Cómo expresar quejas comunes en el lugar de trabajo en correos electrónicos profesionales

Si alguna vez ha trabajado en una oficina, conoce los desafíos de tratar con muchas personas diferentes. Un problema común es tener miedo de confrontar a compañeros de trabajo problemáticos y detener su comportamiento, pero puedes expresarte profesionalmente, ya seas un empleado o un gerente.

Uno de los métodos más simples es poner sus pensamientos en un correo electrónico. Desglosamos el asunto a través de ejemplos de quejas comunes en el lugar de trabajo. Aprenda las formas más constructivas de decirlas y trucos de correo electrónico adicionales que pueden ayudarlo.

1. Todavía estoy esperando que termines esa tarea

No todos trabajan al mismo ritmo, pero es un problema cuando una persona detiene un proyecto de equipo. Si su tarea depende de que ese compañero de trabajo envíe la suya, puede estimularlos a la acción con unas pocas palabras en un correo electrónico.

Aquí hay algunas formas profesionales de abordar y expresar esta queja, que puede adaptar a sus circunstancias:

• Necesitamos mejorar nuestro flujo de trabajo para no retrasarnos. ¿Es (fecha y hora) una buena fecha límite para usted? Entonces, puedo cumplir con mi fecha límite de (fecha y hora).
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• ¿Necesitas ayuda con esta tarea? Debemos completar el proyecto a tiempo, por lo que (nombre del compañero de trabajo) se ha ofrecido a ayudarlo con cualquier problema que tenga.

El objetivo no es insultar a su compañero de trabajo, sino establecer objetivos y soluciones, dejando muy claro que ambos son parte de un equipo con un interés activo en hacer las cosas.

Asegúrate de reunir tantos consejos para cumplir con los plazos y terminar las tareas como puedas. Será más fácil asesorar a las personas según sea necesario.

2. La fecha límite es mañana

Aquí hay otra queja común que podría tener ardiendo por dentro. Si su compañero de trabajo está demasiado cerca, a pesar de varios recordatorios, puede motivarlo en un correo electrónico sin perder los estribos.

La razón por la que los contacta es urgente, por lo que las soluciones que ofrece necesitan cierta franqueza, aunque solo sea para que su compañero de trabajo se tome las cosas en serio.

Prueba estas alternativas:

• El proyecto vence mañana, pero todavía quedan algunos cabos sueltos. Tengamos una videoconferencia con el equipo esta tarde para discutir soluciones.
• La dirección espera el proyecto mañana. Si es poco probable que cumpla con la fecha límite, ¿podría explicar por qué en un informe, que podemos enviar con todo lo demás?

Si bien los correos electrónicos son una forma más fácil de expresar pensamientos difíciles, no tienen el mismo impacto que discutir los problemas en persona. Por lo tanto, cuando intente cambiar los malos hábitos de flujo de trabajo de alguien, su correo electrónico debe ser directo e inteligente para captar su atención.

3. Dejar de dilatar

El mismo enfoque constructivo es mejor para todas sus quejas en el lugar de trabajo, entregado en un lenguaje tranquilo y neutral. Después de todo, un compañero de trabajo que posterga puede forzar el flujo de trabajo de una empresa, pero no siempre lo hace porque es perezoso.

Vea si hay demasiadas distracciones o si están abrumados con las tareas. Encuentre el problema y adapte su correo electrónico en consecuencia con soluciones e incentivos. Inspírate en estos ejemplos:

• La oficina puede ser una distracción. Si le resulta difícil concentrarse en su trabajo, analicemos los cambios y los objetivos que podemos establecer para usted.
• Al final de la semana, revisemos las tareas completadas y restantes de todos, para que podamos usar la próxima semana de manera más productiva.

4. No tengo tiempo para hacer todas estas tareas

Su estrategia de redacción de correos electrónicos debería cambiar ligeramente cuando intente protegerse del agotamiento. El punto es demostrar que conoce sus obligaciones, cómo priorizarlas y de qué no es responsable.

Establezca límites de forma cortés, usando expresiones como estas en sus correos electrónicos:

• Estaré feliz de ayudar con esa tarea. ¿Le importaría esperar hasta que haya terminado mis tareas actuales? Vencen antes.
• Desafortunadamente, si acepto más tareas, necesitaré horas extras. ¿Podría pasarlo a (nombre del ejecutivo) y discutir cómo funcionaría?

Si su lugar de trabajo utiliza un software de gestión de equipos, puede ser más fácil compartir su horario completo. Tú también puedes organiza tus tareas en Asana, por ejemplo, para dejar a la vista los trabajos importantes, incluidos sus plazos y colaboradores.

5. no trabajo para ti

Los compañeros de trabajo dominantes pueden llevar su comportamiento demasiado lejos, esperando que saltes cuando te llamen o aceptes trabajos adicionales de ellos. Esta es otra situación que necesita desesperadamente límites.

Antes de tomar medidas más serias, intente razonar con su colega a través de un correo electrónico bien elaborado. Debe ser cortés pero firme, ya que establece su pie de igualdad en el lugar de trabajo. Aquí hay algunas expresiones para probar:

• Lamento escuchar que su carga de trabajo es abrumadora. No podré ayudarlo debido a mis propias responsabilidades, pero si se comunica con su gerente, podría elaborar un plan más sostenible.
• Gracias por pensar en mí para este trabajo, pero se adapta mejor a otro departamento. Si tienen tiempo, podrían colaborar con usted.

6. Deja de hablar sobre la gente

La competencia en el lugar de trabajo es inevitable. Desafortunadamente, hace que los colegas se esfuercen por sobresalir, incluso si eso significa interrumpir las conversaciones para ofrecer sus propios pensamientos. Algunas personas también interrumpen inconscientemente y no se dan cuenta de que es molesto.

Hay formas diplomáticas de alentarlos a detener este comportamiento. Dado que pueden hacerlo para llamar la atención, apele a ese lado de ellos en su correo electrónico, mientras fomenta una mentalidad más de jugador de equipo.

Prueba algo como estas expresiones:

• A menudo aportas ideas valiosas. Se destaca su enfoque proactivo para encontrar soluciones. Cada miembro del personal es igualmente importante para la empresa y nos gusta escuchar la voz de todos en el lugar de trabajo.
• Se requiere esfuerzo de equipo para este proyecto, así como una comunicación clara. Para garantizar una colaboración fluida, cualquier persona que contribuya a la discusión debe tener las mismas oportunidades de hablar.

Si está tratando de administrar un proyecto de equipo con personas que tienden a hablar entre sí, puede establecer reglas básicas en un correo electrónico grupal. Encontrar consejos que mejoran la comunicación escrita y utilícelos para crear un ambiente amigable pero productivo.

7. Deja de enviarme mensajes de texto fuera del trabajo

¿Un compañero de trabajo o su jefe se comunica con usted en su tiempo libre? Este es un problema común que generalmente implica enviar mensajes de texto. Es especialmente incómodo cuando no estás tan familiarizado o quieren hablar de negocios mientras necesitas relajarte.

Si ignorar a estas personas no funciona, o van demasiado lejos, su mejor solución es enviarles un correo electrónico explicando su postura. El mensaje debe resaltar la importancia de los límites profesionales y, especialmente, de su tiempo libre.

Mira estas opciones y verás cómo puedes adaptarlas a tus necesidades:

• Tenga en cuenta que es posible que no esté disponible para hablar fuera del horario de atención debido a asuntos personales. Estoy feliz de discutir asuntos relacionados con el trabajo cuando estoy de vuelta en la oficina.
• A pesar de lo importante que es mi trabajo para mí, sufre si no aprovecho al máximo mi tiempo libre. Por lo tanto, espero que pueda apreciar mi necesidad de reservar las comunicaciones relacionadas con el trabajo para el horario de oficina.

8. no hables asi

Los compañeros de trabajo a menudo olvidan que están en un entorno profesional y pueden decir algo incorrecto o entablar conversaciones inapropiadas. Este comportamiento puede hacer que un espacio de trabajo sea muy incómodo, muy rápidamente.

Tienes que abordar esos problemas antes de que causen fricciones y se intensifiquen. Si no puede llevar a sus colegas a un lado en el acto, un correo electrónico rápido puede ser la solución.

Toma ideas de las siguientes expresiones:

• Si bien valoramos mucho la cooperación amistosa, hay temas de conversación que deben permanecer fuera del lugar de trabajo. Ayúdenos a mantener un ambiente pacífico y evite discutir (temas sensibles).
• Hoy temprano tuvo lugar una interacción que hizo que los miembros del personal se sintieran incómodos. Haga todo lo posible por mantener una actitud profesional y promover un trabajo en equipo amistoso.

Puede ser útil especificar lo que se dijo, para que su compañero de trabajo sepa exactamente qué evitar en el futuro. Además, considere compilar una página web o un documento que detalle los temas y comportamientos no deseados, que luego puede adjuntar o vincular en su correo electrónico.

Consejos generales para escribir correos electrónicos para resolver problemas en el lugar de trabajo

Los correos electrónicos pueden ser su mejor amigo cuando se trata de resolver situaciones difíciles en la oficina sin confrontar a los miembros del personal cara a cara.

Aquí hay algunos consejos adicionales para tener en cuenta que pueden hacer que el proceso sea más efectivo.

• Equilibre la negatividad del correo electrónico con puntos positivos para fomentar la mejora.
• Asegúrate de que tu lenguaje formal no oscurezca lo que intentas decir.
• Sea claro y conciso, invaluable cuando escribir correos electrónicos largos.
• Mantenga los correos electrónicos archivados para referencia futura en caso de que las cosas no mejoren.

Prepárese para enfrentar diferentes desafíos en el lugar de trabajo

Los equipos enfrentan problemas todo el tiempo, especialmente cuando están bajo estrés. Ya sea un entorno físico o digital, ya seas el jefe o un miembro del personal, vale la pena conocer las mejores formas de cambiar los hábitos para mejorar.

La diplomacia a través del correo electrónico es una buena estrategia siempre y cuando expreses las quejas de manera clara y profesional. Pero no pase por alto otros recursos como las herramientas digitales diseñadas para facilitar el trabajo en equipo.

5 herramientas para superar los desafíos de comunicación de equipos remotos

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