Dirigir un equipo distribuido puede ser un desafío. ¿Cómo garantiza la colaboración cuando tiene miembros del equipo ubicados en diferentes zonas horarias? ¿Y todos tienen los recursos que necesitan para trabajar de manera productiva y alcanzar las metas de su equipo?
Si bien hay mucho en lo que pensar al administrar una fuerza laboral remota, muchos desafíos se pueden aliviar cuando usa el sistema de administración de proyectos de monday.com para mantenerse conectado. Pero como esta es una plataforma con innumerables opciones, es útil conocer algunas de las mejores prácticas, para que su equipo remoto prospere dondequiera que se encuentre. Aquí están ocho de los mejores.
1. Administrar el horario de su equipo
Los empleados remotos pueden estar ubicados en diferentes zonas horarias, lo que dificulta el seguimiento de quién está en línea y en qué momento. Incluso para aquellos que trabajan localmente, la belleza del trabajo remoto significa que los miembros de su equipo pueden preferir iniciar sesión cuando se sienten más productivos. Algunos pueden ser noctámbulos, mientras que otros pueden levantarse temprano y comenzar a trabajar antes de que salga el sol.
En lugar de depender de calculadoras de zonas horarias o tratar de realizar un seguimiento de los horarios de todos en su cabeza, use Lunes para cartografiarlo todo en blanco y negro. Use la sección de actualización de su horario semanal para anotar ausencias o solicitar cambios de turno.
2. Usar un directorio de empresa
Dependiendo del tamaño de su organización, puede tener cientos o incluso miles de empleados trabajando en diferentes ubicaciones. Establezca un directorio de empresas para mantener a todos en contacto y colabora en monday.com.
Agregará miembros del equipo según su rol, luego agregará una columna para mostrar su foto de perfil, información de contacto y zona horaria local. Mejor aún, haga clic en la vista de mapa para ver su ubicación global.
3. Organización de reuniones
Videoconferencias remotas puede ser esencial para ponerse al día con el equipo, pero puede ser complicado coordinarlos cuando los miembros del equipo se encuentran en diferentes zonas horarias. También es importante que estas interacciones cara a cara no obstaculicen la productividad.
Usa monday.com para crear un tablero de reunión, con elementos de línea para describir el tema de la reunión. Para que las cosas funcionen sin problemas, cargue la agenda de la reunión con anticipación y asigne acciones a miembros específicos del equipo. De esta manera, todos saben lo que se debe discutir y pueden preparar sus propias palabras y documentación con anticipación.
Agregue un resumen de los aspectos más destacados de la reunión después de que haya concluido la reunión, para que todos estén actualizados sobre lo que se discutió, incluidos los puntos de acción según sea necesario. ¿Y si alguien no pudo hacerlo? Monday.com se integra con Zoom, para que pueda agregar una grabación de la reunión para que su equipo se ponga al día más tarde.
4. Configuración de una biblioteca de recursos del equipo
Los empleados remotos necesitan acceso a recursos compartidos, como pautas de marca de la empresa, plantillas y documentos de incorporación de empleados. Pero revisar una unidad compartida o carpetas sobre carpetas de correos electrónicos para encontrar el documento correcto puede llevar mucho tiempo.
En su lugar, configure una biblioteca de recursos en Monday.com y agregue todos los archivos y enlaces relevantes en un lugar central. También puede agregar comentarios a cada documento, para que los miembros del equipo puedan hacer preguntas o dar su opinión sin tener que buscar a la persona adecuada para contactar.
5. Seguir los objetivos del equipo
Mantener la transparencia es clave para dirigir un equipo remoto exitoso. Cuando todos pueden ver cómo se está desempeñando el equipo y lo que aún debe lograrse, pueden mantenerse enfocados y motivados.
Usa la función de seguimiento de objetivos de monday.com para establecer objetivos y resultados clave (OKR) para tu equipo. Use widgets como la pantalla de la batería o los gráficos, para que todos puedan ver qué tan cerca está de alcanzar sus objetivos.
6. Uso de la automatización
Monday.com ofrece una variedad de funciones para automatizar tareas y mantener a su equipo conectado, incluso cuando no está en la oficina. Las automatizaciones facilitan maximizar la eficiencia sin interrumpir su flujo de trabajo. Se pueden configurar para hacer cosas como enviar recordatorios, actualizar estados y asignar tareas.
Por ejemplo, puede crear una automatización que envíe un mensaje a un miembro del equipo cuando se le haya asignado una tarea. O bien, puede configurar una automatización para actualizar el estado de una tarea cuando alguien la comenta. Aproveche al máximo la capacidad de la plataforma para personalizar las automatizaciones, de modo que pueda completar acciones como mover elementos a un flujo de trabajo separado o activar una alerta especial para su equipo con solo uno hacer clic.
Para configurar una automatización de monday.com, selecciona un activador, como un cambio de estado o una persona asignada a un elemento. Sus disparadores necesitarán que se les asigne una condición, y luego seleccionará un punto de acción, como notificar a un canal de Slack o enviar un correo electrónico.
7. Uso de plantillas de equipo
Simplifique la forma en que trabajan los miembros de su equipo creando una serie de plantillas de equipo para las tareas que realizan regularmente. Por ejemplo, si su equipo realiza reuniones de estado semanales, puede crear una plantilla de reunión con la agenda y el formato de la reunión. De esta manera, los miembros del equipo pueden completar los detalles relevantes cada semana, sin tener que empezar desde cero.
También puede crear plantillas para incorporar nuevos miembros del equipo, planes de proyectos y campañas de marketing.
8. Funciones de búsqueda rápida
La productividad lo es todo en el trabajo remoto. Es fácil sentirse sobrecargado por las mismas herramientas de comunicación y colaboración que estaban destinadas a simplificar nuestros roles. Para ahorrar toneladas de tiempo todos los días, acostúmbrese a usar las siguientes funciones:
- Búsqueda rápida: usar CTRL/CMD + K para acceder a la Búsqueda rápida e inmediatamente sumergirse en los tableros a los que accedió recientemente.
- Selección por lotes: desde aquí, tome varios artículos usando la función de selección por lotes en su tablero. Haga clic en el cuadro de acción a la izquierda de cualquier elemento, luego mantenga presionado CAMBIO para hacer clic en otra casilla en un elemento separado.
Al aprovechar las funciones de Monday, como plantillas, automatización y búsqueda rápida, puede optimizar el flujo de trabajo de su equipo y aumentar la productividad.
Si no está convencido de usar Monday, también vale la pena mirar otras herramientas de gestión de proyectos como Asana y Trello. Lo más importante es encontrar una herramienta que funcione para usted y su equipo. Con el sistema correcto implementado, puede administrar con éxito su equipo remoto, sin importar en qué parte del mundo se encuentre.