8 errores comunes de comunicación que se deben evitar en los equipos virtuales (y qué hacer en su lugar)

Habiendo cambiado la forma en que opera su organización, es vital que se tome el tiempo para fomentar una buena cultura de comunicación en su espacio de trabajo virtual. Eso se debe a que la forma en que solía interactuar con sus colegas en un entorno de oficina tradicional no se traduce necesariamente en el mundo virtual.

Por lo tanto, reescribir su libro de jugadas de comunicación es clave para el éxito en un equipo virtual, y una forma de lograrlo es sabiendo qué no hacer.

1. Uso del correo electrónico como su principal modo de comunicación

Aunque el correo electrónico todavía tiene un papel que desempeñar en el lugar de trabajo remoto de hoy, no debería ser su principal modo de comunicación. Puede perder rápidamente el rastro de los mensajes cuando están enterrados en su bandeja de entrada, lo que reduce la productividad.

Todavía puede usar el correo electrónico para comunicarse con clientes y clientes potenciales. Sin embargo, hay otros herramientas prácticas de comunicación que son más adecuados para enviar mensajes y colaborar con sus colegas remotos.

Herramientas de mensajería instantánea como Flojo son buenos para conversaciones rápidas de ida y vuelta y para crear canales para temas o proyectos específicos. También puede aprovechar las aplicaciones de mensajería como Girar para comunicarse de forma asíncrona, mientras que las herramientas de gestión de proyectos como Trello o ásana le permite crear, asignar y realizar un seguimiento de las tareas.

2. No planificar las diferencias de zona horaria

En un entorno de oficina tradicional, las personas suelen trabajar en el mismo espacio y durante las mismas horas de trabajo. Sin embargo, cuando tiene miembros del equipo virtual a través de diferentes zonas horarias, las cosas pueden complicarse a menos que lo planifiques.

Debe tener en cuenta las diferencias horarias y encontrar horas superpuestas para programar reuniones. Sin embargo, no es necesario que memorice las zonas horarias o las ubicaciones de sus colegas para lograrlo. Puede usar convertidores de zona horaria como Zona horaria.io o aplicaciones de calendario compartidas como Calendario para ayudar a programar y administrar los horarios de las reuniones. Esto le permite bloquear el tiempo que sea conveniente para todos.

3. Depender demasiado de la comunicación de solo texto

La comunicación de solo texto está desprovista de señales no verbales como el lenguaje corporal, el contacto visual y las expresiones faciales, que pueden conducir fácilmente a malas interpretaciones y conflictos. En un entorno virtual, es esencial utilizar varios medios de comunicación para transmitir su punto de vista, incluidas herramientas de videoconferencia como Google Meet o Zoom.

Teniendo en cuenta que es posible que no pueda reunirse físicamente, estas herramientas ofrecen la siguiente mejor opción al permitirle ver y escuchar a sus colegas. Además de crear conexiones más personales, las videollamadas también explican mejor las tareas complejas.

Sin embargo, no siempre puede participar en una videollamada, especialmente cuando trabaja con personas en otras zonas horarias. En ese caso, puede usar una herramienta de video asíncrono como Voodle para grabar y enviar mensajes de video.

4. Esperar que todos estén disponibles todo el tiempo

Como resultado de todas las herramientas de comunicación a nuestro alcance y la adopción de políticas de trabajo remoto, las líneas entre el trabajo y la vida personal son cada vez más borrosas. Esto ha dado lugar a la cultura de trabajo “siempre activa”: las expectativas poco realistas de que las personas deberían estar disponibles para responder mensajes relacionados con el trabajo o responder a las demandas laborales en todo momento.

Para evitar esto, es necesario establecer algunos límites. Esto incluye crear un horario de trabajo remoto personalizado, configurar su disponibilidad en las herramientas de comunicación de su lugar de trabajo y desactivar las notificaciones de mensajes no urgentes fuera del horario laboral.

5. No ser consciente de las diferencias culturales/religiosas

Debido a que el trabajo remoto te permite reclutar talento de varias partes del mundo, necesitas ser consciente de las diferencias culturales y religiosas que pueden afectar negativamente la comunicación y el equipo dinámica.

Por ejemplo, las personas de distintas culturas y religiones pueden observar días festivos específicos y es posible que no estén disponibles para trabajar o que tengan un horario laboral diferente durante estos períodos. Por lo tanto, es posible que deba realizar un seguimiento de estos días y ajustar los plazos o los planes de comunicación en consecuencia.

6. No crear espacio para conversaciones informales

En un entorno de trabajo desde casa, puede ser fácil pasar por alto la necesidad de interacción social entre colegas. Sin embargo, trabajo remoto soledad es una preocupación seria que puede disminuir la productividad y la satisfacción laboral.

Para combatir esto, debe encontrar formas de fomentar las conversaciones informales. Puede lograr esto creando oportunidades de enfriadores de agua virtuales. Por ejemplo, crear un grupo distinto para conversaciones informales en la herramienta de chat de su lugar de trabajo. Aquí es donde habla sobre temas no relacionados con el trabajo, como sus planes para el fin de semana, su programa favorito o pasatiempos.

Puede impulsar aún más el compromiso dentro de su equipo con estos ideas para tomar un cafe.

7. Tener demasiadas reuniones

Si bien es importante tener controles regulares con su equipo, no desea exagerar con las reuniones. La realidad es que algunas reuniones no valen la pena, e incluso pueden ser perjudiciales para su productividad.

Entonces, antes de programar otra reunión, pregúntese si es realmente necesario y si no hay otras formas de comunicar su mensaje. Cuando decida tener una reunión, intente asegurarse de que sea lo más productiva posible creando una agenda y compartiéndola con anticipación, manteniéndola breve y haciendo que solo asistan las personas necesarias.

Además, asigne a alguien para que documente adecuadamente las actas de las reuniones y guárdelas en una ubicación central donde todos puedan acceder a ellas. Esto ayudará a reducir la necesidad de reuniones futuras para discutir lo que sucedió en sesiones anteriores.

8. No reconocer los hitos y celebrar los éxitos

Reconocer y celebrar los éxitos de su equipo es esencial para aumentar la moral y el compromiso. Trabajar desde casa no es razón para pasar por alto esta actividad vital de formación de equipos.

Puede confiar en herramientas de reconocimiento de empleados como Bonus para celebrar los éxitos de su equipo y reconocer los logros individuales. También puede integrarlo en su espacio de trabajo de Slack, para que los miembros del equipo puedan dar y recibir felicitaciones más fácilmente.

Evite estos errores para mejorar la comunicación del equipo remoto

Si bien el entorno de trabajo remoto tiene sus desafíos, también ofrece muchas oportunidades de crecimiento y éxito. En su mayor parte, todavía estamos aprendiendo cómo navegar mejor por esta nueva forma de trabajar.

Conocer estos errores comunes puede ayudarlo a evitarlos y crear un entorno de trabajo remoto exitoso para usted y su equipo.

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