Las 6 mejores herramientas para superar las pérdidas de tiempo comunes en el lugar de trabajo

Algunas irregularidades ocasionales durante su jornada laboral son inevitables. Pero, si estas distracciones se convierten en hábitos constantes, pueden dañar la calidad de su trabajo y productividad.

Si bien algunos asesinos de la productividad son evidentes, otros se disfrazan de tareas necesarias. Si no tiene cuidado, estos derrochadores de tiempo pueden colarse fácilmente en su día y desperdiciar horas. Reconocer estas actividades y usar las herramientas adecuadas para contrarrestarlas puede ayudarlo a recuperar el control de su tiempo.

1. Pico para reducir la sobrecarga de correo electrónico

Leer y responder correos electrónicos es una de esas actividades laborales que pueden parecer inocuas, pero que pueden consumir rápidamente su tiempo si no se gestionan correctamente. Sobrecarga de correo electrónico puede deberse a varios factores, como una bandeja de entrada desbordada, falta de organización o no utilizar las herramientas de comunicación interna adecuadas. Si no se controla, la sobrecarga de correo electrónico también puede convertirse en una fuente importante de estrés y ansiedad.

Ingrese a Spike, una herramienta de correo electrónico colaborativo fácil de usar pero robusta que puede ayudarlo a obtener una maneje su bandeja de entrada desbordada y aumente su productividad. Para empezar, Spike le permite unificar todas sus cuentas de correo electrónico en un solo lugar, para que pueda administrar fácilmente todos sus mensajes desde el mismo tablero. También proporciona una gran cantidad de funciones para ayudarlo a organizar y priorizar sus correos electrónicos, como Buzón de prioridad, que separa los mensajes importantes de los correos electrónicos no prioritarios, lo que le permite concentrarse en su comunicación más importante.

Además, tienes control total sobre tus notificaciones por correo electrónico. También puede aprovechar las funciones de repetición y recordatorio de Spike para reservar tiempo para leer y responder. a los correos electrónicos (hacer un lote de su actividad de correo electrónico), en lugar de dejar que desperdicien las horas productivas de su dia de trabajo

Descargar: Espiga para Androide|iOS | ventanas | Mac OS (Cuentas premium gratuitas disponibles)

Un resumen de las pérdidas de tiempo más comunes en el lugar de trabajo no estaría completo sin mencionar las redes sociales. El encanto de consultar Facebook, Twitter o TikTok puede ser difícil de resistir, pero estas actividades pueden consumir rápidamente su jornada laboral sin que se dé cuenta de cuánto tiempo ha perdido.

Si tiene dificultades para mantenerse concentrado en el trabajo, Unpluq es una herramienta que puede ayudarlo a superar las aplicaciones que lo distraen al dificultar su uso. Todo lo que necesita hacer es agregar la aplicación que desea bloquear y seleccionar su barrera de distracción, por ejemplo, escanear un código QR, agitar su teléfono durante 5 segundos o tocar 7 botones. También puedes personalizar los niveles de dificultad de estas barreras.

Unpluq bloqueará todas las notificaciones de la aplicación y evitará que la abras hasta que se acabe el tiempo establecido o realices conscientemente la barrera de distracción. El objetivo es ayudarlo a romper el hábito de desplazarse sin pensar por sus redes sociales y, en cambio, concentrarse en su trabajo.

Descargar: Desconectar para Androide (Gratis, ofertas en compras)

3. IFTTT para automatizar tareas repetitivas

Al igual que su actividad de correo electrónico, las tareas repetitivas pueden convertirse en los lobos con piel de cordero de su jornada laboral, escabulléndose y devorando su tiempo sin que se dé cuenta. Repetir las mismas tareas puede ser una fuente importante de pérdida de tiempo y aburrimiento en el lugar de trabajo, especialmente si puede automatizar estos procesos para usar su tiempo y habilidades en tareas de alto valor.

IFTTT es una plataforma que le permite conectar diferentes aplicaciones y dispositivos para crear "recetas" que automatizan tareas. No necesitas ser programador para usar IFTTT; todo lo que necesitas es un comprensión básica de la creación de una receta.

Por ejemplo, puedes usarlo para publicar automáticamente recordatorios diarios en su canal de Slack o agregar tareas completadas de Asana a una hoja de cálculo de Google, en lugar de tener que hacerlo manualmente. Puede usar una de las varias recetas ya creadas o crear la suya propia según sus necesidades específicas.

Esta herramienta automatiza de manera efectiva las tareas mundanas y repetitivas que, de otro modo, consumirían su tiempo y energía.

Descargar: IFTTT para Androide | iOS (Versión premium gratuita disponible)

4. Yac para reducir el tiempo dedicado a las reuniones

Las reuniones pueden ser una parte esencial del lugar de trabajo, pero también pueden convertirse rápidamente en una pérdida de tiempo si no las administra bien. Los trabajadores remotos se ven particularmente afectados por las reuniones innecesarias, ya que se han convertido en una forma común para que los equipos se mantengan informados.

Uno de los principales problemas con las reuniones, particularmente en lugares de trabajo remotos con equipos repartidos por todo el mundo, es que requiere que todos los participantes estén en línea y disponibles simultáneamente, lo que puede ser difícil de lograr debido a la zona horaria diferencias Además, la comunicación sincrónica no siempre es la forma más productiva de trabajar, ya que puede provocar distracciones e interrupciones.

Puedes usar herramientas de comunicación asíncrona como Yac para reducir el tiempo que pasa en las reuniones. Yac es una aplicación de chat que te permite grabar y compartir mensajes de voz con tu equipo.

¿Quiere dar su opinión sobre un diseño o explicar un proceso? En lugar de iniciar otra reunión de Zoom, puede grabar un mensaje rápido de Yac y aprovechar sus capacidades para compartir pantalla para ayudar a ilustrar su punto.

Enviar un mensaje de voz es más rápido que escribirlo, y su naturaleza asíncrona significa que las personas pueden escucharlo a su conveniencia, ayudándole a evitar reuniones innecesarias y ahorrando tiempo.

Descargar: Yac para Androide | iOS | ventanas | Mac OS (Versión premium gratuita disponible)

5. RecueTime para evitar la multitarea y detectar otras pérdidas de tiempo

La multitarea a menudo se promociona como un impulsor de la productividad, pero el investigación cuenta una historia diferente. La multitarea en realidad puede conducir a una disminución de la productividad por sobrecarga cognitiva. Además, la multitarea puede ser una fuente importante de distracciones, lo que lo lleva a perder el enfoque y dedicar más tiempo a tareas que no necesita.

RecueTime es una aplicación de seguimiento del tiempo que puede ayudarlo a rastrear cómo pasa su tiempo y bloquear sus mayores distracciones para ayudarlo. maestro monotarea. Se ejecuta en segundo plano en sus dispositivos para rastrear las aplicaciones y los sitios web que más usa, así como el tiempo que pasa en cada uno de ellos.

Esta información puede ayudarlo a identificar qué tareas están ocupando la mayor parte del tiempo y qué actividades están causando que pierda el enfoque. A continuación, puede utilizar esta información para detectar y eliminar otras pérdidas de tiempo. RescueTime también tiene un trabajo de enfoque función que le permite concentrarse en su trabajo durante un período determinado.

Descargar: RecueTime para Androide | iOS | ventanas | Mac OS (Prueba gratuita, versión premium disponible)

6. Auriculares ANC para reducir el ruido de fondo

Encontrar un espacio tranquilo para concentrarse en su trabajo en las oficinas abiertas de hoy en día puede ser un desafío. Los trabajadores remotos también pueden tener problemas con el ruido de las mascotas, los niños u otras personas a su alrededor. El ruido de fondo puede ser una distracción importante que le impide entrar en la zona.

Los auriculares ANC (cancelación activa de ruido) pueden ser una excelente manera de reducir el ruido de fondo y mejorar su enfoque. Al cancelar el sonido de su entorno, los auriculares ANC crean un espacio de trabajo libre de ruido, lo que le permite concentrarse en la tarea en cuestión.

Recupere el control de su tiempo para mejorar su productividad

Ponerse en una posición sólida que le permita hacer más en menos tiempo es la clave del éxito en cualquier campo. Para recuperar el control de su tiempo y mejorar su productividad, debe ser proactivo al reconocer las pérdidas de tiempo comunes en el lugar de trabajo y encontrar herramientas y estrategias para eliminarlas. Las herramientas que hemos mencionado en este artículo pueden ayudarlo a hacer precisamente eso.

Cómo evitar el uso excesivo de herramientas de comunicación y colaboración

¿Alguna vez te has sentido abrumado por la gran cantidad de herramientas de colaboración que tienes a tu disposición? Así es como puedes evitarlo.

Leer siguiente

Sobre el Autor