Cómo agregar o eliminar una firma digital en archivos de Microsoft Office

Todos firmamos documentos para diversos fines, como cartas oficiales, contratos de arrendamiento de nuestro apartamento, documentos de proyectos para compartir con colaboradores y solicitudes de préstamos.

Sin embargo, es más simple y, a menudo, más seguro poner sus firmas en los documentos si se hacen digitalmente. Los archivos de Microsoft Office como Word, Excel y PowerPoint le permiten agregar firmas digitales fácilmente. Veamos cómo se hace.

¿Qué es una firma digital y por qué agregar una?

Una firma digital es un tipo de firma electrónica que se utiliza para validar la autenticidad e integridad de la información digital, como correos electrónicos, transacciones con tarjetas de crédito y documentos. Los archivos de Microsoft Word y Excel se pueden firmar digitalmente y hay muchas formas de firmar archivos PDF también.

Si está firmando digitalmente un documento, confirmará que la información en el documento se originó en usted y no se modificó desde que lo firmó. Es como una huella digital virtual o una representación electrónica de su firma manuscrita.

Aunque hay muchos Aplicaciones para firmar documentos en línea., Microsoft Office le permite crear firmas digitales en archivos de Word, Excel y PowerPoint. No necesita tomar una copia impresa de un documento, firmar con un bolígrafo y luego escanearlo y enviarlo. Simplemente puede crear una firma digital en un archivo de Office y enviarla por correo electrónico.

Agregar una firma digital ayuda a que el documento sea auténtico y oficial. También asegura el no repudio, lo que significa que prueba a todas las partes el origen del contenido firmado.

Además, según Microsoft, las firmas en archivos de Microsoft Word, Microsoft Excel o Microsoft PowerPoint, que están sellados por un servidor seguro de sellado de tiempo, bajo ciertas circunstancias, tienen la validez de un notarización

Cómo hacer oficial una firma digital

Necesitas tener un certificado de firma digital para confirmar tu identidad y hacerlo oficial. Cuando envía un archivo de Microsoft Office firmado digitalmente, el certificado digital se incluye junto con una clave pública.

Los certificados digitales son emitidos por una autoridad de certificación (CA). Un certificado suele ser válido durante un año, después del cual el firmante debe renovar u obtener un nuevo certificado de firma para establecer la identidad.

Si no desea comprar un certificado o necesita firmar el documento de inmediato, también puede crear su certificado. En Windows, el proceso para crear su certificado depende de la versión de Windows que esté usando: Windows 10, 8, 7, Vista o XP.

Para obtener más información sobre los servicios de certificados digitales o instrucciones sobre cómo crear su certificado, visite esta página de soporte de Microsoft.

Cómo agregar una firma digital a un archivo de Microsoft Office

Puede agregar firmas digitales a archivos de Word, Excel y PowerPoint. Para agregar una firma digital, debe tener un archivo de documento abierto de Word o una hoja de Excel. El proceso para Word y Excel es similar, así que exploremos cómo agregar una firma digital en un archivo de Word.

1. En el archivo de Word abierto, por ejemplo, al final donde está firmando un documento, coloque el puntero donde desea crear una firma digital.
2. Clickea en el Insertar pestaña. La lista de líneas de firma estará en el grupo de texto en la parte superior derecha.
3. Hacer clic Firma de Microsoft Office Línea. Se abre una pestaña de configuración de firma para que la complete con algunos campos.
4. Agregue información relevante en el cuadro de diálogo Configuración de firma: Firmante sugerido: (este sería tu nombre), Título del firmante: (su designación), y Dirección de correo electrónico del firmante: (tu dirección de correo electrónico si quieres darla).
5. De acuerdo con las instrucciones para el firmante, habrá una instrucción predeterminada: Antes de firmar este documento, verifique que el contenido que está firmando sea correcto. Esta instrucción se puede cambiar y debajo habrá dos opciones que puede configurar marcando la casilla casillas de verificación: permitir que el firmante agregue comentarios en el cuadro de diálogo Firmar y mostrar la fecha de la firma en la firma línea.
6. Después de completar sus datos, haga clic en OK. Ahora podrá ver una línea de firma con su nombre y título debajo.

Ahora veamos cómo agregar una firma en la línea de firma.

1. Botón derecho del ratón la línea de la firma en el archivo. Luego seleccione Firmar del menú.
2. Puede agregar su firma de las siguientes tres maneras:
   • Si desea agregar un letrero suyo impreso, simplemente escriba su nombre cerca del X símbolo.
   • Si tiene una imagen de su firma, haga clic en el Seleccione la imagen de la firma pestaña y haga clic Seleccionar imagen—Se abrirá el Explorador de archivos y podrá agregar la imagen de su firma navegando a través de su computadora.
   • En tercer lugar, si tiene una tableta, también puede agregar una firma manuscrita firmando junto a X en la línea de la firma.
3. También puede agregar detalles sobre el firmante (que sería usted), como su función y la dirección del lugar de producción, haciendo clic en el Detalles botón.
4. Luego, al final, haga clic en Firmar en el fondo.
5. Recibirá un aviso de confirmación de firma. Luego, su firma aparecerá en la línea de firma de su documento. Ahora puedes enviar tu documento firmado digitalmente.

Cómo quitar una firma digital

Eliminar una firma digital es cuestión de un par de clics.

1. Abra el archivo de Microsoft Word o Excel con una firma digital.
2. Haga clic derecho en el Línea de la firma.
3. Hacer clic Eliminar firma. Aparecerá un mensaje pidiéndole que confirme la eliminación de la firma.

Su firma digital se eliminará del documento. La edición del documento también eliminará las firmas del mismo.

Cómo agregar o eliminar una firma digital invisible

A diferencia de una firma visible, una firma digital invisible no agrega marcas ni texto dentro del documento. Más bien, una firma invisible agrega solo metadatos al archivo del documento para garantizar la autenticidad del documento sin alterar su contenido.

Puede agregar una firma digital invisible a un archivo de Microsoft Office con los siguientes pasos:

1. Abra el documento de Word, Excel o PowerPoint y haga clic en Expediente. los Información se abrirá la sección.
2. Seleccione Proteger documento.
3. Luego, en el menú desplegable, seleccione Agregar una firma digital.
4. Se abrirá el cuadro de firma digital. Escriba el propósito de firmar el documento en el cuadro de diálogo.
5. Luego haga clic Firmar.
6. los Información La sección mostrará que el documento ha sido firmado y marcado como final.

Una vez que un archivo se firma digitalmente, se convertirá en un documento de solo lectura para evitar más cambios.

También es fácil eliminar una firma digital invisible.

1. Abra el archivo con la firma digital invisible. Verá dos mensajes en la parte superior: uno que indica que el documento está marcado como final y el segundo que indica que el documento contiene firmas válidas.
2. En el segundo firmas línea de mensaje, haga clic en Ver firmas. los firmas se abrirá un panel en el lado derecho del documento.
3. Haga clic en el flecha junto al nombre de la firma.
4. Luego haga clic Eliminar firma del menú desplegable.
5. Finalmente, haga clic en sí en el mensaje que aparece. Y su firma digital invisible será eliminada.

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