Evernote es una herramienta ideal para crear y administrar sus notas de reuniones. Hay tres elementos esenciales para una reunión exitosa. La preparación de la reunión, la toma de notas organizadas y el seguimiento de la reunión son requisitos previos para una buena reunión. Las características de Evernote hacen que sea muy fácil hacer las tres.
Crear una nota de reunión en Evernote
Evernote te permite conecta Google Calendar a tu cuenta. Desde la vista de inicio de la aplicación, sus próximas reuniones son visibles de un vistazo.
Nota: La conexión de su calendario requiere una suscripción personal, profesional o de equipos.
Para crear una nueva nota de reunión, comience con un evento de reunión en su calendario. Luego, desde Evernote Home, haga clic en el ícono junto a un evento de reunión en su widget de calendario. Finalmente, haga clic en Crear nota para evento.
Evernote crea una nota vinculada a la que puede acceder con un solo clic. La nota incluye un enlace al evento en el calendario de Google con todos los detalles de la reunión. La nueva nota está preformateada con una estructura ideal para notas de reuniones. Hay secciones para registrar tareas para un seguimiento posterior y una sección para tomar notas.
Evernote tiene una función para vincular todo el material de apoyo relevante a la nota de la reunión. Su material de referencia nunca está a más de un clic de distancia. Después de todo, el tiempo es demasiado valioso para desperdiciarlo buscando archivos y documentos cuando está en una reunión.
Haga clic o toque el evento de la reunión desde el widget de calendario para vincular un archivo o documento. Seleccione Notas de enlace. Elija las notas que sean relevantes para su reunión.
Ahora, tendrás lo que necesitas sin perder un tiempo valioso durante la reunión.
Establecer recordatorios para notificaciones de reuniones
¿Alguna vez te has perdido una reunión porque necesitabas un recordatorio? La solución es implementar recordatorios en el Configuración del calendario.
La configuración del Calendario le permite determinar el tipo de notificaciones que recibe. Por ejemplo, puede recibir un recordatorio antes de que comience una reunión, a la hora de inicio o después de que finalice la reunión. Además, Evernote puede recordarle que tome notas o las revise.
Para establecer un recordatorio, haga clic en el evento del calendario. A continuación, seleccione el Más botón de opciones (tres puntos) en la parte superior derecha del widget de calendario. Luego, seleccione Configuración del calendario...(tres puntos).
Puede ajustar la configuración para dos opciones: Recuérdame que tome notas o Recuérdame abrir notas. El primero es para eventos que no tienen una nota vinculada. Este último es para eventos que ya tienen una nota vinculada.
Toma notas de reuniones organizadas en Evernote
La nota de reunión preformateada es ideal para capturar información vital durante su reunión. Hay secciones para capturar tareas y tomar notas no estructuradas.
La función de tareas en Evernote aclara tres elementos críticos para el éxito de una reunión. Depende de responder a tres preguntas: "¿Quién hace qué y cuándo?"
- ¿Cuáles son las tareas procesables?
- ¿Quién hará las tareas?
- ¿Cuándo es la fecha límite para terminar las tareas?
Evernote simplifica la gestión de tareas al permitirle capturar las tareas en tiempo real. Si sigues los consejos de nuestro guía para elegir una gestión de tareas en línear, Evernote califica como una aplicación de máxima productividad. Además, puede agregar una fecha de vencimiento y asignarse la tarea a usted mismo o a un miembro del equipo. Al final de la reunión, tiene una lista de tareas organizada con preguntas sobre quién, qué y cuándo.
La sección Notas es un lugar para registrar información importante, instrucciones específicas o ideas de la reunión. Escribirlos asegura que no perderá los resultados clave de una reunión.
Evernote facilita el seguimiento de reuniones
Las reuniones exitosas incluyen acciones de seguimiento con plazos. Evernote hace que cualquier planificación posterior a la reunión sea sencilla.
Use tareas para tomar medidas después de su reunión
Las notas de reunión organizadas hacen que sus próximos pasos sean fáciles y obvios. Sus tareas asignadas están en la nota esperando su acción. Si administra un equipo, tiene una referencia única para las tareas asignadas a otros.
Nadie quiere presentarse en una reunión para darse cuenta de que esos elementos esenciales se quedaron sin hacer debido a la falta de comunicación. Las notas de reunión bien organizadas crean claridad, acuerdo y responsabilidad para las personas, un equipo o una organización. Las características de Evernote lo convierten en un ideal app para priorizar y gestionar tareas.
Mejore la comunicación con su equipo compartiendo notas de reuniones
Puede compartir la nota con quienes asistieron a la reunión.
En la esquina superior derecha de la nota de la reunión, haga clic en Cuota. Se abrirá el cuadro de diálogo Compartir con tres opciones para compartir la nota. Las opciones le permiten permitir que alguien los vea dentro de Evernote, verlos a través de un enlace público en un navegador web o como una copia en un correo electrónico.
- Invita a alguien. Utilice esta función para compartir con otro usuario de Evernote. En el cuadro Invitar a alguien, ingrese una o más direcciones de correo electrónico, establezca el nivel de permiso y haga clic en Enviar invitacion.
- Enlace para compartir. Utilice esta función para compartir la nota con un usuario que no sea de Evernote. Cada nota tiene una URL única que puede copiar y pegar para compartir con cualquier persona, incluso si esa persona no es un usuario de Evernote. Palanca Enlace para compartir para habilitarlo. Luego, copie el enlace y compártalo con cualquier persona.
- Enviar una copia por correo electrónico. Puede enviar por correo electrónico una copia de la nota con el contenido de la nota en el cuerpo del correo electrónico. Hacer clic Enviar una copia por correo electrónicoy luego agrega una o más direcciones de correo electrónico. Haz clic en Enviar.
Al compartir las notas de la reunión, todos permanecen en la misma página. En la próxima reunión, hay un registro claro para cada entregable. Cada persona conoce sus responsabilidades con la fecha de vencimiento. La claridad hace que la ejecución sea más efectiva.
Evernote es una gran solución para administrar notas de reuniones
Evernote es una aplicación multiplataforma. Funciona en Mac, Windows, Linux y un navegador web. Las funciones y los beneficios de Evernote pueden ayudar a un equipo a eliminar la fricción, capturar todos los detalles y optimizar las reuniones.