Cómo dominar la función IF en Google Sheets

Las declaraciones IF pueden ser un poco intimidantes, pero son una de las funciones más útiles en los programas de hojas de cálculo. Le permiten realizar cálculos en función de si sus datos sin procesar cumplen o no ciertas condiciones. La función IF se puede combinar con muchas otras funciones para crear fórmulas que también se ajusten a sus requisitos exactos.

Eso está muy bien una vez que sabes lo que estás haciendo, pero a veces el proceso de aprendizaje puede ser el verdadero desafío. Por suerte para ti, tenemos todo lo que necesitas aquí en este artículo para dominar los conceptos básicos de la función IF en Hojas de cálculo de Google.

¿Qué hace la función SI?

La variante de Google Sheets funciona de manera similar a Funciones SI de Microsoft Excel. Básicamente, calcula en función de si un valor de un rango se devuelve como VERDADERO o FALSO para criterios específicos.

Por ejemplo, podría usar una función IF para poner "Aprobado" en una celda si una persona obtuvo una calificación superior a cierta. Como en, es VERDADERO que la calificación está por encima del porcentaje especificado.

Echemos un vistazo a cómo funciona la sintaxis, luego nos sumergiremos en exactamente cómo hacer el ejemplo anterior y algunos otros. Los ejemplos se simplificarán para que sean fáciles de seguir. Pero puede aplicar las mismas ideas a hojas de cálculo mucho más grandes y complejas.

Sintaxis de la función IF de Hojas de cálculo de Google

La sintaxis de una función en un programa de hoja de cálculo como Google Sheets es la base de su funcionamiento. Podría pensar en ello como una expresión algebraica antes de agregar los valores.

La sintaxis de la función IF de Google Sheets es la siguiente:

SI(expresión_lógica, valor_si_verdadero, valor_si_falso)

Esto es lo que significa cada parte de la sintaxis:

• SI le dice a Google Sheets qué función desea usar.
• expresión_lógica es la condición con la que desea que la función IF verifique. Debe poder devolver una declaración VERDADERA o FALSA.
• Valor_si_verdadero es el valor que se devolverá si se cumple la condición de la expresión lógica.
• Valor_si_falso es un parámetro opcional que le dice a Google Sheets qué valor devolver si no se cumple la condición. Si no se especifica ningún valor, devolverá FALSO.

Ejemplo 1: Creación de una fórmula simple con la función IF en Hojas de cálculo de Google

La forma más sencilla de utilizar la función SI es por sí sola con valores numéricos. Entonces, primero veamos un ejemplo de este tipo. Supongamos que somos el gerente de un almacén y hemos tenido que capacitar a nuestro personal en un nuevo programa de seguridad en el lugar de trabajo que los empleados deben aprobar legalmente para continuar trabajando.

Teniendo en cuenta el conjunto de datos a continuación, donde una calificación de aprobación sería 50/100, podríamos usar la fórmula:

=SI(B2>=50,"Aprobado","Reprobado")

Luego, solo tendría que hacer clic y arrastrar el pequeño cuadro azul en la esquina derecha sobre el resto de la columna para aplicar la fórmula a todas las celdas. Así es como se aplica la fórmula dentro de la sintaxis.

B2>=50, es la expresión_lógica para mostrar la condición que se debe cumplir. Como >= es el operador en Hojas de cálculo de Google para mayor o igual que, la expresión lógica en términos simples es: Si B2 es mayor o igual que 50.

"Contraseña errónea" le dice a Google Sheets qué devolver si logical_expression es VERDADERO o FALSO, respectivamente. En este ejemplo, cualquiera que tenga una nota de examen mayor o igual a 50 tiene Pasar junto a su nombre. Los que están por debajo de 50 tienen Fallar.

Ejemplo 2: Funciones IF anidadas en Hojas de cálculo de Google

Las funciones IF anidadas son aquellas que realizan una segunda función IF dentro de la misma fórmula. Básicamente, solicitan una segunda condición si la primera devuelve una declaración FALSA.

Echemos un vistazo al mismo conjunto de datos que antes para entender esto. Esta vez, estamos verificando si los empleados son elegibles para otra oportunidad en la prueba. Todos los que aprobaron no necesitan volver a tomar la prueba, y aquellos que obtuvieron menos del 40% deben hacer un entrenamiento adicional primero.

Como puede ver, a pesar de que Pete T falló la prueba, todavía tiene No debajo de la columna de reentrenamiento ya que su nota estaba por debajo del 40% mínimo para volver a tomar la prueba. John W, por otro lado, recibe una sí valor.

Echemos un vistazo bajo el capó de la fórmula de nuevo:

• B2>=50 es lo mismo que antes y es la expresión_lógica de la función IF "nido"
• "No" es el valor a devolver si se cumple la condición. Es decir, aquellos con una nota mayor o igual a 50 no tienen que repetir la prueba.
• SI(B2<40, es el valor_si_falso para la primera función if. Le dice a Google Sheets que realice una segunda función si el valor no es mayor o igual a 50. Ahora comprueba si el valor es inferior a 40.
• "No si" son los valor_si_verdadero y valor_si_falso para la función SI anidada.

Aquí hay un diagrama de flujo de cómo funciona este cálculo para aquellos de ustedes que todavía están un poco confundidos.

Ejemplo 3: Combinación de la función IF con otras funciones

Hay muchas formas de usar la función IF con otros para crear fórmulas específicas para sus necesidades. Una de las más comunes es la función AND. Hacer esto le permitirá comprobar varios criterios antes de devolver un resultado.

Usaremos los mismos datos nuevamente, pero esta vez debe elegir a una persona para despedir. Digamos que tiene que ser la persona que reprobó el examen Y no es elegible para volver a tomar el examen.

Podríamos usar la siguiente combinación de las funciones AND e IF para determinar esto.

=SI(Y(D2="No",C2="Fallo"),"Sí","No")

El resultado sería despedir a Pete T.

Analicemos cómo funcionó la fórmula: la función AND está anidada dentro de la función IF y funciona como expresión_lógica. El resto de la función funciona igual que las otras funciones IF que ya hemos discutido. Entonces, la fórmula dice, SI D2 = "No" Y C2 = "Falla" son VERDADEROS, muestra "Sí" si el resultado es FALSO devuelve "No"

También hay muchas otras funciones IF que funcionan con una función secundaria, como CONTAR.SI en Hojas de cálculo de Google. Esas funciones deberían ser fáciles de conquistar una vez que entiendas las funciones estándar de IF.

Funciones SI 101

Las funciones IF realmente pueden mejorar su juego de hoja de cálculo y funcionar bien dentro de otras funciones. Ahora que ha seguido nuestros ejemplos, le recomendamos que dedique un tiempo a practicar lo que ha aprendido. Vea si puede encontrar algunas de sus propias combinaciones de expresión_lógica y valor_si_verdadero en algunas de sus propias hojas de trabajo.

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