Cómo usar el bloqueo de tiempo para limitar los correos electrónicos y mensajes que distraen

La comunicación efectiva es importante en el lugar de trabajo, pero a veces puede convertirse en una distracción cuando intentas concentrarte. Es fácil pensar que debemos dar a cada correo electrónico o mensaje una respuesta inmediata, lo que a veces se convierte en una conversación completa para la que realmente no tienes tiempo.

En este artículo, lo guiaremos a través de cómo puede bloquear el tiempo de su comunicación para ayudarlo a mantenerse enfocado en la tarea en cuestión.

1. Tiempo de bloqueo de su bandeja de entrada

Si hace clic constantemente en su bandeja de entrada cada vez que recibe un correo electrónico, no hará mucho. No solo le quita tiempo a la tarea en cuestión para leer y posiblemente responder el correo electrónico, sino que también le toma tiempo reenfocarse.

Es posible que desee probar el bloqueo de tiempo.

La idea detrás del bloqueo de tiempo de su bandeja de entrada es solo revisar sus correos electrónicos dentro de los espacios de tiempo dedicados durante todo el día. De esa manera, puede concentrarse en la tarea en cuestión durante un período prolongado con interrupciones mínimas.

Si bien es posible que aún desee echar un vistazo al remitente y la línea de asunto en la notificación para no perderse nada importante, no está tomando medidas y saltando a su bandeja de entrada de inmediato. Su mente permanece en la tarea que tiene entre manos porque sabe que llegará al correo electrónico más tarde, a menos, por supuesto, que sea urgente y necesite prestarle atención.

A medida que te acostumbres a la rutina de no abrir y responder de inmediato, tus clientes o compañeros de trabajo también se acostumbrarán. De hecho, incluso puede dar mejores respuestas, ya que su atención se centrará en la comunicación y no en volver al elemento en el que está trabajando.

Como sugerencia, puede comenzar cada visita a su bandeja de entrada revisando primero los mensajes más antiguos. Cualquier cosa que sea basura o chatarra, trátela de inmediato. Si no requiere una respuesta, anote cualquier elemento de acción y archívelo.

Si el remitente solo necesita una respuesta rápida, también puede responderle mientras está allí, pero si necesita una respuesta que llevará más tiempo que el tiempo que ha reservado, marque el correo electrónico o cree un recordatorio para volver a él luego. Un objetivo a tener en cuenta es mantenga su bandeja de entrada a cero mensajes no leídos y evite tratar con el mismo correo electrónico dos veces.

Al bloquear el tiempo en su bandeja de entrada, también querrá considerar el tiempo y la frecuencia. Esto variará de una persona a otra según el volumen de correo electrónico, el rol que tengan y su horario.

2. Tiempo de bloqueo de su bandeja de salida

Para los correos electrónicos que necesitan una respuesta más larga, o aquellos que necesita enviar usted mismo, reserve tiempo para hacerlo en lugar de gastar una buena parte de su tiempo productivo en su bandeja de salida. Se necesita un poco de práctica, pero si estás precisa en sus correos electrónicos, también pasará menos tiempo escribiéndolos.

Comience cada sesión de bandeja de salida abordando los mensajes más importantes y, una vez que se acabe el tiempo, concéntrese en sus otras tareas. El hecho de que pueda responder a alguien de inmediato no significa que siempre tenga que hacerlo. Por supuesto, hay excepciones, pero se suma romper su enfoque para responder a mensajes no urgentes.

También está la consideración de si el mensaje incluso requiere una respuesta. Es fácil sentirse obligado a responder, pero si el remitente realmente no te está pidiendo nada o no requiere tu aporte, un simple agradecimiento puede ser suficiente dependiendo de quién lo envió.

Si responde o no a cada correo electrónico que recibe es una cuestión de etiqueta en el lugar de trabajo y su relación con el remitente. Algunas personas preferirían no recibir respuesta que abrir un mensaje de agradecimiento de dos palabras, otras pueden apreciar la nota.

3. Poner sus mensajes en tiempo de espera

Los mensajes no toman tanto tiempo como los correos electrónicos para leer y responder, especialmente porque es más aceptable responder con una palabra o un emoji estratégico o incluso un gif. Sin embargo, se suman.

Poner a su mensajero en un horario puede ayudar a limitar las interrupciones. El bloqueo de tiempo de sus mensajes es un poco diferente a sus correos electrónicos porque no es algo a lo que le tome mucho tiempo responder. En su lugar, es posible que desee bloquear el tiempo para concentrarse en sus tareas y dejar que sus mensajes entrantes esperen hasta que finalice la sesión.

Si usa Slack, podría mostrar que está enfocado en usando un estado de Slack en lugar de posponer si aún desea estar atento a las notificaciones. Sin embargo, si termina usando la repetición, las personas pueden enviar el mensaje de todos modos para informarle que es urgente.

Si está enviando mensajes a su compañero de trabajo y encuentra que la conversación se prolonga, es posible que desee invitar a su compañero de trabajo a que lo llame para aclararlo, ya que hablar por teléfono puede ser más rápido.

4. Establecer límites para las comunicaciones electrónicas

En primer lugar, no es el recordatorio favorito de todos, pero notará un aumento en productividad si ahorra revisar sus mensajes personales hasta que se tome un descanso o tenga algún falta del tiempo.

Tanto los teléfonos Apple como los Android tienen configuraciones de enfoque altamente personalizables que pueden ayudarlo con esto, lo que le permite silenciar ciertas aplicaciones cuando activa No molestar. De esta manera, puede silenciar las aplicaciones y los mensajes de texto que pueden distraerlo, pero mantener las llamadas si alguien necesita comunicarse con usted.

También puede encontrar configuraciones similares en su computadora. por ejemplo, el Notificaciones panel en iOS Preferencias del Sistema le permite programar no molestar y activar y desactivar aplicaciones.

Por supuesto, algunas personas y situaciones requerirán su atención inmediata, pero ciertas cosas pueden esperar hasta que termine su sesión de productividad para que las aborde. Esto variará de persona a persona, pero trata de crear tu propio conjunto de reglas sobre a quién y qué permitirás que rompa tu enfoque.

Limite sus distracciones

Con la cantidad de correos electrónicos y notificaciones que recibe en un día, es fácil distraerse cuando intenta concentrarse. Si encuentra que esto es común, pruebe uno o más de estos consejos para ver qué funciona para usted.

Los 4 mejores consejos para reducir la sobrecarga de correo electrónico

Leer siguiente

Sobre el Autor