La colaboración fácil es de suma importancia en la era del trabajo remoto. Afortunadamente, Google tiene muchas opciones para compartir que permiten que varios usuarios trabajen en el mismo proyecto. Saber quién hizo cambios en un archivo y cuándo puede ser crucial para una gestión eficaz de la hoja de cálculo.
Afortunadamente, Google Sheets tiene dos funciones que le permiten realizar un seguimiento de los cambios realizados en sus hojas de cálculo. El primero son las notificaciones de Hojas de cálculo de Google, mientras que el segundo es el historial de versiones. En este artículo, detallaremos estas funciones esenciales, mostraremos cómo puede activarlas y cubriremos por qué podrían ser vitales para sus hojas de cálculo.
¿Por qué usar notificaciones por correo electrónico en hojas de cálculo de Google?
Cuando se trabaja en una hoja grande en la que varios empleados realizan cambios en una hoja de cálculo, puede resultar complicado saber qué cambios realiza cada colaborador. Es mucho mejor saber quién hizo un cambio en particular, especialmente para los líderes de proyecto.
Podemos verificar usando el historial de versiones para ver quién hizo el cambio. Sin embargo, escanear el historial de versiones puede ser tedioso si hay muchas instancias. En su lugar, puede utilizar las Notificaciones de Hojas de cálculo de Google. De esta manera, Sheets le notificará a través de correo electrónico (s).
Si está en movimiento, debe asegurarse de que las notificaciones de correo electrónico de su dispositivo móvil estén funcionando, para que no se pierda nada.
Cómo habilitar las notificaciones por correo electrónico en las hojas de cálculo de Google
Activar las notificaciones por correo electrónico solo lleva unos minutos y, una vez que lo haga, permanecerá activo hasta que realice más cambios en la configuración. Siga estos pasos para activar las notificaciones:
- Abra su hoja de cálculo en la que desea habilitar las notificaciones por correo electrónico.
- Prensa Instrumentos en la parte superior de su hoja de cálculo. Aparecerá un menú desplegable.
- Prensa Reglas de notificación, que abre una nueva ventana en el centro de la pantalla.
- Puede establecer las reglas aquí. Si elige una opción de la primera sección, debe seleccionar cuándo desea recibir notificaciones. O elige: Cualquier cambio se hace, o Un usuario envía un formulario.
- En la segunda sección, puede elegir Correo electrónico - Resumen diario o Correo electrónico: de inmediato.
- Prensa Ahorrar cuando haya seleccionado su configuración preferida,
Describiremos cada una de las configuraciones con más detalle un poco más adelante en el artículo.
Cómo Agregar y Eliminar Reglas de Notificación en Hojas de cálculo de Google
Si desea agregar más reglas, editar las existentes o eliminarlas, diríjase a la Establecer la opción de reglas de notificación haciendo clic en Instrumentos y Reglas de notificación.
Si ya tiene una regla de notificación existente, aparecerá en la lista. Puedes hacer clic en Borrar o Editar, o presione Agregar otra regla de notificación para crear uno nuevo. Una vez que haya terminado de hacer los cambios, haga clic en Hecho para salvarlos.
Comprensión de las opciones en las reglas de notificación
Hay dos secciones en las reglas de notificación: la primera es Notificarme en y la segunda es Notificarme con.
1. Notifícame en [tu correo electrónico] cuando...
- Cualquier cambio se realiza: Cuando selecciona esta opción, todos los cambios que realiza en la hoja de cálculo se registran y se informan al usuario por correo electrónico, inmediatamente o en un resumen diario legible.
- El usuario envía un formulario: Si elige esta opción, recibirá una alerta cada vez que alguien envíe un formulario. Google Forms le permite vincular sus formularios a su hoja de cálculo. Esto puede ser cualquier cosa, desde una encuesta hasta un formulario de solicitud para la universidad.
2. Notificarme con…
- Correo electrónico - Resumen diario: Siempre que se elija esta opción, llegará una lista de cambios de usuario al finalizar el día oa una hora determinada. Si selecciona esta opción, recibirá notificaciones más tarde en lugar de inmediatamente después de que se hayan realizado. Esto beneficia a las personas a las que no les gusta que se les notifiquen los cambios de inmediato. También es ideal para aquellos que trabajan para una gran empresa donde la hoja de cálculo en la que están trabajando cambia constantemente para evitar llenar su bandeja de entrada con notificaciones. Asegúrese de configurar la hora de llegada fuera de su período de bloqueo de correo electrónico, Si tienes uno.
- Correo electrónico - Inmediatamente: Cuando elija esta opción, recibirá un correo electrónico cada vez que ocurra un cambio en su hoja de cálculo. Esto es ideal para las personas que manejan información confidencial y desean recibir un correo electrónico si algo cambia.
No recomendamos usar esta configuración para una hoja con más de dos o tres colaboradores, para que no te bombardeen con notificaciones constantes. Si necesita usar este método, puede ser una buena idea configurar una carpeta de Gmail para recibir todas las notificaciones.
¿Por qué usar el historial de versiones de Hojas de cálculo de Google?
Puede usar la función Historial de versiones de Hojas de cálculo de Google si no desea recibir notificaciones por correo electrónico, pero puede realizar un seguimiento de los cambios realizados en su hoja de cálculo. Hojas de cálculo de Google incluso guardará los pequeños cambios si se producen con la suficiente distancia entre ellos, para que no tenga que preocuparse por perderse ningún cambio importante.
El propietario de la hoja de cálculo y aquellos con acceso de edición a la hoja de cálculo son los únicos que pueden ver el historial de versiones de una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
Como los cambios están en la nube, puede acceder al historial de versiones y encontrar la versión exacta que está buscando. Esto es perfecto si uno de los miembros de su equipo (o usted) ha cometido un error y necesita volver a una versión anterior. También puede nombrar los cambios para saber qué versión desea.
Cómo ver el historial de versiones en Google Sheets
Acceder Historial de versiones de Hojas de cálculo de Google, asegúrese de que se realicen suficientes cambios en una hoja antes de que Sheets pueda crear un registro de cambios. Estos son los pasos que debe seguir para acceder al historial de versiones:
- Haga clic en Expediente en la barra superior. Esto mostrará un menú desplegable.
- Allí, haga clic en Historial de versiones.
- Haga clic en Ver historial de versiones en el menú. Como alternativa, puede utilizar el Ctrl + Alt + Mayús + H.
Se abrirá una barra lateral en el lado derecho de la pantalla. Allí, puede hacer clic en los tres puntos verticales al lado de las versiones anteriores y hacer clic en Restaurar esta versión. También puede hacer clic en Nombra esta versión para dar nombres a guardados particulares. Si desea crear una nueva instancia de hoja de cálculo, haga clic en Hacer una copia.
Cuando haga una nueva copia de la hoja de cálculo, comenzará de nuevo y tendrá un nuevo historial de versiones. Si aún desea realizar un seguimiento de los cambios en la nueva hoja de cálculo, es posible que desee eliminar la anterior para evitar confusiones en el futuro.
Diferencias entre las notificaciones por correo electrónico y el historial de versiones
La notificación de Hojas de cálculo de Google le permite recibir correos electrónicos cada vez que un usuario cambia la hoja de cálculo. Al usar el historial de versiones, los cambios solo se registran y no se notifican activamente al usuario.
La punta del iceberg
En la mayoría de los casos, es una buena idea usar ambas funciones para hojas de cálculo importantes. Aunque las dos funciones que se analizan en este artículo son excelentes para la colaboración, son solo una pequeña parte de todas las herramientas que Google Sheets tiene para ofrecer a los equipos que trabajan en hojas de cálculo.
Todavía hay mucho más que aprender, así que sigue leyendo sobre todo lo que este poderoso programa tiene para ofrecer.
