Cómo usar la vista de tablero en el calendario de Microsoft 365

A todo el mundo le cuesta encontrar información a veces, incluso dentro de sus propios sistemas de archivos y aplicaciones. El calendario de Microsoft 365 para la web incluye una herramienta que a menudo se pasa por alto y que puede ayudar.

Board View le permite administrar su agenda y tareas en un solo lugar, al mismo tiempo que puede acceder rápidamente a archivos relacionados, notas y recordar objetivos. Realiza muchas de las mismas tareas relacionadas con la gestión de proyectos que Trello y OmniFocus. Pero para las personas que usan Microsoft 365, puede servir como una potencia organizativa.

Cómo usar la vista de tablero en Microsoft 365

Board View está disponible en Microsoft 365 en la web. Abra el calendario de Outlook y haga clic en lo que sea vista Tu estas usando (día, semana, mes). En la parte inferior del menú desplegable, verá Tablero.

Haga clic en Por defecto para abrir su calendario principal y todas sus tareas. Como alternativa, puede hacer clic en Nuevo tablero para crear un tablero enfocado en un proyecto específico.

Vista de tablero abre un lienzo en el que puede hacer clic para moverse. Puedes hacer zoom con Control + ] y fuera, Control + [. Afortunadamente, Board View tiene muchos atajos de teclado para navegar rápidamente.

Probablemente verá un par de widgets precargados cuando se cargue el lienzo. Puede cambiar su tamaño y moverlos por el lienzo. Para agregar más widgets, haga clic en Agregar al tablero en la parte superior izquierda. Verá los siguientes widgets en el menú desplegable:

• Calendario
• Nota
• Lista de tareas
• Colección
• Meta
• Expediente
• Enlace
• Tiempo
• Reloj
• Persona
• Ubicación

Haga clic en cualquiera de estos widgets para agregarlos al lienzo. Para eliminar un widget, haga clic en el tres puntos en su parte superior y seleccione Quitar del tablero.

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Cada uno de los widgets de Board View tiene sus propios usos para la gestión de proyectos.

1. Calendario

El widget de calendario puede parecer que se explica por sí mismo. Puede cambiar las vistas para ver su agenda general, semana laboral, semana o mes. Una mirada más profunda revela más posibilidades de personalización que vale la pena mencionar.

No solo existe la posibilidad de crear un calendario para un proyecto específico. Puede suscribirse a un calendario fuera de Microsoft 365 a través de un vínculo o cargar un calendario desde un archivo .ics.

En un guiño a la naturaleza geográficamente dispersa del trabajo moderno, es posible agregar días festivos internacionales de países de todo el mundo. Una característica de planificación particularmente útil, esto significa que los trabajadores con sede en los Estados Unidos ya no deben sorprenderse al descubrir que sus colegas europeos están fuera de la oficina nuevamente en otro feriado.

También puede agregar calendarios para programas de TV y deportes que sigue, útil para decidir qué podría valer la pena ver.

2. Nota

Las notas creadas en la vista de tablero también aparecerán en su fuente de OneNote. Puede dar formato básico al texto de cada nota e insertar una imagen. Incluso es posible hacer que su tablero sea un poco más vivo cambiando el color de cada nota.

También puede asignar una fecha de vencimiento a las notas. Márquelo como completo o elimine la fecha de vencimiento, todo dentro de Board View.

3. Lista de tareas

El widget Lista de tareas está destinado a servir como un centro, mostrando las tareas guardadas en la aplicación To Do de Microsoft y notas con fechas de vencimiento. La Lista de tareas se sincroniza con To Do, por lo que puede ver las tareas de un tablero determinado dentro de esa aplicación. A cada tablero se le da su propia lista.

Las tareas que cree en una lista Vista de tablero dentro de Tareas pendientes se sincronizarán con esa Lista de tareas, uno de los pocos elementos compatibles con dispositivos móviles de esta herramienta, como se analizará a continuación.

4. Colección

Puede crear una colección para agrupar widgets relacionados. Esto puede ser especialmente útil si está trabajando en un proyecto con varios pasos o un período de tiempo prolongado.

Después de colocar una colección en el lienzo, puede arrastrar otros widgets a ella. La colección se expande a medida que agrega widgets. Puede nombrar cada colección que cree.

5. Meta

Esta característica tiene como objetivo mantenerlo enfocado. Puede agregar objetivos a su lienzo de Vista de tablero o a colecciones individuales.

Asigne una fecha de vencimiento y aparecerá una cuenta regresiva con la cantidad de días restantes. El objetivo se agregará automáticamente a su calendario. También puedes cambiar el color de fondo de cada objetivo.

6. archivos

¿Quieres saltar a un archivo específico? Puede agregarlo como una miniatura y vincularlo directamente al lienzo o una colección.

Este es un ahorro de tiempo real, ya que es mejor que hacer clic en OneDrive o incluso buscar un archivo por nombre. Si está colaborando con colegas o familiares, puede asegurarse de que tengan acceso al archivo correcto colocándolo directamente en el lienzo.

Aquí puede colocar un enlace en el lienzo. El título de la página y una imagen se colocan en el tablero. Nuevamente, la utilidad aquí es poner la información relevante para su proyecto en un solo lugar, lo que hace que sea agradable tener la función de enlace.

8. Clima y reloj

Estos dos son geniales cuando trabajas con un equipo disperso internacionalmente. Puede agregar el clima actual y la hora local en otra ubicación.

Las funciones como estas pueden, en el mejor de los casos, brindarle contexto sobre otra persona y, al menos, asegurarse de que no la llame en medio de la noche.

9. Persona

¿Quieres contactar a esa persona rápidamente? Puede agregar su información de contacto directamente en el lienzo, haciéndolos con solo un par de clics. La característica es particularmente buena si sus proyectos involucran soporte externo que no está en el directorio de la empresa.

10. Ubicación

La función de ubicación también es buena para comprender las situaciones de otras personas, ya que le permite guardar direcciones directamente en el lienzo. Más tarde, puede copiar la dirección o abrir indicaciones para llegar a la ubicación mediante los mapas de Bing.

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Falta la vista de tablero en dispositivos móviles

Board View tiene muchas características sólidas de gestión de proyectos. Sin embargo, un escollo importante es la falta de integración móvil, incluso si la herramienta está destinada a brindar una visión de 360 ​​grados de lo que debe hacer.

Puede ver las tareas de la Vista de tablero en Tareas pendientes, los objetivos en Calendario y las notas en OneNote. Sin embargo, no tener una opción móvil para Board View hace que se sienta como una herramienta aún en desarrollo.

No tener una capacidad móvil sólida para una herramienta que incluye funciones de ubicación aumenta esa impresión y plantea algunas preguntas sobre el compromiso de Microsoft de mantener Board View. Afortunadamente, Microsoft no es tan rápido para matar herramientas, a diferencia de su competidor Google, que es famoso por iniciar proyectos y luego acabar con ellos.

Board View lo reúne todo

Board View ofrece una visión general inmersiva de sus proyectos, todo en un solo lugar. Aunque la falta de una aplicación móvil dedicada es frustrante, si usa Microsoft 365 en la web, es una herramienta rica en funciones para administrar lo que necesita hacer.

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