Empezar de nuevo con un nuevo software de gestión de proyectos es un proyecto en sí mismo. Cada uno es diferente del siguiente, por lo que además de tratar de trazar un mapa de todos sus proyectos, es posible que esté lidiando con una curva de aprendizaje. Puede ser abrumador.
Sin embargo, una cosa que todos tienen en común es que planificar con anticipación puede ayudar a que la transición sea fluida. Además, se preparará para mantener un espacio de trabajo limpio y consistente. Siga leyendo para saber qué pasos puede seguir al comenzar con un nuevo software de gestión de proyectos.
Decidir cómo desea utilizar el software de gestión de proyectos
Antes de configurar su software, necesita un plan sobre cómo desea usarlo. Saber quién usará la cuenta y los tipos de tableros de proyecto dentro lo ayudará a comenzar.
¿Con quién trabajarás?
¿Habrá alguien más en la cuenta? ¿Quiénes son y cuáles son sus funciones? El nivel de privacidad y los permisos que puede establecer para su equipo variarán según el que use y el nivel al que se suscriba. Por lo tanto, es bueno planificar con anticipación, incluso antes de seleccionar uno, quién está usando la cuenta y a qué desea darles acceso.
Por ejemplo, las versiones personales de Notion son muy diferentes de Equipo cuenta, pero puede colaborar usando cualquiera. Los personales ofrecen páginas que comienzan en privado y le permiten invitar a invitados, mientras que el Equipo cuenta desbloquea espacios de trabajo colaborativos que le permiten compartir con toda su organización directamente lejos.
Dentro de su organización, también querrá considerar a quién desea otorgar permisos de administrador. Además, si su software permite invitados, puede determinar si es necesario o no compartir un tablero de proyecto con clientes, contratistas u otras personas fuera de su lugar de trabajo.
¿Qué tipos de tableros de proyecto vas a usar?
Puede hacer más que crear esquemas de proyectos simples en su software de gestión de proyectos. Tú también puedes:
- Cree tableros de solicitud de proyectos donde usted y sus compañeros de trabajo puedan delegar tareas diversas o pedir ayuda. ClickUp es un excelente software para construir uno, pero puede crearlos en cualquier software de gestión de proyectos.
- Describa un flujo de trabajo en curso de principio a fin para obtener una descripción general rápida de los pasos en los que se encuentran los proyectos.
- Configure un tablero de tareas abierto donde usted y sus compañeros de trabajo puedan asignarse a las tareas disponibles.
Decidir cómo organizar el software de gestión de proyectos
Ahora que sabe con quién está trabajando y los tipos de tableros de proyecto que usará, debe determinar cómo desea organizar la cuenta.
La forma en que lo hace es realmente una cuestión de preferencia, pero la cantidad de personas con las que trabaja también lo ayudará a decidir. Hay muchas maneras en las que puede organizar sus tableros de proyecto, por ejemplo:
- Cliente
- Proyecto
- Departamento
- Equipo
Incluso puedes usar una combinación de los anteriores. Pero, si trabajas con una gran empresa, la organización por departamentos o equipos simplificará la búsqueda de proyectos y tareas para todos.
A medida que organiza elementos, desea evitar complicar demasiado los nombres de sus tareas, proyectos, tableros y carpetas. Usted y sus compañeros de trabajo encontrarán lo que necesitan rápidamente si mantienen las cosas lo más sencillas posible.
Esto es especialmente cierto en el caso de las subcarpetas. Si la herramienta que está utilizando ofrece subcarpetas, pregúntese antes de crear una si realmente es necesaria y, de ser así, determine el nombre óptimo cuando otros lo busquen. Incluir una serie de carpetas pequeñas, vacías o mal etiquetadas solo creará confusión.
Piense en ello casi como las carpetas de archivos en su computadora. Desea poder encontrar lo que está buscando en la menor cantidad de clics posible.
Adición de tareas al software de gestión de proyectos
Una vez que determine cómo le gustaría organizar sus tareas y proyectos, puede comenzar a mapearlos. Primero, es útil hacer una lista de proyectos en curso y dividirlos en elementos de acción. Puede hacerlo en papel o en un software de procesamiento de texto, el método que mejor le funcione.
Cumplir con los proyectos actuales ayudará a simplificar el proceso. Crea tableros y tareas solo para proyectos en los que estés trabajando actualmente o que estén por venir, en lugar de incluir información obsoleta o de marcador de posición.
Asegúrese de nombrar sus tableros de proyectos en consecuencia y solo incluya tareas relacionadas dentro. Esta jerarquía lo ayudará a encontrar los detalles más rápidamente y le brindará a usted y a sus compañeros de trabajo una descripción general rápida del estado de un proyecto.
Como ejemplo, si está desarrollando un nuevo sitio web para un producto, crearía un tablero de proyecto y lo llamaría algo así como un Sitio web del producto. Luego, enumeraría todos los elementos de acción que componen un sitio web como tareas internas. Entonces, cosas como elegir un nombre de dominio, configurar el alojamiento, diseñar esquemas, etc.
Si mantiene consistente su sistema para agregar proyectos y tareas, es menos probable que necesite dedicar tiempo a ordenar o reorganizar.
Qué evitar al configurar un software de gestión de proyectos
Algunas cosas que desea evitar al configurar un nuevo software de gestión de proyectos son:
- Haciendo todo a la vez—comience poco a poco con una lista de proyectos actuales para evitar sentirse abrumado o saturar su espacio de trabajo.
- Utilizando cada característica—especialmente si se trata de una cuenta paga, puede pensar que desea obtener el valor de su dinero. Sin embargo, hay muchas campanas y silbatos que vienen con el software de gestión de proyectos que pueden solo estorbar. Investigar el producto de antemano es una de las maneras en que puede evitar la fatiga de funciones.
- Proyectos demasiado complicados— adopte el enfoque menos es más cuando planifique sus proyectos. Por ejemplo, una gran cantidad de software de gestión de proyectos ofrece subtareas menos visibles que puede anidar dentro de otras más grandes. Sin embargo, puede ser tedioso para usted enumerar los pasos dentro de una tarea y para su compañero de trabajo marcarlos.
Comience con su software de gestión de proyectos
Comenzar con un nuevo software de administración de proyectos es menos abrumador si planifica un poco con anticipación y comienza poco a poco. En lugar de construirlo con proyectos obsoletos o información de marcador de posición, cree elementos sobre la marcha y mantenga un sistema de nombres coherente para tareas, proyectos y carpetas.
Recuerde mantenerlo simple. Cuantos menos clics necesite para encontrar lo que necesita, mejor.
