Cómo evitar el uso excesivo de herramientas de comunicación y colaboración

Las herramientas de colaboración y comunicación son vitales para el éxito de cualquier proyecto, especialmente para los equipos remotos. Ayudan a aumentar la productividad y las conexiones entre los empleados al tiempo que les permiten acceder a la información desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Sin embargo, demasiadas opciones pueden volverse estresantes, especialmente cuando tiene que comenzar cada día de trabajo haciendo malabarismos entre varias herramientas para mantenerse al día. Este artículo explorará algunos consejos y herramientas para ayudarlo a usar las herramientas de colaboración de manera más efectiva.

Sobrecargar a su equipo con la colaboración herramientas no es la solución para una mejor productividad; por el contrario, puede conducir a:

• Menor productividad porque su equipo pasa más tiempo buscando información en múltiples plataformas que realizando tareas.
• Proyectos retrasados ​​porque la comunicación se queda entre las grietas.
• Colaboración reducida porque algunas personas pueden tener dificultades para familiarizarse con múltiples plataformas de colaboración.
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• Difícil acceso a la información cuando la necesita.
• Hacer malabarismos entre numerosas aplicaciones de colaboración puede conducir a cambio de contexto y menor efectividad.
• Gasto derrochador, ya que muchas de estas soluciones de software tienen funciones superpuestas y requieren una tarifa de suscripción.

Entonces, si las herramientas de colaboración son cruciales para el trabajo en equipo, ¿cómo puedes evitar estos problemas?

1. Priorice las necesidades de su equipo y empresa

Es importante comenzar por darse cuenta de que la colaboración efectiva no se trata de tecnología, se trata de su gente y cómo interactúan para lograr objetivos comunes. Las herramientas de colaboración y comunicación entran para habilitar y facilitar esto.

Por lo tanto, debe comenzar por evaluar las necesidades de su empresa y qué tipo de cultura desea crear para su equipo. Además, obtenga una visión clara de qué tipo de tareas realiza su equipo en el día a día y las mejores formas de interactuar entre sí.

Por ejemplo, si desea promover la confianza y la libertad de trabajar en horarios flexibles, elegir soluciones digitales que permiten la comunicación asíncrona y colaboración, como Giro y Yac, podría funcionar mejor. Estas herramientas le permiten a su gente mantenerse enfocada durante su línea de tiempo más productiva.

Por otro lado, si su equipo está mayormente en movimiento y valora la comunicación en tiempo real, las herramientas que facilitan la comunicación sincrónica y ofrecen acceso tanto de escritorio como móvil, como Flojo, podría ser tu mejor opción.

Una vez que tenga una idea clara de sus necesidades y el tipo de cultura que desea promover, es más fácil reducir la cantidad de opciones que se alinean con su enfoque de trabajo. Elegir una herramienta solo porque es popular puede cambiar inadvertidamente la cultura y el sistema operativo de su empresa, lo que lleva a resultados improductivos.

2. Aproveche las suites de espacio de trabajo

Habiendo evaluado las necesidades de su empresa y en un intento de reducir la cantidad de herramientas de colaboración que está utilizando, usted podría comenzar buscando plataformas todo en uno o versátiles que ofrezcan una variedad de características necesarias para operar su negocio.

Estas soluciones están diseñadas específicamente para unir todo al combinar características esenciales y funcionalidades de múltiples aplicaciones en una sola plataforma, eliminando la molestia de abrir varios programas para acceder información.

Al hacerlo, ayudan a ahorrar tiempo y dinero al tiempo que facilitan que todos hagan las cosas sin perderse ninguna actualización. Son ideales para pequeñas y medianas empresas que no necesariamente necesitan lo último en funciones, sino una solución simple y directa que les ayude a operar sin problemas.

Estas herramientas le permiten intercambiar mensajes, llamar, tomar notas, asignar tareas e incluso planificar proyectos, todo desde un solo lugar. Algunos ejemplos de la mejores suites de espacio de trabajo que proporcionan múltiples características para agilizar su flujo de trabajo incluyen Pico o Misma página. Puede utilizar una de estas herramientas para reunir todas sus actividades.

Suponga que su organización se especializa en una línea de trabajo específica y su plataforma multipropósito parece ser un "aprendiz de todos los oficios, maestro de ninguna." En ese caso, debe considerar encontrar las mejores soluciones adecuadas para funciones individuales que puedan integrarse fácilmente con cada otro.

Si la gestión de proyectos es su enfoque principal, es posible que desee buscar herramientas con funciones como la creación de tareas. y asignación, funcionalidades de búsqueda robustas, múltiples vistas de panel, informes de estado del proyecto y proyecto plantillas.

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Sin embargo, también debe considerar las soluciones de gestión de proyectos que ofrecen oportunidades de integración con otras herramientas, por ejemplo, Colmena, lunes.com, o wrike. De esta forma, puede utilizar un par de herramientas adecuadas para propósitos específicos y conectarlas para lograr resultados aún mejores.

Además, estas herramientas son fáciles de usar, lo que facilita que todos las aprendan y las utilicen de manera efectiva.

4. Crear un repositorio de conocimiento centralizado

Como hemos mencionado anteriormente, una de las principales desventajas de usar demasiadas herramientas de colaboración es que los empleados pierden un tiempo precioso. saltar de una plataforma a otra para acceder a la información o molestar a otros compañeros con preguntas que han sido respondidas varias veces.

Para evitar esto, puede almacenar toda la información esencial en una base de conocimiento centralizada a la que se puede acceder fácilmente desde cualquier lugar. Puedes usar un wiki interno de la empresa herramienta como tetra para mantener cualquier cosa, desde políticas de toda la empresa y tutoriales prácticos hasta información específica del producto. Cualquier persona con permiso puede agregar y editar archivos, creando una plataforma de colaboración intuitiva que ayuda a los empleados a compartir información entre ellos.

La idea es que cada miembro del equipo pueda dirigirse directamente a esta base de conocimientos para encontrar información y obtener respuestas a cualquier pregunta o problema que pueda tener.

Comience su viaje hacia una comunicación y colaboración efectivas ahora

Si actualmente está lidiando con demasiado desorden en lo que respecta a las herramientas de comunicación y colaboración, considere implementar las soluciones anteriores.

Al utilizar las mejores soluciones y estrategias digitales de colaboración posibles para su negocio, está tomando un gran paso para volverse más productivo, ahorrar dinero a largo plazo y mejorar el rendimiento general.

A medida que crece y su negocio se vuelve más exigente, siempre puede revisar sus procesos para satisfacer sus necesidades cambiantes.

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