La clave para una colaboración exitosa es la comunicación. No solo asegurarse de comunicar lo suficiente, sino también asegurarse de no exagerar.
Es probable que hayas estado allí. Sientes que has respondido una pregunta varias veces o que hay más de una conversación sobre el mismo proyecto. Por otro lado, puede resultarle molesto recibir los mismos mensajes una y otra vez.
Si desea saber cómo puede evitar el exceso de comunicación, siga leyendo. Aquí, aprenderá a pasar menos tiempo comunicándose y más tiempo trabajando con ClickUp.
Cómo reducir los correos electrónicos usando las tareas de ClickUp
Para delegar o compartir tareas, no es necesario que elabore el correo electrónico perfecto. Tampoco necesita revisar un hilo de respuestas con personas que entran y salen en CC. Todo lo que necesita es un excelente software de gestión de proyectos.
Hay muchos beneficios de ahorro de tiempo al usar software de gestión de proyectos. Una de las principales ventajas de usar hacer clic es que ayudará a reducir la cantidad de correos electrónicos que envía y recibe con respecto a tareas o asignaciones.
Esto se debe a que les brinda a sus compañeros de trabajo una descripción general detallada de la información esencial desde el principio. No solo ellos, sino cualquiera que tenga acceso a la tarea.
Podría ser todo su departamento, toda su empresa o incluso un pequeño equipo que aborda proyectos juntos. Sin embargo, eso no significa que todos recibirán notificaciones.
Puede incorporar rápidamente a los compañeros de trabajo necesarios agregándolos como observadores usando el icono de ojo en la tarjeta de tareas. A diferencia de enviarle CC a alguien en un correo electrónico, como observador, recibirá automáticamente todas las actualizaciones en el futuro. Además, verán información anterior incluso si los agrega a la tarea más adelante.
El principal beneficio de usar tareas en ClickUp es que cuando alguien ve la tarea por primera vez, puede ver la información básica de inmediato. También es menos probable que se olvide de agregar detalles porque cada tarea que crea básicamente comienza con una plantilla formada por las columnas de su lista.
Cómo reducir aún más los correos electrónicos utilizando las descripciones de tareas de ClickUp
Además de incluir el nombre de la tarea, la fecha de vencimiento, la prioridad y otros elementos que normalmente incluiría, ClickUp ofrece varios espacios para la colaboración. El más notable para reemplazar los correos electrónicos de solicitud de proyectos es el campo de descripción que se encuentra dentro de las tarjetas de tareas.
El campo de descripción es exactamente como suena, pero ofrece más que un lugar para pegar texto. Aquí, puede agregar detalles de proyectos únicos que de otro modo no encajarían en las columnas y vestirlos usando comandos.
Al usar este espacio, la información importante tampoco quedará enterrada en la bandeja de entrada de un compañero de trabajo o en un hilo muy largo porque permanece en su lugar, incluso mientras lo edita o agrega. Además, este campo ofrece un historial de versiones que le permite volver a las ediciones anteriores de la descripción si lo necesita.
Cómo pasar menos tiempo en las reuniones usando ClickUp
ClickUp ofrece una variedad de vistas útiles para ayudarte a organizar tus proyectos y colaborar con otros. Una de esas vistas es Charlar.
Al agregar una vista de Chat a su lista, usted y sus compañeros de trabajo pueden comunicarse sobre los detalles del proyecto en tiempo real. Además, todos sabrán dónde consultar el hilo más adelante si necesitan un repaso.
Dentro del chat de ClickUp, puede mencionar a otras personas para enviarles una notificación, o a todos los que usan @watchers. Si menciona una tarea, puede crear un enlace directo a ella. También puede profundizar más usando comandos, grabaciones de pantalla o agregando archivos.
Una característica útil dentro de la vista de Chat es asignar a otros para comentar. Si alguien tiene una pregunta o comentario que un compañero de trabajo puede responder, puede llamar su atención o asignárselo a usted mismo como un recordatorio para más adelante.
Al igual que Slack, puede responder en un hilo si desea mantener las cosas ordenadas y organizadas. Con esta variedad de funciones, puede usar la vista de chat para reemplazar las reuniones específicas del proyecto o las reuniones diarias. Otro beneficio de tener este mensajero disponible en el espacio de su proyecto es que ayudará a minimizar las conversaciones no relacionadas.
Cómo agilizar la comunicación en ClickUp
Hay muchas maneras de comunicarse con sus compañeros de trabajo. Puede hacerlo a través de messenger, mensaje de texto, correo electrónico, una llamada rápida o una visita breve. Más tarde, cuando necesite un repaso, puede que se esfuerce por recordar con qué aplicación habló o dónde lo anotó.
La sección de comentarios de ClickUp ayuda a eliminar la necesidad de hojear múltiples aplicaciones y medios porque todo está ahí en un solo software. Si tiene una pregunta sobre una tarea específica, puede hacerla directamente en su tarjeta respectiva.
Al igual que la vista de Chat, puede mencionar a otras personas, mencionar tareas, asignar personas a comentarios y usar comandos, grabaciones de pantalla o agregar archivos para ayudar a explicar. Además, puede crear nuevos documentos dentro de los comentarios donde usted y sus compañeros de trabajo pueden colaborar.
Cómo colaborar rápidamente en documentos ClickUp
La colaboración en documentos de ClickUp funciona de manera muy similar a Google Docs. Puede mantenerlos privados o invitar a sus compañeros de trabajo a contribuir a la página.
Aquí, puede trabajar dentro de la página usando comandos para agregar texto y elementos. También puede comentar de un lado a otro con sus compañeros de trabajo si no quiere hacer cambios todos a la vez.
Mientras trabaja, puede ver el cursor y las ediciones de su compañero de trabajo en tiempo real. Si quiere asegurarse de que vean algo, puede llamar la atención sobre líneas específicas dentro del espacio para hacer preguntas o comunicar ideas.
Además, una vez que usted y su compañero de trabajo estén listos, puede exportarlo como PDF si desea compartirlo fuera de ClickUp.
Pase menos tiempo yendo y viniendo con ClickUp
Gracias a sus muchas herramientas de comunicación, ClickUp lo ayudará a reducir las idas y venidas de la colaboración y delegación de proyectos. También descubrirá que dedica mucho menos tiempo a pasar de una aplicación a otra y buscar en las conversaciones para encontrar la información que necesita.
Ya sea que esté buscando una forma rápida de comunicarse con todo su equipo en proyectos o personas específicas en tareas, es el lugar para estar. Si el exceso de comunicación ha estado atascando su progreso, ¿por qué no intentarlo?
