Cómo reducir las reuniones en el lugar de trabajo utilizando la documentación de flujo de trabajo de Tango

¿Las reuniones en tiempo real se comen tu día? Estas interacciones pueden ocupar innecesariamente su horario cuando trabaja de forma remota. Por supuesto, algunas reuniones son valiosas y nunca discutiríamos lo contrario.

Pero si alguna vez llegaste al final de una videollamada y lo consideraste una pérdida de tiempo, o peor aún, Desearía haber tomado más notas, le complacerá saber que existe una alternativa: la documentación del flujo de trabajo de Tango herramienta.

¿Cómo drenan la productividad las reuniones en tiempo real?

Las herramientas de videoconferencia se han convertido en la norma en las culturas de trabajo remotas. Software como Zoom, Microsoft Teams y Google Meet han sido fundamentales para mantener conectados y comprometidos a los equipos distribuidos. Pero estan trabajando? La investigación sugiere lo contrario.

Un estudio del lugar de trabajo, "La Encuesta Webcam: ¿Agotado o Comprometido?", analizó el impacto negativo del uso de software de videoconferencia. El 49% de la fuerza laboral de EE. UU., o 32 millones de personas, se han sentido

Agotamiento del zoom debido al aumento de reuniones combinado con la presión de usar su cámara web en todo momento.

Volver al trabajo después de una videollamada tampoco es sencillo. Fortuna informa que toma 25 minutos para reanudar el enfoque cuando una reunión fragmenta su flujo de trabajo.

y un estudio de stanford revela que un tercio de los trabajadores no tienen el punto de referencia mínimo del 90% de conectividad a Internet requerido para asistir a reuniones virtuales en primer lugar. Esto puede generar estrés para los empleados que no pueden colaborar de manera efectiva con sus compañeros de equipo.

¿Cómo alivia la documentación del flujo de trabajo la presión de las videoconferencias?

Tal vez estés pensando, "si tan solo hubiera otra manera". Y ahí es donde entra en juego la herramienta de documentación del flujo de trabajo de Tango. Tango es una extensión gratuita del navegador Chrome que crea documentación de flujo de trabajo, incluidas instrucciones y guías.

La documentación del flujo de trabajo no es un reemplazo adecuado para todas las reuniones virtuales. Pero si participa en interacciones en tiempo real en las que necesita comparte tu pantalla durante una reunión de Zoom o explicar un proceso a sus compañeros de equipo, entonces Tango es una alternativa fantástica para usar de forma asíncrona.

Con la extensión del navegador, registrará el flujo de trabajo de su escritorio y recorrerá las acciones exactas que debe realizar. El software crea un resumen detallado de estas acciones, que puede exportar y compartir con su audiencia. Revisarán esto de forma asíncrona en su propio tiempo, sin el estrés de tratar de programar una reunión en tiempo real con usted.

¿Qué tipo de reuniones elimina el tango?

El tango es una excelente alternativa a los siguientes tipos de encuentros:

1. Inducción

Cree documentación de flujo de trabajo de Tango para mostrar a sus nuevos empleados cómo navegar por sus sistemas. Proporcionará notas sobre todo, desde iniciar sesión en las aplicaciones por primera vez hasta personalizar su tablero. Espere menos problemas iniciales y un proceso de incorporación más fluido al contar con una documentación coherente.

2. Tutoriales de capacitación

Tango también puede crear documentación de capacitación interna para mantenerla en un recurso compartido para que su personal acceda.

Ejemplo: si necesita enseñar a su equipo cómo usar una nueva herramienta de datos, use Tango para crear una guía paso a paso. También puede mostrar las mejores prácticas de trabajo y cómo usar las funciones actualizadas del producto.

3. Demostraciones de productos

Si tiene un increíble producto SaaS para compartir con sus clientes, Tango simplifica la demostración de cómo usarlo exactamente. Incorpore esta documentación de flujo de trabajo en estudios de casos y compártala como parte de su presentación.

4. Duraznos en venta

Si está enviando lanzamientos fríos a clientes o socios potenciales, ya sabe que lograr que el destinatario abra su correo electrónico es una batalla en sí misma. Pero una vez que estén leyendo tu mensaje, no podrán resistirse a ver una demostración rápida como parte de tu presentación.

Cómo crear documentación sin reuniones usando Tango

¿Listo para comenzar? El primer paso es inscribirse en un cuenta tango gratis, luego instale la extensión del navegador Tango Chrome.

1. Instale la extensión del navegador Tango Chrome

Descarga Tango desde el Tienda web de Google Chrome. A continuación, ancle su extensión yendo a la barra del navegador y haciendo clic en el Rompecabezas pedazo. Localice la extensión de Tango y haga clic en el pin para guardarlo en su navegador.

2. Capture su flujo de trabajo usando Tango

Navegue a la pestaña en la que desea comenzar a registrar su flujo de trabajo y haga clic en el pin de Tango en la barra de su navegador. Presiona el botón púrpura grande para comenzar a capturar tu flujo de trabajo cuando estés listo, luego sigue los pasos que deseas registrar.

Tango funcionará en segundo plano para capturar capturas de pantalla y generar automáticamente descripciones de su flujo de trabajo. ¿Necesita hacer ajustes?

Use el controlador de flujo de trabajo en la esquina inferior izquierda de su pantalla para pausar y reanudar su flujo de trabajo, complételo o deséchelo si está satisfecho con la primera captura. Una vez que esté satisfecho, presione la marca verde para completar su proyecto.

3. Edite su flujo de trabajo de tango

Desde la pantalla del editor de Tango, verá su flujo de trabajo generado automáticamente. Para proporcionar contexto adicional, intente agregar texto, crear o eliminar pasos, cargar capturas de pantalla adicionales o reorganizar los pasos si lo prefiere.

¿Le preocupa que la información confidencial sea visible? Actualice a la edición Tango Pro por $ 16 al mes, y puede usar cualquiera Desenfoque en vivo modo o el Difuminar sección en el editor de imágenes cuando esté pasando por el flujo de trabajo capturado.

¿Necesitas darle algo extra de atención? Agregue flechas o cuadros útiles haciendo clic en Anotar.

4. Comparta su documentación de flujo de trabajo

El paso final en la creación de documentación de flujo de trabajo profesional es exportarla y compartirla. Los pasos son los mismos, ya sea que desee distribuirlo a su jefe, compañeros de equipo o clientes o incluso publicarlo en las redes sociales o en su sitio web.

Presionar Compartir y exportar en la esquina superior derecha y elige las siguientes opciones:

• Cuota: agregue un correo electrónico con permisos de espectador (o editor con la versión Pro)
• Copia mágica: pegue el enlace en Google Docs, Notion, Confluence, etc., o cualquier dispositivo compatible con HTML.
• Descargar: exporte su flujo de trabajo como PDF.
• Empotrar: copie un código de inserción público y péguelo en su herramienta favorita.

Pase de la conferencia a la captura

La próxima vez que se esté preparando para una reunión de videollamada remota, pregúntese si va a guiar a su audiencia a través de algún proceso paso a paso. Si este es el caso, se beneficiará al crear documentación de flujo de trabajo en lugar de tratar de explicar sus acciones en una llamada en vivo.

Utilice Tango como una herramienta de comunicación asíncrona esencial en su arsenal de productividad para capturar su flujo de trabajo y distribuirlo según sea necesario.

Las 4 mejores herramientas de comunicación de video asíncrono para equipos remotos

Leer siguiente