño de página pestaña en la hoja de cálculo de Excel.
- Bajo la Sábana pestaña o encabezado, asegúrese de que el En blanco y negro y Calidad de borrador las casillas de verificación están desmarcadas.
A continuación, asegúrese de que sus impresiones sean de la más alta calidad. Para hacer esto:
- Haga clic en Imprimir títulos bajo la Diseño de página pestaña en la hoja de cálculo de Excel.
- Cambiar a la Página pestaña o título y cambie la calidad de impresión a Alto.
Puede moverse para imprimir directamente desde aquí presionando el botón Vista previa de impresión botón.
10. Convierta la hoja de trabajo al último formato de Microsoft Excel
Los errores pueden estar asociados con la versión del programa del archivo de Excel que está utilizando, especialmente si está utilizando el antiguo formato XLS. Asegúrese de estar utilizando el último formato de Excel. Si no lo está, convierta su archivo al último formato: XLSX.
11. Obtenga los controladores de impresora más recientes
A veces, un problema con el sistema operativo y el controlador de la impresora puede hacer que las páginas de Microsoft Excel se impriman en blanco. La solución más sencilla, en este caso, es actualizar los controladores de su impresora. Deberá iniciar sesión en el sitio web del fabricante de su impresora y buscar los controladores más recientes para su modelo de impresora.
Desterrar la impresión de páginas de Excel en blanco
Algunos problemas se resuelven más fácilmente que otros, y si comienza a notar que los archivos de Excel imprimen algunas páginas en blanco, un simple cambio de configuración debería resolver el problema. Los problemas de compatibilidad más graves se solucionan actualizando los formatos de archivo y los controladores de impresora.