Cómo usar las aplicaciones de mensajería de su lugar de trabajo de manera más efectiva

Las aplicaciones de mensajería sin duda han cambiado la forma en que nos comunicamos en el lugar de trabajo, particularmente durante nuestra transición al trabajo remoto y lejos del correo electrónico, que ha sido la herramienta de comunicación de facto durante tanto largo.

A pesar de las numerosas funciones que aumentan la productividad que ofrecen muchas de estas aplicaciones, también podemos argumentar que tienden a hacer lo contrario.

¿Las aplicaciones de mensajería están acabando con su productividad? ¿O, tal vez, es cómo los usas? Profundicemos más.

5 formas diferentes en que las aplicaciones de mensajería en el lugar de trabajo pueden limitar su productividad

1. Sobrecarga de información

Como si sobrecarga de correo electrónico no era un problema lo suficientemente grande, ahora tiene que lidiar con el flujo constante de mensajes en sus aplicaciones de chat, que, en su mayor parte, se han convertido en las nuevas bandejas de entrada. Al igual que todos los correos electrónicos no deseados en su bandeja de entrada, no todos los mensajes en sus aplicaciones de chat merecen su atención.

Es probable que te hayas encontrado en un canal de Slack en el que no se suponía que debías estar o en uno repleto de demasiadas participantes, o tiene colegas discutiendo los últimos chismes de celebridades en un canal destinado a temas relacionados con el trabajo cuestiones.

El resultado es una sobrecarga de información, que puede ser tan debilitante como una bandeja de entrada de correo electrónico desbordada, lo que lleva a fatiga de decisiones, estrés y, en última instancia, reducción de la productividad.

2. Se pierde información vital

Uno de los efectos secundarios de la sobrecarga de información es que parte de la información vital se pierde en la confusión. Si no adopta los procesos correctos, la información relacionada con el trabajo puede quedar sepultada rápidamente bajo una pila de charlas informales o discusiones fuera de tema.

Terminas pasando la mayor parte de tu jornada laboral revisando un mar de mensajes de un canal o aplicación de comunicación a otro con la esperanza de encontrar la información crítica que necesitas. Esto puede ser un ejercicio inútil y un enorme pérdida de tiempo en el lugar de trabajo.

3. Demasiadas aplicaciones de comunicación

¿Qué herramienta de comunicación interna utiliza para comunicarse con sus colegas remotos? ¿Equipos de Microsoft? ¿Flojo? ¿Correo electrónico? WhatsApp?

¿Quizás una mezcla de todo lo anterior?

En su búsqueda de la aplicación de mensajería para el lugar de trabajo más nueva y repleta de funciones, es posible que haya instalado demasiadas, lo que puede convertirse rápidamente en una pesadilla de productividad.

Si salta constantemente de una aplicación a otra a lo largo del día, está perdiendo el tiempo y fragmentando su atención, lo que dificulta concentrarse en cualquier tarea.

Dicho esto, es posible que desee encontrar formas de evitar el uso excesivo de aplicaciones de comunicación y colaboración en su lugar de trabajo.

4. Estás "siempre activo"

La conectividad constante y las expectativas de estar disponible en todo momento para responder a los mensajes se han convertido en la norma en el lugar de trabajo actual. Sin embargo, esta cultura de estar siempre "encendido" y trabajar fuera de los límites de las horas de trabajo tradicionales puede tener varias consecuencias no deseadas.

Primero, trabajar más horas no necesariamente equivale a ser más productivo. De hecho, a menudo tiene el efecto contrario. Si se encuentra trabajando hasta bien entrada la noche o los fines de semana, es probable que se agote rápidamente, lo que reducirá la calidad y el rendimiento del trabajo.

Pero no se trata solo de su vida profesional, ya que su vida personal también puede comenzar a sufrir rápidamente. Hay poco tiempo para la relajación y el rejuvenecimiento cuando siempre está "activado", lo que genera problemas de salud física y mental.

5. Notificaciones interminables

En su búsqueda por estar más conectado con la esperanza de aumentar su productividad, es posible que sin darse cuenta se haya registrado para recibir un flujo interminable de notificaciones de sus aplicaciones de chat. A primera vista, esas pequeñas ventanas emergentes y abolladuras rojas pueden parecer inocuas, pero pueden convertirse rápidamente en una gran distracción, lo que lleva sin querer al cambio de contexto y reducción de la productividad.

A veces, solo ver esas ventanas emergentes rojas (incluso si no lee los mensajes) puede ser suficiente para que pierda la concentración y interrumpa su flujo.

Entonces, ¿qué puede hacer para evitar estas trampas de productividad?

Principales estrategias para lograr una comunicación productiva en el lugar de trabajo

1. Adopte la comunicación asíncrona

Poner demasiado énfasis en las respuestas inmediatas y la comunicación en tiempo real, especialmente cuando los miembros del equipo trabajan en diferentes zonas horarias, puede terminar haciendo más daño que bien.

En lugar de esperar (o peor aún, exigir) respuestas instantáneas, adopte comunicación asíncrona. Este estilo de comunicación le permite responder a los mensajes en su propio tiempo, lo que reduce las interrupciones y le permite concentrarse en tareas más importantes.

No siempre necesita agregar otra aplicación de comunicación a su arsenal cuando encuentra una nueva. A todos los miembros de su equipo les lleva tiempo acostumbrarse a una nueva herramienta, por lo que a menudo es mejor quedarse con lo que tiene, especialmente cuando ya ofrece las funciones que necesita.

En lugar de suscribirse a otra aplicación, tómese el tiempo para evaluar sus herramientas existentes para ver si puede integrarlas con las otras aplicaciones que está utilizando para optimizar su flujo de trabajo. De esta manera, no necesitará cambiar de aplicación con tanta frecuencia y podrá evitar la pérdida de productividad asociada.

3. Crear un wiki interno

Un wiki interno es un depósito central para el conocimiento y la información de su equipo. Es una excelente manera de mantener toda su información vital organizada y accesible en un solo lugar.

Un wiki puede ayudar a reducir la necesidad de una comunicación constante al facilitar que los miembros del equipo encuentren respuestas a sus preguntas. También puede aprovechar su wiki interno para crear un libro de jugadas de comunicación con su equipo para documentar las mejores prácticas y las pautas de toda la empresa.

Esto puede incluir cualquier cosa, desde cómo y cuándo usar herramientas específicas, hasta definir lo que considera comunicación "urgente" y el tiempo de respuesta ideal.

La forma en que usa sus herramientas de comunicación y colaboración puede afectar significativamente su productividad. Si las notificaciones lo interrumpen constantemente, intente personalizar su configuración para minimizar las distracciones.

Por ejemplo, puede deshabilitar las notificaciones para canales o conversaciones específicos, configurar horas de No molestar o incluso posponer las notificaciones por completo durante su tiempo de concentración programado. Al personalizar sus herramientas para que se adapten mejor a sus necesidades, puede recuperar el control de su productividad.

Además, si está utilizando Slack, puede agregar el Extensión @Must-Read a su espacio de trabajo para garantizar que los mensajes urgentes siempre se vean. Esta aplicación de Slack te permite marcar mensajes específicos como lecturas obligatorias, y los miembros del equipo tendrán todos sus mensajes críticos en un solo lote para evitar perder el tiempo desplazándose por el historial de chat.

Use sus aplicaciones de mensajería de la manera correcta para maximizar la productividad

Si bien las aplicaciones de chat pueden ser una excelente manera de aumentar la productividad, también pueden ser una distracción importante si no se usan correctamente. Podemos concluir que depende principalmente de cómo use estas herramientas.

Al seguir las estrategias anteriores, puede recuperar el control de su productividad y evitar esos escollos de productividad.

Cómo superar la sobrecarga de colaboración en su lugar de trabajo

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