La mensajería instantánea en lugares de trabajo remotos está tan integrada en el tejido de la comunicación que a menudo es difícil recordar cómo sería la vida sin ella. Herramientas como Slack se han convertido en plataformas de comunicación predeterminadas que respaldan la colaboración y la productividad del equipo en los entornos de trabajo remoto actuales.
Sin embargo, aunque puede ser conveniente, aún debe adoptar algunas mejores prácticas para evitar interrumpir su flujo de trabajo. Este artículo cubrirá algunas reglas esenciales de mensajería instantánea para una comunicación efectiva en su lugar de trabajo remoto.
1. Definir expectativas
La mensajería instantánea generalmente le permite enviar mensajes a personas en tiempo real mientras espera una respuesta inmediata. Aunque hay momentos en que esto es apropiado, e incluso necesario, también puede ser una fuente importante de distracción.
Esto se debe a que puede usar su herramienta de mensajería instantánea para varios propósitos, como actividades de enfriadores de agua virtuales, anuncios, compartir archivos o hacer preguntas rápidas. Todo esto puede salirse rápidamente de control si las personas se interrumpen entre sí durante todo el día con solicitudes o notificaciones.
Es por eso que es vital asegurarse de tener políticas que ayuden a administrar las expectativas utilizando su herramienta de mensajería instantánea. Por ejemplo, puede crear canales de enfriadores de agua (grupos) para mantener las conversaciones triviales fuera de otros canales relacionados con el trabajo. Puede alentar a sus colegas remotos a establecer sus estados para indicar su disponibilidad y ser sinceros sobre la urgencia de sus solicitudes.
Es probable que este sea un proceso continuo que deberá revisar a medida que su equipo y su empresa crezcan. La clave es tener un sistema, como un wiki interno, para entregárselo a los empleados actuales y presentárselo a los nuevos empleados.
2. Editar antes de enviar
La naturaleza inmediata de la mensajería instantánea y el hecho de que estás acostumbrado a usar abreviaturas, acrónimos y emojis cuando envías mensajes de texto. los amigos y la familia pueden hacerle pasar por alto la posibilidad de malentendidos y la importancia de la profesionalidad en el lugar de trabajo comunicaciones
Dado que ya ha desarrollado el hábito de leer y editar sus correos electrónicos antes de enviarlos, también debe tomarse el tiempo para hacer lo mismo con sus mensajes instantáneos. Revise su gramática, ortografía y tono antes de presionar enviar. Recuerde que su mensaje podría interrumpir el flujo de trabajo de su colega, así que asegúrese de que sea claro y conciso. No querrás que pasen más tiempo averiguando lo que quisiste decir.
Dicho esto, evite el uso excesivo de abreviaturas o acrónimos en las comunicaciones de su lugar de trabajo. Si debe usarlos, use aquellos que sean bien conocidos y relacionados con su industria.
3. Sea consciente de las zonas horarias
Probablemente tenga colegas remotos que trabajen en diferentes partes del mundo y zonas horarias, lo que significa que sus horas de trabajo no coinciden. Por lo tanto, es bueno tener el hábito de considerar las zonas horarias de sus compañeros de equipo antes de enviar un mensaje instantáneo.
Eso se debe a que la mensajería instantánea crea una sensación de urgencia, que puede presionar a sus colegas remotos. en responder durante su tiempo personal, promoviendo una cultura siempre activa que puede conducir rápidamente a agotamiento Además, los pings y las notificaciones pueden distraerlos durante las horas de trabajo.
Dicho esto, a trabaje productivamente con sus equipos remotos en múltiples zonas horarias, debe tener más en cuenta cuándo envía mensajes. Para lograrlo, puedes resistir la tentación de enviar mensajes instantáneos a menos que sean urgentes, programa tus mensajes de Slack con anticipacióny aproveche la comunicación asincrónica para evitar interrumpir a sus colegas.
4. Considere otras alternativas
La mensajería instantánea es excelente para intercambios rápidos y breves, pero se queda corta cuando necesita tener conversaciones más profundas. Por lo tanto, si tiene un intercambio extenso de ida y vuelta o tiene dificultades para explicar algo, podría ser el momento de dejar de enviar mensajes y cambiar a otro método de comunicación.
Dependiendo del contexto y la naturaleza de su conversación, es posible que desee considerar alternativas como conferencias de audio o video, ya que le permite transmitir mejor su mensaje. Alternativamente, si no está disponible simultáneamente, puede usar herramientas de comunicación como Giro o soluciones de video asíncrono me gusta Voodle para grabar y enviar su mensaje sin esperar una respuesta inmediata.
El correo electrónico también puede ser una mejor opción para conversaciones específicas, ya que proporciona un registro escrito al que puede consultar más adelante. Además, sus colegas pueden leer y responder a su mensaje en el momento que más les convenga.
5. Evite mensajes inconexos
Teniendo en cuenta que cada mensaje que envía corresponde a una nueva notificación y una posible distracción, debe evitar enviar mensajes inconexos para limitar la cantidad de notificaciones a sus colegas recibir.
En su lugar, envíe un mensaje consolidado que contenga toda la información que necesita para comunicarse. De esta manera, sus colegas pueden escanear rápidamente el mensaje y no serán interrumpidos varias veces. Por ejemplo, puede utilizar el siguiente formato:
Hola, estoy buscando información sobre el proyecto XYZ. ¿Tienes alguna actualización? Gracias.
En lugar de separar cada pieza de información en un mensaje separado.
6. Mantenga las conversaciones triviales al mínimo
Las conversaciones sobre enfriadores de agua tienen su lugar en lugares de trabajo remotos. De hecho, pueden ayudar a construir relaciones y fomentar un sentido de pertenencia entre los empleados.
Sin embargo, debe haber canales específicos para conversaciones casuales y socializar para no interrumpir a sus colegas cuando intentan concentrarse en su trabajo. De esta manera, pueden optar por unirse a la conversación cuando lo deseen y no sentirán que tienen que responder de inmediato.
Por lo tanto, cuando envíe mensajes directos a sus colegas remotos, especialmente durante las horas de trabajo, trate de mantener las conversaciones triviales al mínimo para respetar su tiempo y atención.
7. Acuse de recibo de mensajes
Cuando recibe un mensaje, es una buena práctica informar al remitente que ha visto su mensaje, incluso si no puede responder de inmediato. De esta manera, no sentirán que los estás ignorando y podrán concentrarse en otras tareas mientras esperan una respuesta. Además, te evita mensajes de seguimiento que pueden distraerte.
Si está ocupado cuando recibe un mensaje que necesita una respuesta, puede decírselo al remitente diciendo algo como “Gracias por avisarme. Volvere a ti." Si el mensaje no necesita una respuesta, puede escribir "Gracias" o reaccionar con un emoji.
Adopte estos consejos para comunicaciones más productivas en el trabajo
Esforzarse en desarrollar mejores hábitos de comunicación es esencial para cualquier equipo remoto. La adopción de los consejos anteriores puede fomentar una colaboración más productiva y eficiente con sus colegas, independientemente de la ubicación.
