Cómo configurar el estado fuera de la oficina en los equipos de Microsoft

¿Está planeando tomarse unas largas vacaciones de su trabajo y le preocupa dejar colgados a sus colegas y clientes? ¿O tal vez solo te vas por un corto tiempo, pero temes que tus compañeros de oficina piensen que los abandonaste? Bueno, si está utilizando Microsoft Teams como su principal canal de comunicación, ya no tiene que preocuparse por esto.

Con Microsoft Teams, puede establecer un estado "Fuera de la oficina" que les permite a los demás saber que no está disponible para hablar y les informa de su ausencia. Aquí hay diferentes formas de establecer este estado en sus equipos de Microsoft.

Establecer el estado fuera de la oficina en los equipos de Microsoft

Si no está trabajando en un día en particular o se va de vacaciones, puede configurar un estado "Fuera de la oficina" en su cuenta de Microsoft Teams. Entonces, cuando uno de tus compañeros de equipo te envíe un mensaje, recibirá una respuesta automática, para que sepa que no estás disponible.

Hay dos formas de establecer este estado en sus equipos de Microsoft: a través de su foto de perfil y la configuración. Así es como puedes hacer esto:

Nota: Esto funciona tanto para Windows como para macOS, ya que la aplicación Microsoft Teams tiene la misma interfaz de usuario para ambos.

Relacionados: Equipos de Microsoft vs. Slack: las mejores aplicaciones gratuitas de mensajería para el lugar de trabajo

A través de su perfil de Microsoft Teams

1. En su computadora, abra Microsoft Teams.
2. Si es miembro de varios equipos, elija qué organización o equipo desea editar su estado. De lo contrario, omita este paso.
3. A continuación, haga clic en su foto de perfil que se encuentra en la parte superior derecha de su pantalla.
4. Hacer clic Conjunto de mensajes de estado.
5. En la parte inferior de la ventana emergente, haga clic en el Horario fuera de la oficina botón. Esto abrirá una nueva ventana.
6. En la ventana Fuera de la oficina, habilite la Activa las respuestas automáticas opción.
7. Luego, escriba su mensaje de fuera de la oficina en el cuadro de texto debajo del interruptor. Cualquier mensaje que coloque aquí se enviará a las personas que intentan contactarlo en Teams o verificar su perfil. Esto también será enviado como un respuesta automática en tu Outlook, así que asegúrese de ser específico hasta cuándo estará fuera de la oficina. También puede escribir aquí cuando regrese al trabajo.
8. Después de agregar el mensaje de fuera de la oficina, tiene la opción de habilitar el envío de respuestas automáticas a personas que se encuentran fuera de su organización. Si trata con clientes o personas ajenas a su empresa, debe activar esta opción.
9. Todo lo que tienes que hacer es hacer clic en el cuadro al lado Enviar respuestas fuera de mi organización. Si solo desea enviar su aviso de fuera de la oficina a las personas de su contacto, marque la casilla para Solo a tus contactos. Si prefieres enviárselo a todo el mundo, elige Todos los remitentes externos.
10. A continuación, configure el mensaje que desea para sus colegas externos. Escriba la respuesta en el cuadro de diálogo provisto, o puede copiar y pegar el mensaje que puso en el estado de sus equipos.
11. También debe programar cuándo la cuenta de su equipo enviará respuestas automáticas. Haga clic en el cuadro al lado Enviar respuestas solo durante un período de tiempo opción para habilitarlo.
12. Por último, haga clic en Salvar.

Relacionados: Cómo unirse a una reunión de Microsoft Teams en un teléfono inteligente o computadora de escritorio

A través de la configuración de los equipos de Microsoft

1. Abra la aplicación Microsoft Teams en su computadora.
2. Luego, haga clic en el tres puntos menú al lado de tu foto de perfil.
3. De las opciones, seleccione Ajustes.
4. En la navegación del lado derecho, haga clic en General. A continuación, desplácese hacia abajo hasta la parte inferior de la página General y haga clic en Calendario. Esto abrirá la ventana Fuera de la oficina.
5. Siga los pasos 6 a 12 de las instrucciones anteriores para configurar su estado Fuera de la oficina.

Cómo establecer el estado de fuera de la oficina en la aplicación móvil de Microsoft Teams

Desafortunadamente, no hay forma de configurar una respuesta automática fuera de la oficina en la aplicación móvil de Microsoft Teams. Pero aún puede cambiar su estado en la aplicación y borrarlo después de un período específico. Esto es perfecto si solo estará fuera de su cuenta por unas horas o si está ocupado con reuniones.

Así es como puede cambiar su estado:

Nota: La aplicación tiene la misma interfaz de usuario independientemente del sistema operativo móvil, por lo que las instrucciones a continuación se aplicarán a ambos.

1. Abra la aplicación Microsoft Teams en su teléfono Android o iOS.
2. Toque su foto de perfil que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla. A continuación, presione Conjunto de mensajes de estado.
3. Agregue su mensaje de estado en el cuadro de texto provisto. Si desea mostrar su mensaje de estado cuando las personas le envíen un mensaje o lo mencionen, active la Mostrar cuando la gente me envíe mensajes opción. Luego, configure un temporizador sobre cuánto tiempo tendrá este mensaje de estado. Después del período elegido, su mensaje de estado se borrará automáticamente.
4. Finalmente, presione Hecho. Ahora, sus contactos verán su mensaje de estado cada vez que le envíen un mensaje en Teams.

Relacionados: Cómo organizar una reunión de Microsoft Teams en una computadora de escritorio o un dispositivo móvil

Cómo editar el estado fuera de la oficina en Microsoft Outlook

Configurar su estado fuera de la oficina en Microsoft Teams activa automáticamente la misma configuración en su cuenta de correo electrónico de perspectiva. Esto significa que puede usar Outlook para editar su respuesta automática y los cambios también se reflejarán en la cuenta de su Equipo. Así es como puede editar su estado a través de su cuenta de Outlook:

1. Abre tu aplicación de Microsoft Outlook en tu computadora.
2. A continuación, haga clic en Expediente que se encuentra en el menú superior.
3. Luego, presione el botón Respuestas automáticas botón.
4. Desde esta ventana, verá el mensaje exacto que configuró en su cuenta de Teams.
5. Por último, edite su mensaje de fuera de la oficina y haga clic en OK para guardar sus cambios. Los cambios que realice aquí también se mostrarán en la cuenta de su equipo.

Cómo borrar el estado de fuera de la oficina en los equipos de Microsoft

Si desea volver a su estado normal y desactivar sus respuestas automáticas, siga los pasos a continuación:

1. Vaya a la configuración Fuera de la oficina presionando su foto de perfil, luego Conjunto de mensajes de estado > Horario fuera de la oficina o a través de la Configuración haciendo clic en Ajustes > General > Fuera de la oficina.
2. Luego, apague la palanca al lado del Activa las respuestas automáticas opción y presione Salvar.

Relacionados: Las mejores formas de administrar su equipo en Microsoft Teams

Vacaciones sin preocupaciones con Microsoft Teams

Con la configuración Fuera de la oficina de Microsoft Teams, puede tener unas vacaciones tranquilas del trabajo. Gracias a la opción de respuesta automática, tampoco tienes que preocuparte de que tus compañeros de equipo o clientes se pregunten por qué no respondes a sus mensajes. Esto significa que realmente puede dejar de pensar en su trabajo y disfrutar de sus merecidas vacaciones.

Cómo escribir una respuesta de correo electrónico profesional fuera de la oficina

¿Quiere escribir una respuesta de correo electrónico profesional fuera de la oficina que suene profesional y aclare su punto de vista? Aquí está cómo hacerlo.

Leer siguiente

Sobre el Autor