Cómo usar la validación de datos en hojas de cálculo de Google

Si está buscando reducir las posibilidades de error en su hoja de cálculo de Hojas de cálculo de Google aceptando solo datos válidos, entonces la validación de datos es exactamente lo que está buscando. Con la validación de datos, puede indicarle a Hojas de cálculo de Google que acepte solo un tipo o rango específico de datos para las celdas, o que avise al usuario cuando ingrese datos no válidos.

La validación de datos es fácil de usar, pero requiere una comprensión de los conceptos para ser utilizada correctamente. Siga leyendo para averiguar qué es la validación de datos y cómo puede usarla en Hojas de cálculo de Google para mejorar sus hojas de cálculo.

¿Qué es la validación de datos en las hojas de cálculo de Google?

La validación de datos es una función de Hojas de cálculo de Google que le permite limitar el tipo de entrada que sus usuarios pueden ingresar en celdas específicas. Puede usar la validación de datos para advertir al usuario cuando ingresa datos no válidos o para rechazar los datos no válidos por completo.

Con la ayuda de la validación de datos, puede mejorar las hojas de cálculo destinadas al uso de otras personas. Puede dar límites al valor que pueden ingresar o, por ejemplo, crear una lista desplegable de elementos entre los que pueden elegir. En última instancia, también puede ingresar una fórmula personalizada como criterio de validación de datos. De esta forma, Hojas de cálculo de Google rechazará el valor si no cumple con la ecuación personalizada.

Cómo usar la validación de datos en hojas de cálculo de Google

La validación de datos es simple de operar en Hojas de cálculo de Google. Los pasos básicos para usar la validación de datos son los siguientes:

1. Seleccione la celda o el rango de celdas en el que desea utilizar la validación de datos.
2. Ve a la Datos menú y luego seleccione Validación de datos.
3. Introduzca sus criterios.
4. Hacer clic Guardar.

Antes de pasar a los ejemplos en los que implementamos la validación de datos, echemos un vistazo más detallado a los elementos de la validación de datos.

• rango de celdas: Este es el rango donde los datos de entrada pasarán por los criterios de validación de datos. Esto puede ser una sola celda o un rango de celdas.
• Criterios: Este es el criterio en el que indica qué tipo de datos son válidos. El tipo de datos válido puede ser número, texto, fecha, lista, casilla de verificación o fórmula personalizada.
• Sobre datos inválidos: Esto indica la reacción de Hojas de cálculo de Google a los datos no válidos. Puede elegir dejar pasar los datos no válidos y mostrar una advertencia, o rechazar los datos no válidos y mostrar una advertencia.
• Apariencia: Aquí, puede ingresar el texto de ayuda de validación. Este texto aparecerá cuando el usuario ingrese datos no válidos en una celda.

Ahora que sabe de qué se trata configurar la validación de datos, veamos la validación de datos en acción con un par de ejemplos.

Ejemplo de validación de datos 1: establecer un límite de valor numérico

En este ejemplo, tenemos una hoja de cálculo de muestra diseñada para recopilar información sobre qué libros le gustaron más al usuario. La hoja de cálculo incluye una columna que contiene los nombres de los libros y otra columna que espera la entrada del usuario. Se supone que el usuario debe calificar cada libro sobre 10.

Dado que la calificación está en una escala de 10 y no tenemos tiempo para verificar cada entrada, el objetivo es limitar los valores que el usuario puede ingresar del 1 al 10. El usuario no debería poder calificar un libro por debajo de 1 o por encima de 10. Esto requiere la validación de datos.

1. Seleccione las celdas donde desea aplicar la validación de datos. serán las células B2 para B7 en este ejemplo.
2. Ve a la Datos menú y seleccione Validación de datos. Esto abrirá la ventana de validación de datos.
3. Para Criterios, Seleccione Número y Entre.
4. Introduzca el límite de número de su elección. Para este ejemplo, vamos a ingresar 1 y 10.
5. Cheque Rechazar entrada. Esto obligará al usuario a introducir datos válidos.
6. Cheque Mostrar texto de ayuda de validación.
7. Ingrese un texto de ayuda de validación para informar al usuario qué tipo de datos se espera.
8. Hacer clic Guardar.

Ahora su tabla está lista para los datos del usuario. Como prueba, intente calificar uno de los libros con un valor superior a 10 o inferior a 1. Debería recibir un error y sus datos deberían ser rechazados. Ahora, si ingresa un valor entre 1 y 10, la entrada será aceptada. ¡Es como un reloj!

Ejemplo de validación de datos 2: hacer una lista desplegable

Uno de los usos populares de la validación de datos es crear listas desplegables en Hojas de cálculo de Google. Puede crear una lista desplegable para que el usuario pueda elegir entre los elementos que ha decidido como datos válidos.

En este ejemplo, tenemos el nombre de algunos estudiantes en una hoja de cálculo y el objetivo es crear una lista desplegable donde el usuario pueda elegir su especialidad.

1. Seleccione las celdas donde desea tener una lista desplegable. serán las células B2 para B7 en este ejemplo.
2. Ve a la Datos menú y seleccione Validación de datos. Se abrirá el menú Validación de datos.
3. En criterios, seleccione Lista de artículos.
4. En el cuadro de texto, ingrese la lista de elementos. Puede separar los elementos con una coma (,). Para este ejemplo, hemos ingresado los siguientes elementos:

   Medicina, Farmacia, Biología, Matemáticas Aplicadas

5. Cheque Mostrar lista desplegable en la celda.
6. Cheque Rechazar entrada.
7. Cheque Mostrar texto de ayuda de validación.
8. Introduzca un texto de ayuda para la validación.
9. Hacer clic Guardar.

Notarás una pequeña flecha en cada celda. Ahora puede hacer clic en las celdas para elegir de una lista desplegable. Si intenta escribir un valor que no está en la lista, su valor será rechazado. Sin embargo, aún puede escribir los elementos de la lista.

Si desea agregar viñetas a los elementos de su lista, lea nuestro artículo sobre cómo agregar viñetas en Google Sheets.

Ejemplo de validación de datos 3: establecer un límite de longitud de texto

Puede usar la validación de datos con fórmulas personalizadas para lograr todo tipo de cosas en Hojas de cálculo de Google. Las fórmulas personalizadas le permiten establecer criterios que no se encuentran en ninguno de los tipos de criterios integrados en la validación de datos en Hojas de cálculo de Google.

Como ejemplo, creemos una celda que solo permita 5 caracteres o menos. Vamos a hacer esto usando la validación de datos.

1. Seleccione la celda. Eso será D1 en este ejemplo.
2. Ir a Datos y luego seleccione Validación de datos.
3. En criterios, seleccione Fórmula personalizada.
4. Para una fórmula personalizada, ingrese la fórmula a continuación:

   =LARGO(D1)<5

   Esta fórmula utiliza la función LEN para contar los caracteres de la celda y devuelve verdadero si la longitud es inferior a 5 caracteres.
5. Cheque Rechazar entrada.
6. Hacer clic Guardar.

Ahora, si ingresa un nombre que tiene más de 5 caracteres, Google Sheets lo rechazará y tendrá que volver a intentarlo. Puedes usar el función de autocompletar para aplicar esta validación de datos a otras celdas.

Valide sus datos con Google Sheets

La validación de datos es una herramienta que le permite limitar lo que usted u otro usuario pueden ingresar en celdas específicas. De esta manera, la validación de datos puede ser útil para crear encuestas que acepten solo datos válidos o en sus propias hojas de cálculo para aumentar la precisión.

Hay muchos tipos de criterios que puede establecer mediante la validación de datos en Hojas de cálculo de Google, y si los datos tipo que desea no está integrado en la validación de datos en Hojas de cálculo de Google, puede establecer criterios con un personalizado fórmula. Ahora ya sabe cómo utilizar la validación de datos en Hojas de cálculo de Google. ¡Tenga la seguridad de que menos datos no válidos harán que su análisis sea más fácil y preciso!

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