Fatiga de características: cómo evitar abrumarse con el software de gestión de proyectos

Encontrar el software de gestión de proyectos adecuado puede ser un desafío. Con cada elección viene una larga lista de características y funciones con diferentes nombres y, a veces, un propósito poco claro.

Al hacer una comparación, es fácil sentirse abrumado, pero no tiene por qué ser así. En este artículo, lo guiaremos a través de algunos consejos para reducir la fatiga de las funciones cuando se trata de elegir el software de gestión de proyectos adecuado para usted.

1. Haga un plan para su software de gestión de proyectos antes de probarlo o comprarlo

Ya tomó la decisión de probar el software de gestión de proyectos, o al menos lo está considerando. Con tantas opciones excelentes disponibles, se hará un gran favor al describir lo que le gustaría hacer con él antes de analizar las capacidades y características de cada software.

Esto no solo lo ayudará a encontrar el software correcto, sino que también lo ayudará a identificar y excluir los incorrectos.

Piense en las formas en que usted y sus compañeros de trabajo comunican las tareas ahora. ¿Desea que el software reemplace ciertos tipos de correos electrónicos, reuniones y memorandos? ¿Qué tipos de detalles suele incluir y cuál es el proceso en el que asigna tareas?

Otra parte importante de describir cómo lo usará es identificar quién lo usará. ¿Cuántas personas tienes en tu equipo? ¿Qué tipo de roles y permisos necesitará para la cuenta de cada miembro del equipo? ¿Necesitará incluir cuentas de invitados para clientes o contratistas?

También puede considerar si necesitará espacios de trabajo privados dentro de su software. Por ejemplo, puede configurar las listas que crea en sus espacios de trabajo de ClickUp como compartidas o privadas de forma predeterminada y cambiar en cualquier momento. La noción es la opuesta, donde las páginas son privadas hasta que las comparte con los invitados, a menos que opte por la cuenta del equipo.

Si bien muchos software de gestión de proyectos pueden parecer iguales, responder estas preguntas lo ayudará a comprender qué funciones deberá buscar dentro de su presupuesto.

2. Decida qué características necesita, en función de lo que ya hace

Aquí es donde las cosas pueden ponerse un poco complicadas. Hay muchas opciones en el software de gestión de proyectos, y con eso, cada software tiene una larga lista de características.

Algo a tener en cuenta aquí es que menos es más. Usted puede incluso delinear tareas repetitivas o flujos de trabajo con solo una tabla y algunas listas de verificación, como se muestra en el ejemplo usando Notion a continuación. Todo se reduce a cómo usted y su equipo trabajan juntos.

Usando el seguimiento del tiempo como ejemplo, solo porque puede hacer esto en algún software de gestión de proyectos, no significa que deba hacerlo. Si ya tiene un método de seguimiento de tiempo que funciona, o si actualmente no está haciendo un seguimiento de su tiempo, y está bien, ¿por qué elegir el que tiene seguimiento en lugar de uno que no lo tiene?

Su software de gestión de proyectos no debería agregar ninguna fricción a sus tareas diarias. En primer lugar, es una herramienta que puede utilizar para comunicar proyectos de manera efectiva, así que piense en las formas en que lo hace actualmente y qué funciones serían más útiles.

Es fácil distraerse con funciones adicionales, no solo porque pasa tiempo configurándolas y no usándolas, sino que saturarán su espacio de trabajo. Esto nos lleva al siguiente punto.

3. Si es llamativo, decide si es sostenible

Si una determinada función llama tu atención y decides que quieres usarla, pregúntate si es algo que mantendrás a largo plazo. Por ejemplo, los widgets de batería y granja Llama de Monday.com son adiciones muy divertidas al panel de control, ya que hacen que tus objetivos se parezcan a los de un juego, pero la emoción puede desaparecer fácilmente.

De hecho, es posible que desee evitar mirar los widgets, ya que Monday, ClickUp, Notion y Asana son excelentes opciones sin ellos. La siguiente imagen es un ejemplo simple de un tablón de solicitudes de proyectos usando solo algunas de las muchas funciones disponibles en la versión no paga de ClickUp.

Es mejor elegir su software de gestión de proyectos en función de su base y no de sus campanas y silbatos, especialmente si solo van a restarle productividad.

Otro elemento a tener en cuenta aquí son las integraciones. Al igual que los widgets, es probable que pueda usar el software sin ellos. Sin embargo, si te gusta que se integre con otro software, mira qué tareas puede completar antes de dejar que eso se convierta en un factor decisivo. La integración puede ser solo otra notificación o paso a seguir.

4. Algunas características básicas útiles para buscar

Antes de entrar en lo básico, es importante tener en cuenta que cuando compara las características del software de gestión de proyectos, visita cada sitio web individualmente. Cada software puede usar un sistema de nombres diferente para la misma función, lo que hace que parezca que el otro no tiene una capacidad específica al hacer una comparación directa. La competencia podría llamarlo algo diferente.

El mejor ejemplo de esto es Notion. Si bien no encontrará una lista masiva de cada contenido, puede agregar tareas, estados o tableros a sus páginas. Usando bloques, puede crear un sistema de gestión de proyectos efectivo.

No importa el nombre, algunos conceptos básicos útiles que querrá tener en cuenta son:

• Tareas, páginas o pulsos—cualquiera que sea la terminología que utilice el software, estas son las tarjetas en blanco en el software de gestión de proyectos donde puede agregar la descripción, la fecha de vencimiento, la prioridad, el cesionario y los archivos adjuntos al crear un asignación.
• Herramientas de comunicación—en lugar de alternar entre el software de gestión de proyectos y el correo electrónico, tener la Las herramientas para comentar, responder y etiquetar a otros son extremadamente útiles al colaborar o delegar proyectos
• Estados—parte de lo que hace que las herramientas de gestión de proyectos sean excelentes es que usted y su equipo pueden decirse que están trabajando en algo, sin hacer un anuncio público.
• RecordatoriosEs probable que desee ajustarlos para que se ajusten a sus necesidades, pero agradecerá tener recordatorios en su software de gestión de proyectos, especialmente en los momentos en que los necesite.
• Interfaz limpia—un diseño limpio y minimalista lo ayudará a concentrarse en las tareas más importantes que tiene entre manos.

No permita que las características se interpongan en el camino de la función

El software de gestión de proyectos puede parecer intimidante al principio, pero no tiene por qué serlo. Si tiene un plan y se apega a él, encontrará el mejor para usted y su equipo.

Lo mejor de todo es que la mayoría de las empresas de software de gestión de proyectos ofrecen una prueba gratuita, por lo que puede probarla antes de pagar nada. ¿Por qué no probar algunos creando un tablero de proyecto en cada uno?

Click Up vs. Asana: ¿Cuál es mejor para la gestión de proyectos?

Hay muchas opciones para el software de gestión de proyectos, aquí hay algunos consejos para ayudarte a elegir entre Asana y ClickUp.

Leer siguiente

Sobre el Autor