Colaborar con sus compañeros de trabajo debería ser pan comido, con tantas formas de comunicarse con ellos. Pero, a veces, usar varias herramientas de comunicación puede volverse abrumador, y usar la incorrecta puede obstaculizar una conversación.

Entonces, ¿cuándo es más efectivo escribir un correo electrónico, enviar un mensaje o usar un software de gestión de proyectos? Siga leyendo para saber qué herramienta de comunicación es ideal para su discusión.

Cuándo enviar un correo electrónico

Si tienes mucha información que resumir y detalles que incluir en tu mensaje, enviar un email es la opción ideal. También es la mejor ruta para las solicitudes.

Dado que una conversación por correo electrónico suele ser más lenta que una que se mantiene a través de una aplicación de mensajería, le da a su destinatario más tiempo para considerar la información. Pueden sentarse con él si es necesario y proporcionar una respuesta pensada cuando estén listos.

Si bien es común pensar que sus compañeros de trabajo no apreciarán los correos electrónicos largos, hay

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muchas formas en las que puede dar formato a correos electrónicos extensos para que la información importante se destaque. De ninguna manera desea escribir una novela, pero el correo electrónico le permite presentar toda la información a la vez, en un medio que se siente menos urgente.

Solo piensa en tus propias preferencias. ¿Preferirías recibir un correo electrónico largo pero preciso que creas que tienes tiempo para considerar, o recibir un mensaje largo de Slack mientras intentas concentrarte en otros proyectos?

Además de sentirse menos apurado, los correos electrónicos son más rápidos de encontrar y consultar más tarde, son fáciles de reenviar a otra persona y es fácil incluir a otras personas fuera de su lugar de trabajo. También le da más formalidad a su mensaje sobre Slack o una aplicación similar. Algunas situaciones en las que el correo electrónico es probablemente ideal son:

  • Resumir un evento, informe, proyecto o retroalimentación.
  • Hacer una solicitud.
  • Envío de cualquier cosa formal.
  • Incluyendo a alguien fuera de su lugar de trabajo.
  • Cualquier cosa extensa o importante, especialmente si el destinatario necesitará consultarla más adelante.

Cuándo enviar un mensaje

Es probable que las herramientas de mensajería como Slack le den una respuesta más rápida que el correo electrónico. Es un excelente lugar para hacer preguntas simples, comunicarse rápidamente con sus compañeros de trabajo y compartir ideas.

Si bien a veces lo que necesita son respuestas rápidas, es importante tener en cuenta que deberá mantener sus preguntas simples para que eso suceda. Debido a las respuestas rápidas típicas de la aplicación, es fácil que los destinatarios pasen por alto detalles o mensajes completos, especialmente en un canal o espacio de trabajo ruidoso.

Esto podría generar conversaciones más largas de lo necesario o actualizaciones importantes que pasan desapercibidas, especialmente si el canal está tan ocupado que sus compañeros de trabajo lo silenciaron.

Uso de menciones en Slack puede ayudar a dirigir un poco las conversaciones en grupos o canales, pero es mejor que sus mensajes sean breves y directos. Si no puede y Slack es el lugar favorito de su equipo, intente usar viñetas para resumir. También desea considerar si tiene tiempo para una conversación al enviar un mensaje. Su compañero de trabajo puede hacer un seguimiento rápido, buscando aclaraciones o haciendo sus propias preguntas.

Si alguna vez una conversación en Slack se prolonga porque las cosas no están claras, puede ser más rápido llamar a su compañero de trabajo por teléfono o usar Herramienta de reunión solo de voz de Slack para aclarar. Slack ciertamente no es la única herramienta de mensajería disponible, pero si desea mantener las cosas optimizadas, es mejor elegir una aplicación que todos en su organización usarán.

Además, si desea mantener las cosas profesionales, querrá evitar el uso de aplicaciones personales como Facebook Messenger o mensajes de texto. Algunas situaciones en las que una aplicación de mensajería es ideal son:

  • Hacer preguntas rápidas.
  • Compartiendo ideas y colaborando.
  • Envío de actualizaciones rápidas.
  • Hacer anuncios, en el canal adecuado.

Cuándo usar el software de gestión de proyectos

A veces es ideal utilizar herramientas de comunicación dentro de un software de gestión de proyectos como ClickUp. El mayor beneficio de hacerlo es que usted y su los compañeros de trabajo pasarán menos tiempo comunicándose, así como buscando fragmentos de información en sus bandejas de entrada, mensajes y en cualquier otro lugar que hablen trabajar.

Con ClickUp, puede mantener cualquier tarea o proyecto relacionado en un solo lugar.

La sección de comentarios dentro de una tarjeta de tarea en ClickUp le permite enviar preguntas o aclaraciones a sus compañeros de trabajo. Aquí puede etiquetar a otros, asignar comentarios y adjuntar documentos de respaldo.

También puede compartir una tarea o proyecto completando la información adecuada y asignando a otra persona al proyecto en sí o como observador. Solo asegúrese de usar la sección de descripción para agregar más detalles, como un correo electrónico.

Además, puede crear un tablero de solicitud de proyectos dentro de ClickUp como una forma para que usted y su equipo se asignen rápidamente tareas y pidan ayuda. Algunas situaciones en las que la comunicación con el software de gestión de proyectos es ideal:

  • Para hacer una pregunta específica del proyecto.
  • Para compartir un comentario, idea o sugerencia específica de un proyecto.
  • Tiene una tarea para delegar en otra persona.
  • Tiene documentos de respaldo que ayudarán con un proyecto.

Otros consejos para una comunicación eficaz

Independientemente del medio que elija, aquí hay una lista de más consejos para ayudarlo a comunicarse de manera efectiva:

  • Envíalo todo de una vez—si tiene noticias, comentarios, una actualización o realmente algo que decir, envíelo todo de una vez en lugar de fragmentos a la vez. Mantener todo junto ayuda a limitar las notificaciones y la distracción o anticipación que surge después de que alguien envía un mensaje de "hola".
  • Utilizar líneas de asunto y canalesNo solo mantener las líneas de asunto y los canales relevantes lo ayudará a obtener las respuestas que está buscando, sino que usted y sus compañeros de trabajo también podrán encontrar la información más adelante.
  • Apégate a un método—si recibe un correo electrónico, responda por correo electrónico. Si es un mensaje, responde en la misma aplicación. Mantenerse constante mantendrá sus conversaciones accesibles y organizadas.

Optimice la comunicación y aumente su productividad

Si bien tener tantas herramientas de comunicación a su alcance hace que hablar con sus compañeros de trabajo sea conveniente, a veces usar la incorrecta puede convertirse en un obstáculo. Si tiene mucho que decir, el correo electrónico es su mejor opción. Si quieres ser rápido y directo, ve con un mensajero como Slack.

En última instancia, si su pensamiento o idea se relaciona con una tarea, hágase un favor a usted y a sus compañeros de trabajo compartiéndolo en su software de gestión de proyectos bajo la tarea respectiva. Mientras transmite la conversación, también debe considerar cómo usted y sus compañeros de trabajo la encontrarán más adelante, si es necesario.