6 formas creativas de usar formularios de Google en el trabajo

Google Forms es un software de creación de encuestas incluido como parte de Google Workspace y tiene un amplio potencial de uso. Está diseñado para ser fácil de usar y fácil de crear y compartir encuestas en el trabajo, y puede formar una parte importante de su conjunto de herramientas en el lugar de trabajo.

No importa si eres nuevo en el uso de esta aplicación o si la usas regularmente. Aquí analizamos qué es Google Forms y cómo usarlo de forma creativa en el trabajo.

¿Qué son los formularios de Google?

Google Forms es un software de encuestas que le permite crear diferentes encuestas y compártelos con tu equipo. Obtiene varias opciones para elegir al crear su formulario, por lo que obtiene las respuestas que necesita. Esto incluye respuestas de párrafo y texto enriquecido, casillas de verificación y opción múltiple, cuadrículas, carga de archivos y escalas numéricas.

Puede sube imágenes a tu formulario, para que se destaque y agregue colaboradores, para que pueda colaborar con otros en las respuestas que recibe. Una vez que haya completado su formulario, todo lo que necesita hacer es hacer clic en

Enviar en la parte superior derecha de la pantalla y elija si desea difundirlo por correo electrónico, el enlace o usar un código de inserción.

1. Obtenga comentarios sobre los nuevos procesos

Cuando se implementan nuevos procesos en el trabajo, a menudo hay un período de tiempo en el que las personas necesitan adaptarse y, a veces, puede descubrir algunos problemas o dificultades que no se señalaron anteriormente. En estos casos, es posible que desee obtener algunos comentarios sobre cómo van las cosas.

La creación de un Formulario de Google para esto brinda al personal la oportunidad de hacer oír su voz. Sin embargo, también es una oportunidad para solucionar cualquier problema antes de que se generalice.

Para este tipo de encuesta, es posible que desee considerar el uso de las siguientes funciones de Formularios:

• Escala lineal—para agregar calificaciones u opciones de acuerdo/desacuerdo.
• Casillas de verificación—para tener una idea de las características favorecidas o desfavorecidas.
• Respuesta corta o Párrafo—para obtener información detallada.

2. Solicitar Ideas para un Proyecto

Durante la fase de planificación inicial de un proyecto, es importante obtener las perspectivas del personal de su público objetivo. El hecho de que algo tenga sentido para su equipo de proyecto no significa que funcionará para todos. Además, puede haber ideas beneficiosas que no había considerado.

Si quiere ideas, querrá asegurarse de que el formulario de Google permita respuestas de texto libre, en lugar de limitar las respuestas a opciones múltiples. Por esta razón, Respuesta corta o Párrafo son opciones de formato ideales.

Sin embargo, tenga en cuenta que si está enviando el Formulario a una audiencia amplia, tendrá que leer mucha información. Según el alcance de su proyecto, este tipo de encuesta puede ser más adecuada para un pequeño grupo de personas.

3. Optimice las comunicaciones

En empresas más grandes donde hay varios departamentos, querrá intentar optimizar las comunicaciones tanto como sea posible. De lo contrario, es posible que el personal sea bombardeado con correos electrónicos y actualizaciones de esos diferentes departamentos, sin un orden real de las cosas.

Para hacer esto, querrá crear una plantilla de formulario de Google estándar para que los departamentos envíen sus comunicaciones. Luego, cada dos semanas o mensualmente, puede compilar esta información en un correo electrónico para enviar al equipo.

Podrás consultar toda la información desde el Respuestas pestaña en el Formulario de Google, y simplemente copie y pegue según sea necesario.

4. Solicitud de formularios para el personal

Hay muchas razones por las que el personal puede necesitar completar un formulario para solicitar algo. Podría ser para nuevos equipos, soporte, reuniones con otros departamentos y mucho más.

En lugar de utilizar Google Docs para estas solicitudes, puede crear un formulario de Google. Esto le permitirá mantener mejores registros de quién solicita qué y mantiene la información en un solo lugar, en lugar de distribuirla en varios documentos.

Los formularios de solicitud se adaptan mejor a una combinación de Opción multiple, Casillas de verificación, Respuesta corta, y Párrafo, pero también puede utilizar el Fecha y Casilla opciones, dependiendo de la información que requiera.

5. Envíe consultas y problemas de TI

Es posible que su lugar de trabajo ya tenga configurada una línea telefónica o un correo electrónico para responder a problemas relacionados con TI, pero el uso de Formularios de Google para administrar esta información podría resultar muy útil. No solo podrá establecer preguntas específicas para ayudar a recopilar información sobre el problema, sino que también podrá ver las tendencias.

Por ejemplo, podría incluir Opción multiple preguntas como:

• ¿Actualizaste la página o reiniciaste tu computadora?
• ¿Tienes problemas con la conectividad a Internet?
• ¿Es la primera vez que tienes este problema?

Y luego, tenga un espacio en la parte inferior para un Respuesta corta o Párrafo, para que el personal escriba más detalles sobre el problema que está experimentando.

6. Reuniendo datos

Es posible que deba recopilar datos sobre áreas específicas de su empresa y cómo funcionan las cosas. Podría ser cómo el personal ve el bienestar que se ofrece en el trabajo o cómo se ven las cargas de trabajo semanalmente. Sea cual sea el motivo, un formulario de Google es una forma rápida y sencilla de hacerlo, sin tener que celebrar reuniones o grupos de trabajo que consumen mucho tiempo. También le permite responder a las cosas de manera proactiva, en lugar de reactiva.

Para esto, querrá usar preguntas que den una respuesta numérica, para que pueda cotejar los datos sin problemas, en lugar de tener que trabajar con mucho texto. Por esta razón, escala lineal, opción múltiple, y Casillas de verificación son las mejores opciones.

También podrías incluir Respuesta corta o Párrafo si está interesado en datos cualitativos, pero nuevamente, tenga en cuenta qué tan grande es su público objetivo y qué podría significar esto para redactar informes.

Uso de formularios de Google a su potencial

Puede utilizar Google Forms por prácticamente cualquier motivo, donde necesita respuestas de otras personas. Puede ahorrar tiempo en reuniones y crear múltiples documentos separados en el lugar de trabajo al optar por un formulario en su lugar.

Si aún no ha probado Google Forms para algunos ejemplos anteriores, pruébelo y vea si es algo que se ajusta a sus objetivos.

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