Hojas de cálculo de Google ofrece muchas funciones que ofrecen la mayoría de las herramientas de hojas de cálculo premium, pero de forma gratuita. Una de esas características es la capacidad de ver, editar y eliminar el historial de versiones.
Debido a la facilidad de uso que proporciona Hojas de cálculo de Google, más personas se están moviendo para adoptar el conjunto de aplicaciones de Office de Google que para usar software como Excel. Pero, a veces, las funciones pueden ser un poco diferentes de lo que los usuarios están acostumbrados. Esta guía cubrirá el historial de versiones de Google Sheets y todo lo que es capaz de hacer.
¿Por qué usar el historial de versiones?
Cuando varios empleados abordan la misma hoja de cálculo, es probable que haya errores debido a la falta de comunicación entre los empleados. Estos errores podrían causar interrupciones en hojas de cálculo confidenciales que contienen información financiera. Cuando esto sucede, es muy beneficioso tener copias de seguridad a las que pueda volver.
Es posible que también haya cometido errores en su trabajo, pero no pueda identificar exactamente qué salió mal. Poder abrir una versión anterior de una hoja de cálculo puede ser un salvavidas absoluto. Esto puede ser crítico si usted es un emprendedor en solitario que usa Hojas de cálculo de Google.
¿Qué es el historial de versiones de Hojas de cálculo de Google?
Google agregó una función que guarda todos los cambios realizados en un documento. Incluso se documenta un cambio tan pequeño como una coma, y esta función está disponible en la mayoría de los servicios del conjunto de aplicaciones de Google.
Como Documentos de Google y Google Sheets son servicios basados en la nube, las copias de seguridad se realizan casi al instante y se puede acceder a ellas en cualquier momento, siempre que tenga una conexión a Internet.
Solo el propietario de la hoja de cálculo puede ver estos cambios y las personas a las que el propietario otorga acceso de edición. Las personas con acceso de solo lectura a la hoja de cálculo no pueden ver ni realizar cambios en el historial de versiones. Esto es principalmente una función de privacidad.
La función de historial de versiones en Hojas de cálculo de Google elimina la necesidad de hacer varias copias de la misma hoja de cálculo en el hardware local. Simplemente puede acceder al historial de versiones y encontrar la versión particular que está buscando.
Cómo ver y editar el historial de versiones en Google Sheets
Antes de ver o editar el historial de versiones, asegúrese de haber realizado suficientes cambios para que Hojas de cálculo de Google cree un registro de estos cambios. No podrá ver el historial de versiones en una hoja de cálculo nueva. Antes de comenzar, cargue su hoja de cálculo.
Estos son los pasos que debe seguir para verificar el historial de versiones en Hojas de cálculo de Google
- Navegar a Expediente en la barra de menú.
- Seleccione Historial de versiones. Esto abrirá otro submenú.
- Allí, haga clic en Ver historial de versiones. Esto mostrará una barra lateral hacia el lado derecho de la pantalla con una lista que contiene todas las versiones de la hoja de cálculo.
- Haga clic en los tres puntos al lado del nombre de la versión.
- Para versiones anteriores, haga clic en Restaurar esta versión, y Google Sheets volverá a cargar la página con la versión anterior de la hoja de cálculo.
En la versión actual de la hoja de cálculo, puede cambiar el nombre de la hoja de cálculo o puede hacer una copia de ella. Al hacer clic en el ícono de tres puntos en cualquier versión que no sea la actual, también obtendrá una opción para restaurarla.
Cómo nombrar versiones importantes de Google Sheets
Puede ser extremadamente molesto ver las fechas como los nombres de los archivos y volverse confuso rápidamente, especialmente si se realizan varios cambios por día en la hoja. En lugar de fechas, es mucho más útil si pudiera nombrar la hoja según los cambios realizados.
Digamos que hay una hoja que contiene todos los cambios y la versión más actualizada. Sería mejor llamarlo "Final" que "14 de junio, 9:38 AM", ¿no?
Nombrar versiones importantes de la hoja de cálculo puede ser muy beneficioso para usted más adelante cuando necesite encontrar una versión específica entre un mar de ediciones. Estos son los pasos a seguir para nombrar una versión actual:
- Haga clic en Expediente en la barra superior.
- Elegir Historial de versiones.
- Haga clic en Nombre de la versión actual.
Esto abrirá una nueva ventana en el medio de la pantalla, permitiéndole establecer un nombre. Una vez hecho esto, haga clic en Ahorrar.
Si desea cambiar el nombre de una versión anterior, siga los mismos pasos que antes, pero en lugar de elegir Nombre de la versión actual, haga clic en Ver historial de versiones. Esto mostrará una lista de los cambios realizados en la hoja de cálculo. Allí, haz clic en el nombre de la versión que deseas renombrar y escribe el nombre. Prensa Ingresar para guardar los cambios una vez que haya terminado.
Cómo eliminar el historial de versiones en Google Sheets
Actualmente no hay una forma de eliminar una versión específica en el historial de versiones de Hojas de cálculo de Google. Pero puede comenzar de nuevo haciendo una copia de la hoja de cálculo. Esto borrará todos los cambios en el historial de versiones. Solo se guardará y copiará la última versión.
Los pasos para hacer esto son simples, haga clic en Expediente en la barra superior. Esto mostrará un menú desplegable. Aquí, haga clic en Hacer una copia.
Se le pedirá que ingrese el nombre de la nueva hoja de cálculo. Después de agregar un nombre, elija la ubicación de la hoja de cálculo y seleccione si desea que la hoja de cálculo se comparta con las mismas personas con las que se compartió antes. También puede elegir si desea que se copien los comentarios. Una vez que haya terminado de elegir las opciones deseadas, haga clic en el verde Hacer un botón de copia.
Cosas que debe saber sobre el historial de versiones en Hojas de cálculo de Google
Aquí hay algunas cosas que debe saber sobre el historial de versiones en Hojas de cálculo de Google:
- El historial de versiones puede retroceder un valor infinito. Sin embargo, Sheets optimiza el espacio de Google Drive al fusionar versiones anteriores. También puede eliminar algunos cambios anteriores si el almacenamiento está casi lleno.
- Si no puede ver el Historial de versiones, probablemente se deba a que no tiene el permiso requerido o incluso a que está completamente bloqueado. Deberá pedirle al propietario de la hoja de cálculo que cambie su permiso a "puede editar" en lugar de "puede ver".
- La persona que posee el archivo en su cuenta puede acceder al historial de versiones. Si está utilizando las funciones para compartir en Hojas de cálculo de Google, solo las personas que pueden ver el historial de versiones son personas con privilegios de propietario o editor.
Dominar las hojas de Google
Ver y editar el historial de versiones es solo una pequeña parte del entorno colaborativo en Hojas de cálculo de Google. Ahora que lo domina, deberá seguir aprendiendo para que su equipo rinda al máximo de su capacidad en esta poderosa aplicación basada en la web.