Cómo simplificar y limpiar su desorden de almacenamiento en la nube

Gracias a la conveniencia del almacenamiento en la nube, es fácil colocar todos sus archivos dentro sin pensarlo dos veces. Pero en poco tiempo, su Google Drive, Dropbox, OneDrive u otra cuenta de almacenamiento en la nube se convertirá en un desastre sin una estrategia de organización.

Si necesita ordenar su almacenamiento en la nube y simplificar su configuración, aquí tiene una guía para tenerlo todo bajo control.

1. Eliminar archivos grandes e innecesarios

Antes de comenzar a mover archivos, es una buena idea deshacerse de los archivos que ya no necesita. El primer paso para mantener limpio su almacenamiento en la nube es eliminar los archivos que ya no pertenecen.

Si mantiene todos sus archivos en la nube sincronizados con su computadora, una manera fácil de encontrar los archivos más grandes en su interior es usar un administrador de espacio en disco de escritorio. En Windows, Tamaño libre del árbol es una gran elección. Si usa una Mac, OmniDisk Sweeper es una opción gratuita sólida.

Usando estas aplicaciones, seleccione su carpeta de almacenamiento en la nube y ordenará sus archivos de mayor a menor. Si encuentra videos antiguos que ya no necesita sincronizar, o archivos descargados que no sabía que estaban en la nube, elimínelos o muévalos fuera del almacenamiento en la nube según corresponda.

Si no mantiene todos sus archivos en la nube sincronizados con su escritorio, la mayoría de las herramientas de almacenamiento en la nube le permiten ordenar por tamaño en sus aplicaciones web. Otra opción es usar sus herramientas para mostrar su uso de almacenamiento, que generalmente resaltará archivos grandes.

En un paso posterior, es posible que encuentre más archivos innecesarios que se perdió en este paso. Está bien; una vez que se haya deshecho de la fruta madura, puede pasar a un nuevo plan de administración de almacenamiento en la nube.

2. Decida qué archivos van a qué servicio

Si no necesita guardar una gran cantidad de archivos en el almacenamiento en la nube, o si paga un plan actualizado con su servicio favorito, es probable que se limite a un servicio de almacenamiento en la nube. En esos casos, puede omitir este paso.

De lo contrario, debe pensar en organizar sus archivos en todos los servicios. Al suscribirse a varios servicios gratuitos de almacenamiento en la nube, no solo obtendrá más espacio, sino que también tendrá una manera fácil de dividir archivos por tipo. Por ejemplo, puede decidir guardar fotos en OneDrive, documentos en Dropbox y videos en Google Drive.

La instalación de múltiples aplicaciones para administrar estos archivos no es un gran inconveniente, y sabrá dónde buscar según lo que necesite. Esto también ayuda a evitar que el contenido guardado en cualquier servicio se vuelva abrumador.

En esta guía nos estamos enfocando en consejos generales de organización, pero también hemos cubierto cómo ordenar Google Drive si está buscando ayuda más específica.

3. Definir una estructura de carpetas clara

Similar a cuando estás administrar los archivos de su computadora, crear un sistema de carpetas que funcione para usted es un paso crucial en el proceso de limpieza del almacenamiento en la nube. Gracias a las potentes funciones de búsqueda, puede buscar lo que necesita cada vez y renunciar a una organización adecuada. Pero para una tranquilidad continua en su almacenamiento en la nube, las carpetas son mucho mejores.

Para encontrar el mejor enfoque para usted, piense en cómo tiende a buscar archivos y cree sus carpetas para seguir una progresión natural en torno a eso.

Aquí hay algunas ideas para hacerte pensar:

• Si eres estudiante, crea una carpeta para cada año de clase y, dentro de ella, una nueva carpeta para cada semestre. Cada carpeta de semestre puede tener una carpeta por clase.
• Si mantiene varios tipos de archivos en un servicio en la nube, comience con carpetas raíz para cada tipo de archivo (video, fotos, documentos, audio). Dentro de estos, cree subcarpetas únicas para cada uno. Puede organizar el audio por artista, el video por duración, las fotos por tema y los documentos por fecha, por ejemplo.
• Organizar por fecha y hora es un método efectivo si nada más te parece adecuado. Cree una carpeta para cada año, luego subcarpetas para los meses. Para una clasificación adecuada, utilice el formato AAAA-MM-DD.

Puede adaptar la configuración de su carpeta más tarde, pero es importante decidir algo ahora para saber dónde colocar sus archivos en el siguiente paso. Vea nuestro guía sobre el uso eficiente de categorías y etiquetas de carpetas para más orientación.

Consejos al crear carpetas

Elegir el número correcto de carpetas es un juego de equilibrio. No desea tener demasiadas carpetas con pocos archivos en ellas, pero tampoco desea tener una pequeña cantidad de carpetas con una gran cantidad de archivos en cada una. Tampoco desea que las carpetas tengan docenas de niveles de profundidad, ya que es fácil perderse en esos casos.

Esto es algo más que probablemente necesitará ajustar con el tiempo. El equilibrio debería volverse más claro una vez que haya movido sus datos a ellos. Cámbielo si algo no se siente como si estuviera funcionando.

Es útil crear una carpeta llamada Antiguo dentro de cualquier directorio donde desee archivar datos. Cualquier cosa colocada en esa carpeta todavía está disponible, pero no abarrota la vista principal.

Para ajustar por prioridad, puede agregar un guión bajo (_) antes del nombre de una carpeta para colocarlo en la parte superior del orden ABC, o colocar una "z" al frente de su nombre para forzarlo al final.

4. Mover archivos a las carpetas correctas y cambiarles el nombre

Ahora viene la parte que requiere mucho tiempo: revisar los archivos existentes en la nube y elegir dónde colocarlos. En este paso, revise todo en su almacenamiento en la nube y mueva cada elemento a su nuevo hogar. Si no está seguro de algo, cree una carpeta "Pendiente" y realice otro pase más tarde. Siéntete libre de borrar todo lo que te perdiste en tu pase anterior.

Este también es un buen momento para asegurarse de que sus archivos tengan nombres claros. Asegúrese de que los archivos contengan palabras que usaría para buscarlos y cambie los nombres predeterminados. nombres genéricos como IMG-8275 no aparecerán en una búsqueda y no significarán nada para usted mientras se desplaza por sus archivos. Tomando el tiempo para cambiar este nombre a Graduación de John 2017 vale la pena.

Para los archivos que desea ordenar de forma limpia dentro de una carpeta, considere su convención de nomenclatura como lo hizo con las carpetas. Por ejemplo, un formato de ## Artista — Pista funciona bien para la música.

Si tiene cientos o miles de archivos, esto puede llevar un tiempo, así que no tenga miedo de distribuirlo durante unos días.

5. Destacar o agregar accesos directos a carpetas clave

Lo más probable es que trabaje regularmente con una pequeña cantidad de carpetas. Para evitar tener que navegar a ellos cada vez, puede destacarlos o crear un acceso directo para un acceso rápido.

Si trabaja en el almacenamiento en la nube a través del sitio web o las aplicaciones, destacar archivos y carpetas le permite ver su información más importante en un solo lugar. Dado que estos no se traducen en el almacenamiento de su computadora al sincronizar archivos, debe crear un enlace rápido a ellos en la barra lateral del Explorador de archivos o Finder.

Con este sistema, solo necesita un par de clics para acceder a las carpetas que usa todo el tiempo, mientras que todo lo demás se organiza lógicamente cuando lo necesita.

Cíñete al plan de tu organización para el éxito

¡Felicitaciones por organizar su desorden de almacenamiento en la nube! Este puede ser un trabajo desalentador si tiene años de archivos acumulados, pero su trabajo no está terminado cuando completa la simplificación inicial.

Resista la tentación de comenzar a tirar sus archivos en una pila nuevamente. Tómese el tiempo para clasificar cada elemento correctamente en su nueva jerarquía tan pronto como lo agregue, y esto no volverá a convertirse en una gran tarea en el futuro. El mantenimiento rápido semanalmente debería encargarse de cualquier rezagado.

Ahora que ha simplificado sus archivos en la nube, asegúrese de que esas cuentas de almacenamiento en la nube estén protegidas con la seguridad adecuada.

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