5 herramientas que puede usar cuando se está quedando atrás en el trabajo

¿Estás abrumado por la cantidad de tareas que tienes que terminar en poco tiempo?

Si es así, entonces lo más probable es que esté atrapado en una posición en la que todo es importante y todo debe hacerse ahora. Y es posible que hayas comenzado a pensar que vivir del café, quedarte despierto toda la noche y terminar el trabajo es la única opción que queda.

Afortunadamente, ese no es el caso. Aquí, enumeraremos las cinco cosas principales que debe hacer cuando se está atrasando en el trabajo; y abrumarte a ti mismo no es uno de ellos. Vamos a empezar.

1. Comuníquese abiertamente y reciba ayuda de magia

Lo primero que tienes que hacer es comunicarse abiertamente con su jefe y compañeros de trabajo. Si su jefe sigue asignándole nuevas tareas, entonces es hora de que se reúna con él y hable sobre el problema que enfrenta actualmente.

Sin embargo, en lugar de decirles de inmediato que tiene mucho en su plato y que no puede asumir más trabajo, hable con ellos sobre los proyectos en los que está trabajando actualmente. Pídeles que te ayuden a priorizar las tareas en las que quieren que trabajes primero.

Al saber esto, su jefe entenderá la situación. Lo más probable es que asignen las nuevas tareas a otra persona. Y si tiene suerte, también podrían extender los plazos para aquellos en los que está trabajando actualmente. Además de eso, debe hablar con sus colegas sobre su carga de trabajo, y ellos podrán elaborar un plan de acción para terminar el trabajo a tiempo.

Finalmente, toma ayuda. La plataforma en línea, Magic, lo ayuda a encontrar un asistente virtual, a quien deberá pagar por minuto. Puede delegar todas las cosas que necesita hacer a este asistente, pero no requiere su experiencia. Por ejemplo, reservar citas, investigar algo o incluso pedir comida y café.

Aparte de eso, puede contratar asistentes a precios muy económicos en sitios como upwork o cinco para tareas más complejas. Pueden ayudarlo a completar algunas de las subtareas del proyecto que puede delegar fácilmente, por ejemplo, editar o corregir una parte del contenido.

2. Priorizar tareas con Trello

Cuando tienes poco tiempo y todo parece urgente, la priorización es la clave.

Entonces, priorizar las tareas en función de los plazos y el tiempo que llevará completarlos. Por ejemplo, si le quedan cuatro días para enviar una tarea que tardaría de 4 a 5 horas en completarse y un plazo de una semana para otro proyecto que podría tardar entre 18 y 20 horas en finalizar, priorice el anterior. También puede dividir la tarea más larga en varias subtareas para que le resulte más fácil.

Una vez que haya terminado de priorizar, use Trello para obtener esas subtareas y tareas en su lista de tareas pendientes con una fecha de vencimiento que establezca para cada una de ellas.

La plataforma es gratuita para uso individual y le permite crear múltiples tableros y tarjetas y enumerar sus tareas debajo de ellos. Por ejemplo, si tiene que enviar un proyecto X para esta semana y el proyecto Y para la próxima, considere crear dos tarjetas en el tablero Kanban de Trello y enumere todas las subtareas que necesita completar con fechas de vencimiento antes de su envío final fecha.

También puede agregar otros miembros del equipo a la lista. Menciónelos, asigne tareas y discuta las cosas en la sección de comentarios si es necesario. Si usted contratar a un asistente virtual, puede asignarles tareas directamente desde Trello y saber si las cosas se están ejecutando a tiempo.

3. Reinicie su cerebro con meditación guiada

Cuando se está atrasando en el trabajo, quedarse despierto hasta tarde en la noche, tomar un café tras otro y trabajar hasta que sus ojos simplemente no pueden seguir el ritmo puede intrigarlo. Pero piénsalo de nuevo; nuestro cerebro y nuestro cuerpo necesitan reabastecerse. Tomar una sueño de toda la noche le ayudará a actualizar y trabajar a su mejor velocidad. Por otro lado, no hacerlo puede resultar en un rendimiento mediocre.

Sin embargo, cuando te estás atrasando en el trabajo, estresarte y no poder dormir parece justificable. Pero puedes arreglarlo. Solo tienes que llegar a la oficina dos horas antes al día siguiente para terminar tu tarea pendiente. Además, reserve algunas horas los fines de semana para completar el trabajo.

Con eso en mente, dormir sin ansiedad es posible. Para hacerlo más simple, realiza una meditación guiada. Descargue la aplicación Calm o guarde el video de YouTube a continuación y reprodúzcalo cuando esté en su cama.

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4. Procrastinar productivamente con Enfócate

Cuando estás abrumado, postergas las cosas. Es el escape más fácil de todos los problemas del mundo. Pero viene con un precio más alto a pagar. Pero, ¿y si pudiera posponer las cosas y aún poder tachar cosas de su lista de tareas pendientes?

Solo haz ingeniería inversa de cómo funciona la procrastinación. Comience por bloquear las cosas innecesarias que pueden tentarlo mientras posterga y trabaje en las subtareas más pequeñas que necesita hacer. La plataforma FocusMe puede ayudar a bloquear cosas innecesarias de su escritorio o Mac, y Trello puede ayudarlo a enumerar los elementos que debe hacer para la procrastinación productiva.

De esa manera, serás productivo y harás las cosas, incluso mientras procrastines. La motivación viene de la acción, y nunca al revés. De esa manera, cuando empieces a sentirte un poco raro trabajando en las tareas de baja prioridad, sentirás ganas de volver a las más importantes.

5. Tome descansos productivos

Además de trabajar horas extra y procrastinar, tomar descansos productivos es igualmente importante. Puede considerar tomar un descanso cada 90 minutos de trabajo o después de terminar una tarea por completo.

Durante estos descansos, considera comer algo saludable, hacer algo que te relaje como escuchar música o salir a caminar.

Sin embargo, debes evitar desperdiciar esos descansos revisando tus correos electrónicos o redes sociales. Para que funcione, considera pasar de 20 a 30 minutos respondiendo todas las conversaciones necesarias antes de comenzar a trabajar. Luego, apaga las notificaciones.

Además, debe asegurarse de llevar un registro del tiempo mientras está en su descanso. Por lo tanto, configure un temporizador en la aplicación Reloj normal de su teléfono y regrese a su escritorio tan pronto como termine su tiempo libre.

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No se estrese por atrasarse en el trabajo

A estas alturas, debe haber entendido que es posible completar su trabajo sin sentirse abrumado. Todo lo que tiene que hacer es comunicarse abiertamente, priorizar sus tareas, asegurarse de dormir y descansar lo suficiente y aprovechar la procrastinación.

Estos pueden parecer pequeños consejos, pero pueden hacer maravillas cuando los sigues correctamente.

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