Cómo entender las fórmulas de Excel paso a paso

Comprender las fórmulas puede ser un desafío en momentos en que nuestras hojas de datos se vuelven complejas. Afortunadamente, Excel tiene varias funciones de auditoría de fórmulas que nos ayudan a comprenderlas mejor.

En este artículo, examinaremos cómo la función de evaluación lo ayuda a comprender fórmulas complejas dividiéndolas en pasos y cómo otras funciones de auditoría simplifican el proceso.

¿Cómo ayudan las funciones de auditoría de fórmulas a comprender mejor las fórmulas?

Los siguientes son algunos de los beneficios de usar funciones de auditoría para comprender mejor las fórmulas:

1. Son útiles cuando se evalúan fórmulas utilizadas en hojas precalculadas creadas por otros.
2. Facilitan la localización y eliminación de errores, tanto de fórmulas como de celdas de las que depende la ejecución de la fórmula.

¿Cómo funciona Evaluar función?

Aquí hay algunas cosas a tener en cuenta al usar la función de evaluación en Excel:

1. Subraya la parte de la fórmula que se evaluará en el siguiente paso.
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2. Cada vez que haces clic Evaluar, el proceso de evaluación pasará al siguiente paso calculando los resultados de la evaluación anterior.
3. Si desea ver a qué celda(s) hace referencia la característica en la parte subrayada, haga clic en Paso.
4. Prensado Salir lo llevará de vuelta al proceso de evaluación.

Es posible detener el proceso de evaluación presionando Cerrar, pero no puede omitir ningún paso involucrado en el proceso de evaluación.

Para una comprensión más clara de esto, apliquémoslo a un conjunto de datos.

Cómo usar la función Evaluar fórmula para comprender las fórmulas paso a paso

Como ejemplo, considere la siguiente situación en la que se calculó la elegibilidad para la bonificación mediante la fórmula anidada.

Para ver cómo Excel ha implementado esta fórmula, vaya a la celda donde se implementó la fórmula, haga clic en el Fórmulas pestaña y haga clic en Evaluar fórmula en la cinta.

Continúe presionando el botón Evaluar hasta que la evaluación llegue al resultado final.

A continuación se muestra una lista de todos los pasos involucrados en el proceso.

Cuanto más complicada sea la fórmula, encontrará más pasos en el proceso de evaluación. Sin embargo, cada paso se realiza por separado, como se ve aquí.

Sin embargo, como ocurre con cualquier fórmula o función de Excel, la función de evaluación también tiene algunas limitaciones. Para obtener más información sobre estas limitaciones, visite la sección de notas del Página de soporte de Microsoft. Si alguna de estas limitaciones le impide hacer su trabajo, la opción de cambiar a alternativas de Excel siempre está disponible.

Otras funciones de auditoría para comprender mejor las fórmulas

Algunas otras funciones de auditoría ayudan a comprender y analizar mejor la fórmula además de la función de evaluación. Éstos son algunos de ellos:

1. Rastrear precedentes

Rastrear precedentes es una función de auditoría de fórmulas que dibuja flechas que indican todas las celdas de las que depende el resultado final de la celda seleccionada.

Para el ejemplo que se muestra arriba, la celda D2 la salida final depende de las celdas B2 y C2. Tan pronto como seleccione la celda deseada y haga clic en el Rastrear precedentes opción, Excel dibujará flechas que se refieren a las celdas B2 y C2.

Por lo tanto, cuando se trata de conjuntos de datos complejos con muchas fórmulas, puede verificar rápidamente las dependencias de todas las fórmulas y filtrar las celdas para realizar los cambios que necesita.

2. Seguimiento de dependientes

Los dependientes de seguimiento hacen lo contrario de los precedentes de seguimiento en Excel. Le muestra rápidamente qué fórmulas o celdas se verán afectadas si cambia los valores en las celdas seleccionadas.

Por lo tanto, esta característica también es útil al cambiar valores en el conjunto de datos al rastrear las flechas para evitar interrumpir las fórmulas que ya están en su lugar.

Como se muestra en el ejemplo anterior, cambiar los valores en la celda C2 cambiará la salida de la fórmula en la celda D2.

Por lo tanto, es útil rastrear sus dependientes y precedentes para comprender o evaluar mejor las fórmulas y sus dependencias. Una vez que haya analizado la fórmula, haga clic en el Eliminar flechas para eliminar las huellas.

3. Mostrar fórmula

Otra característica, mostrar fórmula, muestra las fórmulas en cada celda en lugar de los valores de salida. De esta manera, si hay muchas fórmulas repartidas en una hoja de cálculo, puede mirar rápidamente cada una para una comprensión rápida.

4. Comprobación de errores

Mediante la verificación de errores, puede identificar rápidamente el tipo de errores en una fórmula. Le muestra el error exacto, qué tipo de error es y una breve descripción para ayudarlo a comprenderlo mejor. Por lo tanto, puede identificar rápidamente los errores y depurarlos con solo unos pocos clics.

Además, esta función ayuda a localizar errores en fórmulas complejas que, de otro modo, serían difíciles de encontrar. Además, ayuda cuando las fórmulas que se ejecutan en algunas celdas no generan resultados en otras.

Limitaciones de las funciones de auditoría de fórmulas

Una de las limitaciones significativas de las cuatro funciones de auditoría de fórmulas es que solo funcionan en una sola hoja. Si bien los dependientes de rastreo y los precedentes muestran que la fórmula depende de celdas en otra hoja, no puede ubicarlas como puede hacerlo en la misma hoja.

Por lo tanto, si desea verificar la dependencia de las celdas en una hoja o libro de trabajo con valores en otras hojas o libros de trabajo, no ayudarán mucho y tendrá que ubicarlos manualmente.

La ventana de observación, otra función de auditoría en Excel, le permite cotejar información en diferentes hojas sin cambiar de hoja repetidamente. Veamos cómo te ayuda a comprender las fórmulas.

Cómo usar la función Watch Window para comprender mejor las fórmulas

La ventana de observación actúa como una pequeña ventana que contiene la información que ha agregado y permanece visible cuando cambia de hoja en el mismo libro de trabajo. Puede usarlo para analizar la dependencia de las fórmulas en una hoja de Excel cambiando los valores en otra hoja de cálculo y observando el efecto sin cambiar de hoja.

Usémoslo en un conjunto de datos para aclarar el punto. A continuación, puede ver que la fórmula en la celda F3 depende de una celda en la Hoja 2. Como muestra un error, analicemos mejor la fórmula creando una ventana de vigilancia.

1. elegir celda F3 y haga clic en el Ventana de vigilancia.
2. Ir a Hoja 2.
3. Puede corregir el error en la Hoja 2 usando el Comprobación de errores rasgo.
4. Ingrese un nuevo valor en la celda B4 en la Hoja 2.
5. Pegar Ingresar.

Los pasos anteriores alterarán los datos en la Hoja 1, que se pueden ver en el cuadro de la Ventana de observación sin cambiar a la Hoja 1.

Por lo tanto, mientras analiza fórmulas complejas con múltiples dependencias en varias hojas, puede crear numerosas ventanas de observación, cambie los valores en diferentes hojas y vea el impacto resultante en sus fórmulas. Por lo tanto, la función de ventana de observación simplifica el análisis de fórmulas para nosotros.

Las características de Excel nos ayudan a comprender mejor las fórmulas, pero también debe Organiza mejor tus hojas de cálculo, por lo que son más fáciles de navegar.

Utilice las funciones de auditoría de fórmulas para comprender mejor las fórmulas

Las funciones de auditoría de fórmulas serán útiles cuando analice y comprenda las fórmulas en sus hojas de cálculo. Utilícelos a su conveniencia para simplificar el manejo de hojas de cálculo.

Excel tiene muchas funciones avanzadas que simplifican la administración de datos, como funciones de auditoría de fórmulas que lo ayudan a comprender mejor las fórmulas. Estos incluyen coincidencias aproximadas, importación de estadísticas de sitios web, eliminación de duplicados, etc.

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