Aunque las aplicaciones de productividad están diseñadas para permitirle trabajar de manera más eficiente, a veces parece que hacen lo contrario. Eso es porque una cosa es tener herramientas de productividad excepcionales a su disposición. Pero otra cosa es usarlos de una manera que te haga más productivo.
Todo se reduce a cómo los usas. Este artículo cubre consejos para ayudarlo a maximizar sus herramientas de productividad.
El primer paso para usar sus herramientas de productividad de manera más efectiva es darse cuenta de que no pueden hacer mucho de forma independiente. Aunque casi todas las aplicaciones de productividad en el mercado prometen “hacerle” la vida más fácil, la verdad es que no pueden hacer mucho. Algunos pueden presumir de características y capacidades únicas con el potencial de ayudarlo a hacer más en menos tiempo, pero en última instancia son solo habilitadores.
Para maximizar los beneficios de sus herramientas de productividad, debe tener claras sus metas y objetivos y tener las habilidades y los sistemas para respaldarlos. Esto es similar a un fotógrafo que tiene la mejor y más completa cámara pero aún no puede tomar excelentes fotos. Saber esto y reducir sus expectativas de lo que sus herramientas de productividad pueden ayudarlo a lograr es un excelente punto de partida.
Necesita sistemas y procesos que respalden sus herramientas de productividad para usarlas de manera efectiva. Estos son los pilares de productividad que mantienen todo unido y permitirle sacar el máximo provecho de sus aplicaciones. Sin ellos, buscará constantemente la última aplicación de productividad que promete el mundo, pero nunca llegará a ninguna parte.
Por ejemplo, escribir todas sus tareas en una aplicación de lista de tareas no tiene sentido si no tiene un sistema para abordarlas. Una de las razones de esto es que cada tarea tiene un nivel diferente de urgencia e importancia, y solo tienes una cantidad limitada de tiempo y energía cada día. Entonces, en este caso, necesitará un sistema de priorización, como la matriz de Eisenhower, para ayudarlo a determinar qué tareas hacer primero y asegurarse de que está progresando en las cosas que más importan.
En otros casos, es posible que necesite un sistema que lo ayude a mantener su enfoque y limitar las distracciones o el cambio de contexto. El procesamiento por lotes de tareas es un sistema de productividad adecuado que puede ayudar con esto. Implica agrupar tareas similares y trabajar en ellas una tras otra para minimizar las distracciones y maximizar su enfoque.
En general, el objetivo es encontrar o configurar sistemas que respalden sus herramientas de productividad y lo ayuden a lograr los resultados deseados.
Con la amplia gama de herramientas de productividad disponibles al alcance de su mano, puede ser un desafío para elegir el adecuado para el trabajo o la tentación de utilizar varias opciones simultáneamente para el mismo tarea. Pero la mayoría de las veces, el uso de varias herramientas de productividad para lo mismo puede generar confusión y, de hecho, hacerlo menos productivo. Por lo tanto, es vital que seleccione cuidadosamente la herramienta de productividad adecuada, la que funcione mejor para usted en función de sus necesidades, objetivos y circunstancias.
Para hacer esto, comience por evaluar sus necesidades y la tarea específica que está tratando de realizar. A partir de ahí, investigue, compare diferentes opciones y pruébelas (si es posible) para ver cuál funciona mejor para usted. Es posible que deba experimentar con algunas herramientas antes de encontrar el ajuste perfecto, pero al final valdrá la pena.
Una vez que haya encontrado la herramienta adecuada, evite la tentación de buscar constantemente la última aplicación con funciones nuevas y brillantes. Lo más probable es que no necesite agregar más herramientas de productividad para la misma tarea porque la que ya tiene satisface todas sus necesidades. Por lo tanto, puede seguir con sus herramientas actuales y concentrarse en usarlas de manera más efectiva.
Ahora, necesita conocer los entresijos de su kit de herramientas de productividad actual. Esto es esencial si desea aprovecharlos al máximo y lograr los resultados deseados. Además, dado que su propósito final es ahorrar tiempo, conocer cada rincón y grieta de sus herramientas lo ayudará a usarlas de manera más eficiente y hacer más en menos tiempo.
Por ejemplo, si eres un Usuario de Slack, aprender sus funciones más avanzadas facilitará su flujo de trabajo, ahorre tiempo y haga que la comunicación con su equipo sea más eficiente. Además, también puede potenciar su espacio de trabajo de Slack agregando algunas integraciones.
Lo mismo ocurre con los usuarios de Gmail. Aprender su mayor parte atajos de teclado útiles lo ayudará a revisar su bandeja de entrada más rápido, ahorrándole tiempo para otras tareas esenciales. En general, tomarse el tiempo para aprender a usar sus herramientas de manera más efectiva valdrá la pena a largo plazo al aumentar su productividad.
Ya hemos establecido que, en la mayoría de los casos, no necesitará múltiples aplicaciones para la misma tarea. Sin embargo, en un lugar de trabajo típico, necesitará diferentes soluciones para la comunicación, la gestión de tareas, el almacenamiento en la nube y más. Esto significa que perderá un tiempo precioso cambiando constantemente entre aplicaciones y correrá el riesgo de perder información importante.
Para evitar esto, debe integrar sus herramientas de productividad para que funcionen juntas sin problemas. Afortunadamente, las herramientas de productividad más populares ofrecen integración con una amplia gama de aplicaciones, por lo que puede conectar fácilmente las que usa y optimizar su flujo de trabajo. También puedes usar Integraciones de Zapier para automatizar su flujo de trabajo de gestión de tareas.
Alternativamente, al buscar las herramientas adecuadas para sus necesidades, puede elegir un conjunto de espacios de trabajo que incluya todo lo que necesita en un solo lugar. Por ejemplo, Notion es un espacio de trabajo todo en uno que combina varias características, incluida la gestión de tareas, la toma de notas y la colaboración de documentos en la misma plataforma.
6. Personaliza tus notificaciones
Por último, pero igualmente importante, debe administrar cuidadosamente sus notificaciones para evitar distracciones y concentrarse en su trabajo. De forma predeterminada, la mayoría de las aplicaciones están configuradas para enviar notificaciones de todo, lo que puede volverse abrumador rápidamente y dificultar la concentración.
Primero, determine qué notificaciones son esenciales para usted y con qué frecuencia desea recibirlas. Luego, puede ingresar a la configuración de su aplicación y ajustar sus preferencias de notificación para satisfacer sus necesidades. Otras veces, cuando trabaja en una tarea tediosa que requiere un enfoque profundo, puede deshabilitar todas las notificaciones para mantenerse enfocado.
Las herramientas de productividad pueden ayudarlo a lograr más en menos tiempo, pero solo si las usa de la manera correcta. Con tantas opciones disponibles en el mercado, es fácil quedar atrapado en el síndrome de la nueva y brillante aplicación y perder de vista sus necesidades y objetivos.
La clave es ser estratégico con respecto a su conjunto de herramientas de productividad y usar solo las herramientas que se ajusten a sus necesidades específicas. Los consejos que hemos compartido anteriormente lo ayudarán a hacer eso y a llevar su productividad al siguiente nivel.
