Cómo mantener un programa de respaldo efectivo (y por qué debería hacerlo)

Cualquiera corre el riesgo de perder irremediablemente archivos y carpetas importantes si no realiza una copia de seguridad de sus datos. Para las personas, la pérdida de fotos, archivos de video y documentos podría generar frustraciones, inconvenientes e incluso la bancarrota.

Sin embargo, la angustia de perder datos se puede evitar desarrollando y manteniendo una estrategia de programación completa. El objetivo principal de la programación de copias de seguridad es establecer marcos de tiempo para realizar copias de seguridad de datos, bases de datos o sistemas completos.

Entonces, ¿por qué necesita copias de seguridad de datos? ¿Y cómo puede mantener efectivamente un cronograma para sus copias de seguridad?

Por qué necesita hacer una copia de seguridad de sus datos

Considere las amenazas a los datos confidenciales, desde fallas de hardware hasta PC robadas y ransomware. La pérdida de datos puede interrumpir la productividad y paralizar las empresas. Estas son las principales razones para mantener copias de seguridad de datos.

Evitar la pérdida de datos

La razón más obvia para la copia de seguridad de datos es guardar archivos cruciales en caso de pérdida de datos. La falla del disco duro y los bloqueos del sistema no son infrecuentes.

Para las personas, las copias de seguridad son especialmente importantes para recuperar datos de un sistema operativo (SO) dañado. Algunos sistemas operativos fallan debido a una asignación de espacio de memoria incorrecta, corrupción de software o múltiples errores de aplicaciones que se acumulan con el tiempo. Tener copias de seguridad le permite recuperar archivos específicos o todo el sistema rápidamente.

Continuidad del negocio

Muchos propietarios de pequeñas empresas confían en las computadoras para ejecutar operaciones críticas como recursos humanos, finanzas y marketing. Si dichos propietarios no hacen una copia de seguridad de los archivos que contienen información crucial, corren el riesgo de dañar sus negocios, posiblemente hasta el punto de cerrar las puertas para siempre.

La pérdida de datos puede ocurrir debido a errores humanos, robos físicos e incluso fallas de hardware debido a ataques de ransomware. Las copias de seguridad le permiten reanudar la productividad rápidamente en caso de pérdida de datos.

Ventaja competitiva

Las filtraciones de datos afectan las relaciones con las partes interesadas y reducen la confianza en la propia empresa. Los clientes, empleados, accionistas e inversores confían en las empresas para que conserven gran cantidad de datos sobre ellos. Tener copias de seguridad de datos confiables y seguras hace que las personas quieran trabajar con usted.

Tener un plan de respaldo sólido significa que su puerta permanece abierta para las partes interesadas que alguna vez fueron parte de empresas competidoras que no pudieron sobrevivir a un evento disruptivo como una violación de datos.

Auditorías, Impuestos y Archivos

Los empresarios están obligados a informar y reproducir los datos reglamentarios a efectos fiscales. Al hacer una copia de seguridad de la información financiera y reglamentaria, podrá mostrar sus libros a los auditores y las autoridades fiscales incluso después de la pérdida de datos.

Una de las razones principales de las copias de seguridad de datos es tener un archivo seguro de su información crucial. Dependiendo de su profesión, es posible que deba mantener registros durante muchos años. Por ejemplo, mantener registros precisos podría hacerte muy popular entre las personas en los sectores de atención médica, legal y financiero.

Evite el trabajo adicional

La copia de seguridad de datos evita rehacer tareas después de la pérdida de datos. Ya sea que esté recreando hojas de cálculo o configurando sistemas nuevamente, tendrá mucho trabajo por hacer una vez que se pierdan los datos.

Mientras puedas reparar un disco duro muerto para recuperar datos, no hay garantía de que el proceso sea exitoso. Tenga en cuenta que tendrá que rehacer todo en caso de pérdidas masivas, y pocos pueden sobrevivir a eso.

Consejos sobre el mantenimiento de copias de seguridad

Perder horas de trabajo debido a una falla del sistema u otro desastre es algo que puede evitar al establecer y mantener copias de seguridad. Aquí hay una lista de cosas que puede hacer para mantener sus datos en buen estado.

cifrar todo

No desea que se filtren datos confidenciales, como registros de empleados e información de clientes, si su red o proveedor de la nube es pirateado.

los proveedores de almacenamiento en la nube más seguros ofrecer algún tipo de encriptación para garantizar que los datos que salen de su computadora estén encriptados. De esa manera, incluso si los atacantes obtienen acceso a sus datos, no pueden descifrarlos sin sus claves.

Programe copias de seguridad frecuentes

Recuerde que corre el riesgo de perder los datos ingresados ​​o modificados desde la última copia de seguridad. Al implementar copias de seguridad frecuentes y periódicas, puede evitar la pérdida de grandes cantidades de datos en caso de desastre. Para asegurarse de que no se pierda la copia de seguridad de sus datos, considere la posibilidad de automatizar el proceso de copias de seguridad, especialmente si utiliza un servicio en la nube.

Cada copia de seguridad requiere algún tipo de medio de copia de seguridad. Por ejemplo, las copias de seguridad en disco usan discos, las copias de seguridad en cinta usan cintas y las copias de seguridad en la nube usan discos para el almacenamiento en caché. Sin embargo, los medios de almacenamiento no duran para siempre, por lo que es crucial tener reglas que definan la expectativa de vida de sus cintas y discos de respaldo.

Desconecte las copias de seguridad físicas

Esto es importante para luchar contra el ransomware (aunque no es infalible). Si usted hacer una copia de seguridad de su información usando un dispositivo externo, debe desconectarlo después de cada copia de seguridad. Esto se debe a que, si los ciberdelincuentes infectan su sistema principal y la unidad externa aún está conectada, también pueden cifrarla, haciéndola totalmente ineficaz. Al menos al almacenar sus datos en otro lugar, se asegura de que otra copia se mantenga alejada de una posible infección de ransomware.

Organice y etiquete de manera consistente

Si realiza una copia de seguridad de los datos utilizando varios dispositivos, querrá saber qué archivo es de qué hardware. Por eso es importante organizar sus copias de seguridad de manera que pueda encontrarlas fácilmente en cualquier momento que las necesite. Si está trabajando con un equipo y usa proveedores de almacenamiento en la nube gratis como Dropbox y Google Drive, sería mejor tener un estándar consistente para organizar y nombrar en todo el sistema.

Copias de seguridad de prueba

Las copias de seguridad pueden fallar. Los errores de configuración pueden impedir que se realice una copia de seguridad de los datos vitales o incluso que se recuperen. Cada minuto que sus datos están inaccesibles puede costarle dinero, lo cual es una buena razón para programar pruebas de copia de seguridad periódicas.

Un ejercicio periódico de recuperación ante desastres para las personas consiste en hacer una copia de seguridad y volver a cargarla en una computadora para garantizar que funcione. Si utiliza un administrador de terceros para almacenar sus datos, asegúrese de que el contrato requiera que el administrador pruebe la legibilidad de las copias de seguridad de datos.

¿Cuándo es el mejor momento para hacer copias de seguridad periódicas?

La copia de seguridad de datos no es algo que se hace una vez al año y se olvida. Para obtener los mejores resultados, realice copias de seguridad de manera constante y regular para minimizar la cantidad de datos que se pierden entre las copias de seguridad. Cuanto más se tarde en hacer una copia de seguridad de las copias, mayor será el riesgo de pérdida de datos al recuperarse de ellos.

Los períodos de tiempo de la copia de seguridad dependen del dispositivo del que esté realizando la copia de seguridad, ya sea personal o corporativo, y la hora del día para realizar las copias de seguridad.

Si usa su computadora con frecuencia (es decir, pasa más de 10 horas a la semana en su PC), debe hacer una copia de seguridad de sus datos semanalmente. Los usuarios de PC ocasionales (aquellos que pasan cinco horas o menos) deben recuperar los datos de manera similar al menos una vez a la semana. Sin embargo, si posee una tienda de comercio electrónico, sería ideal realizar copias de seguridad diarias.

Para las organizaciones, el momento ideal para ejecutar los datos es fuera del horario laboral, ya que suele ser el momento en que menos personas utilizan los datos. Si necesita una ventana de respaldo más grande, alrededor de las 7:00 p. m. es un buen momento para comenzar.

Otros marcos de tiempo ideales para realizar una copia de seguridad de los datos incluyen cuando no se están ejecutando otras copias de seguridad y cuando hay menos uso de memoria y disco.

¿Cómo cumplir con un horario que consume mucho tiempo?

Una vez que haya decidido los tiempos, puede elegir la mejor manera de ejecutar copias de seguridad de datos. Por ejemplo, la automatización podría ser una opción ideal cuando se trata de copias de seguridad grandes y frecuentes.

También sería mejor considerar qué datos necesitan copia de seguridad y cuáles no. Hacer una copia de seguridad de todos los archivos todo el tiempo puede no ser una buena idea. Esto no significa que no deba hacer una copia de seguridad de todo, pero debe priorizar la copia de seguridad de archivos cruciales y carpetas que se modifican con frecuencia.

Los archivos confidenciales como contratos comerciales, datos financieros e información de identificación personal deben priorizarse y respaldarse en consecuencia. Para ahorrar tiempo y espacio en el servidor, puede ignorar datos menos importantes (como capturas de pantalla ya cargadas en la web).

Si está trabajando con un gran equipo, su estrategia de respaldo también debe incluir quién está a cargo de realizar los respaldos. También deberá nombrar a las personas responsables de monitorear el éxito de las copias de seguridad.

Haga una copia de seguridad de sus datos para evitar la pérdida de datos

Hacer una copia de seguridad de todos sus datos es una de las mejores maneras de evitar la pérdida de datos. Las copias de seguridad pueden protegerlo de la eliminación accidental o deliberada de datos, fallas en el disco duro y ataques de ransomware.

Las copias de seguridad brindan seguridad para los datos confidenciales personales y de la organización y le ofrecen tranquilidad a usted y a sus clientes. Como regla general, haga una copia de seguridad de todo lo que considere importante con regularidad y tan pronto como sea posible.

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