Cómo configurar un Respondedor de vacaciones recurrente en Gmail

Probablemente estés familiarizado con el respondedor fuera de la oficina de Gmail. Es ese correo electrónico automático que puedes activar cuando te vas de vacaciones. Les informa a sus amigos y colegas que no está al lado de su computadora y les responderá cuando regrese.

Tan útil como es esta característica, a veces no es suficiente. Por ejemplo, si tiene un día libre regular durante la semana, es posible que desee que una notificación de fuera de la oficina se ejecute siempre ese día.

Si bien Gmail no puede hacer eso por sí solo, aquí hay otras dos formas de lograr ese correo electrónico recurrente automático.

Use Auto Reply Pro para su correo electrónico fuera de la oficina

La primera opción es un complemento de Google Marketplace llamado Respuesta automática profesional. Aunque es una función paga, también tiene un nivel gratuito, que le permite enviar 50 correos electrónicos automáticos por mes. Si su bandeja de entrada no suele recibir tanto tráfico, podría ser la solución perfecta para usted.

Sigue estos pasos para configurarlo:

1. Instale la aplicación y conéctela a la cuenta de Gmail deseada.
2. En su cuenta de Gmail, presione el botón Respuesta automática profesional icono en el lado derecho de la pantalla. Parece una cara feliz azul y cuadrada.
3. En la ventana que aparece, haga clic en Empezar.
4. Hacer clic Agregar/administrar reglas en la aplicación. Esto abrirá una nueva ventana.
5. Presionar Saltear para aterrizar en la pantalla de inicio de la aplicación.
6. En el lado izquierdo, haga clic en Respuesta automática, y en el menú que se abre, haga clic en Agregar nuevo fuera de la oficina.
7. Asigne un nombre a la regla y haga clic en próximo.
8. En esta pantalla, puede elegir las condiciones. Por ejemplo, solo correos electrónicos con un tema determinado o de destinatarios específicos. Como queremos enviar esto a todos los correos, no marcamos nada y presionamos próximo.
9. Marca Habilitar solo para fecha y hora específicas.
10. Aquí es donde puede establecer cuándo se enviará el correo electrónico. Sin embargo, es un poco complicado. Tu puedes elegir PermitirDiario, que enviará el correo electrónico a horas específicas cada día (como a la hora del almuerzo y después del trabajo).
11. Si desea bloquear un día completo, deberá elegir Habilitar para eventos de calendario. Aquí tienes dos opciones. O eliges tu calendario habitual y también bloqueas tus días libres en él de forma regular, o creas un nuevo calendario, dedicado solo a bloquear los días libres. Ten en cuenta que si eliges lo primero, el correo se enviará cada vez que tengas un evento, aunque no sea en tu día libre.
12. después de golpear próximo, haga clic Agregar nueva acción> Crear y enviar un nuevo correo electrónico (en un hilo nuevo).
13. Aquí es donde finalmente puedes personalizar tu correo electrónico. Añadir contenido, pulsar Ajustes adicionales de correo para establecer el Asunto y cualquier otra personalización que desee. Una vez que haya terminado, haga clic en Crear respuesta fuera de la oficina en la parte inferior de la pantalla.

Eso es todo, ya está todo listo. Si está un poco confundido acerca de cómo configurar su calendario para trabajar con la respuesta automática, lea más sobre cómo bloquear el tiempo en Google Calendar. Tú también puedes establecer horas de trabajo específicas si tiene una cuenta a través de una organización.

Cómo configurar una respuesta automática regular con Zapier

Otra buena opción para establecer una respuesta automática recurrente es Zapier. Esta opción requiere una suscripción paga; sin embargo, puede valer la pena para algunas personas. Es mucho más flexible y le permite automatizar muchas partes de sus flujos de trabajo, no solo los correos electrónicos.

Así es como crea el fuera de la oficina después de registrarse en el servicio:

Crear un nuevo disparador

Para poner la pelota en marcha, debe decirle a Zapier cuándo desea que se lleve a cabo una acción. Esto se llama disparador.

1. Hacer clic Crear Zap en la parte superior izquierda de la pantalla de inicio.
2. Elegir Gmail como el Generar para el Zap.
3. Desde el menú desplegable bajo Acontecimiento desencadenante, escoger Nuevo Email y presiona Continuar.
4. Inicie sesión en su cuenta de Gmail, para permitir el acceso, y una vez hecho esto, presione Continuar.
5. Elija la carpeta a la que desea aplicar esto. Por lo general, enviar la respuesta automática a su bandeja de entrada es suficiente. Sin embargo, si tiene un filtro en el que los nuevos correos electrónicos van directamente a diferentes etiquetas, es posible que desee elegirlos también. La opción predeterminada es para todos los correos electrónicos. Presionar Continuar.
6. Presionar Disparador de prueba para asegurarse de que la conexión funciona y Continuar.

Aplicar un filtro

A continuación, debe asegurarse de que Zapier no envíe la respuesta a cada nuevo correo electrónico, sino solo a los enviados en una fecha específica. UN Filtrar ayuda a configurar esto.

1. Por debajo Acción, escoger Filtrar.
2. Por debajo Continuar solo si…, elija de los menús desplegables Fecha>(Texto) Comienza con y en la última casilla escribe las tres letras del día que quieres que se envíe. En nuestro ejemplo, ponemos sabado o dom, para incluir todo el fin de semana.
3. Después de que el software pruebe el filtro, presione Cerrar, y luego el + para agregar la acción.

Configure su respondedor

Es hora de configurar finalmente su contestador de correo electrónico y hacer que este bebé funcione.

1. Elegir Gmail otra vez como tu Evento de aplicación.
2. Escoger Email enviado como tu Evento de acción y presiona Continuar.
3. Como ya ha iniciado sesión en su cuenta, solo necesita seleccionarla del menú ahora y continuar.
4. En esta pantalla, puede personalizar su correo electrónico a su gusto. Los dos campos que son obligatorios son Asunto y Cuerpo. También hemos agregado nuestra firma regular, para lucir más profesional.
5. De nuevo, después de golpear Continuar, puede probar el correo electrónico para asegurarse de que se ve bien en Gmail. Revisar su Enviado carpeta para ver si lo aprueba.
6. Si está satisfecho con el resultado, haga clic en Activar Zap.

Aprenda a disfrutar de la automatización

La opción de enviar un mensaje recurrente de fuera de la oficina puede ser extremadamente útil para autónomos y pequeñas empresas. No desea estar atado a su computadora, y esto ayuda a garantizar que sus clientes se comuniquen con ellos en algún momento.

Con estas dos aplicaciones, también puede automatizar otros procesos y correos electrónicos para facilitarle la vida a largo plazo. Pronto descubrirá que una vez que pruebe la automatización, es fácil volverse adicto.

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