Los 4 mejores consejos para reducir la sobrecarga de correo electrónico

En su mayor parte, dedicar horas de su jornada laboral a la comunicación no es el uso más productivo de su tiempo. Idealmente, las herramientas de comunicación como el correo electrónico deberían permitirle hacer su mejor trabajo, no al contrario.

Desafortunadamente, el correo electrónico se ha convertido en una forma de comunicación integral que puede absorber fácilmente su día, robándole su tiempo y productividad.

En este artículo, presentaremos algunas estrategias y herramientas prácticas para combatir la sobrecarga de correo electrónico.

¿Qué es la sobrecarga de correo electrónico y cómo afecta su productividad?

La sobrecarga de correo electrónico es la incapacidad de mantenerse al día con la cantidad de correos electrónicos que recibe o envía. Ocurre cuando tiene más mensajes en su bandeja de entrada de los que razonablemente puede manejar.

Entonces, ¿cuáles son las señales de que estás luchando con la sobrecarga de correo electrónico?

• Sientes que estás constantemente atrasado en tu correo electrónico y parece que nunca puedes ponerte al día.
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• Estás estresado cada vez que revisas tu correo electrónico porque tienes muchos mensajes con los que lidiar.
• Está recibiendo demasiados correos electrónicos de seguimiento porque tiene dificultades para mantenerse al día con sus mensajes.
• Tienes una fuerte necesidad de revisar constantemente tu correo electrónico, incluso cuando estás ocupado con otras tareas o incluso cuando estás tratando de relajarte en casa.

No está solo si está experimentando algunos de estos síntomas. La sobrecarga de correo electrónico es un problema común que enfrentan muchas personas, pero ¿cómo llegamos aquí? Hay muchas razones por las que la sobrecarga de correo electrónico se ha convertido en una preocupación, sobre todo la adopción generalizada del correo electrónico como medio principal de comunicación interna en el lugar de trabajo.

Esto ha empeorado con la expansión de la fuerza laboral remota, ya que las interacciones en persona se han convertido en comunicación por correo electrónico. Por último, pero no menos importante, la cultura laboral en tiempo real y siempre activa significa que se espera que las personas estén siempre disponibles para responder a los correos electrónicos, incluso fuera del horario laboral.

Todos estos factores han resultado en una situación en la que las personas pasan cada vez más tiempo en el correo electrónico, lo que genera varias consecuencias negativas, que incluyen:

• Aumento de los niveles de estrés
• Dificultad para mantenerse enfocado
• Dificultad para cumplir con los plazos
• Mayor sensación de agobio
• Disminuido productividad debido al cambio de contexto.

Estas consecuencias no se limitan a las personas, ya que pueden tener un efecto dominó en el equipo o la empresa. Entonces, ¿cómo puede combatir la sobrecarga de correo electrónico y recuperar el control de su tiempo y productividad?

Los mejores consejos para abordar la sobrecarga de correo electrónico

1. Actividad de correo electrónico por lotes

El procesamiento por lotes de tareas es una técnica de productividad eficaz eso implica agrupar tareas similares y completarlas dentro de los tiempos designados. Puede aplicar este enfoque al correo electrónico agrupando todas las actividades relacionadas con el correo electrónico en intervalos de tiempo específicos.

Dado que leer o responder correos electrónicos no es necesariamente una tarea mentalmente exigente, puede configurar el tiempo fuera de sus horas productivas para hacer esto, por ejemplo, temprano en la mañana o tarde en la tarde, dependiendo de tu cronotipo. Esta estrategia puede ayudarlo a evitar la tentación de revisar constantemente su correo electrónico y dejarse atrapar por un vórtice de correo electrónico.

Puedes usar aplicaciones de tiempo por lotes me gusta calendario de Google para reservar tiempo para actividades relacionadas con el correo electrónico. También puede personalizar sus notificaciones de correo electrónico para que solo se envíen durante los intervalos de tiempo de su actividad de correo electrónico.

2. Darse de baja de correos electrónicos innecesarios

Todos esos molestos boletines y correos electrónicos promocionales a los que se suscribió hace años pero que nunca leyó pueden ser una fuente importante de sobrecarga de correo electrónico. Darse de baja de estos correos electrónicos puede despejar su bandeja de entrada.

Hay muchas formas de darse de baja de los correos electrónicos, pero la más común es encontrar un enlace para "darse de baja" en la parte inferior del correo electrónico. Sin embargo, si se suscribió a cientos de correos electrónicos, cancelar la suscripción de uno en uno puede ser una tarea abrumadora. Si este es el caso, hay muchos herramientas que pueden ayudarte a organizar tus correos electrónicos, incluyendo Unroll.me, que le permite darse de baja en masa de los correos electrónicos con solo unos pocos clics.

Por último, también puede configurar una cuenta de correo electrónico separada para mensajes promocionales para despejar su bandeja de entrada principal. De esta manera, limita el acceso a su dirección de correo electrónico principal/de trabajo solo a mensajes importantes.

3. Configurar filtros de correo electrónico

Los filtros administran de manera efectiva su correo electrónico clasificando automáticamente sus mensajes en carpetas específicas según ciertos criterios. Por ejemplo, puede configurar un filtro para eliminar automáticamente los correos electrónicos de un remitente en particular antes de que llegue a su bandeja de entrada.

Los filtros pueden ayudarlo a administrar su correo electrónico de manera más efectiva al:

• Ayudándole a mantenerse organizado.
• Evita que los correos electrónicos irrelevantes saturen tu bandeja de entrada.
• Permitiéndole encontrar rápidamente correos electrónicos basados ​​en criterios específicos.

Puede configurar filtros en su cliente de correo electrónico; por ejemplo, puede aprovechar estos filtros inteligentes de Gmail o use un servicio de filtrado de correo electrónico como SaneBox.

Idealmente, el correo electrónico no debería ser el único medio de comunicación en su lugar de trabajo. Puede usar el correo electrónico para propósitos específicos, por ejemplo, para actualizar a un cliente sobre un proyecto o para entregar contenido de formato largo.

En muchos casos, puede utilizar otras herramientas de comunicación interna, como:

• Flojo es una aplicación de mensajería de trabajo que le permite comunicarse con compañeros de trabajo y equipos. Puede usarlo para varios propósitos, como compartir archivos, tener conversaciones grupales y crear canales para proyectos específicos.
• Giro es un herramienta de comunicación asíncrona que permite a los colegas intercambiar mensajes sin la presión o la expectativa de una respuesta instantánea. Es ideal para equipos que quieren superar las interrupciones constantes de las notificaciones y tener más control sobre su tiempo.
• ásana es una herramienta de gestión de proyectos que le permite realizar un seguimiento del progreso de las tareas, compartir archivos y comunicarse con los miembros del equipo. Es una excelente herramienta para el trabajo basado en proyectos o equipos que necesitan colaborar en tareas.
• Pico es una solución de correo electrónico todo en uno que puede ayudarlo superar la sobrecarga de correo electrónico y aumentar la productividad. Puede usar Spike para integrar todas sus cuentas de correo electrónico existentes, organizar su bandeja de entrada, colaborar con colegas y más.

Recupere el control sobre su bandeja de entrada de correo electrónico para aumentar su productividad

La sobrecarga de correo electrónico puede ser un gran asesino de la productividad. Sin embargo, al aprovechar las estrategias y herramientas descritas en este artículo, puede reducir el desorden en su bandeja de entrada y recupere el control de sus comunicaciones por correo electrónico, aumentando su productividad en el proceso.

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