6 consejos de gestión del tiempo para organizar su propia carga de trabajo

Los trabajos, donde obtienes autonomía sobre lo que haces, son geniales si no te gusta que te digan qué hacer y ofrecen mucha satisfacción. Sin embargo, con la libertad surge la necesidad de organizar y administrar su propio trabajo.

Esto requiere habilidades de administración de tiempo y tareas, y no es algo que necesariamente surja de forma natural. Veamos algunas formas confiables en las que puede solidificar sus habilidades en esta área y comenzar a hacerse cargo de su propia carga de trabajo de manera efectiva.

1. Adquiera el hábito de usar un calendario

Confiar únicamente en su memoria para realizar un seguimiento de su horario está abierto a una gran cantidad de errores humanos. La forma más fácil de dominar la buena gestión del tiempo es usar un calendario para todo y hacerlo con regularidad.

Hay muchas aplicaciones de calendario digital que puede utilizar, como panorama y calendario de Google. Además, puede optar por Tweek, si prefiere un planificador basado en tareas.

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El objetivo es poner todo en su calendario, incluidas reuniones, trabajos y eventos, y básicamente cualquier cosa que sepa que debe hacer. Si hay algo que sabes que puedes olvidar, inclúyelo. Es una buena práctica llenar su calendario con la mayor anticipación posible, así que reserve algo de tiempo al comienzo de la semana para hacer esto.

2. Organice sus correos electrónicos en carpetas

Mantener todos sus correos electrónicos en su Bandeja de entrada puede crear caos, especialmente si necesita encontrar un correo electrónico entrante importante en una fecha posterior. Para remediar esto, debe organizar sus correos electrónicos en carpetas relevantes.

Las carpetas que cree deben ser específicas para su trabajo y función, y debe hacerlo para que pueda encontrar información rápidamente. Esto puede incluir carpetas para proyectos, anuncios y actualizaciones de la empresa, miembros del equipo, correos electrónicos que necesita para realizar un seguimiento, etc.

Es mejor evitar borrar correos electrónicos relacionados con el trabajo, porque incluso si algo no parece pertinente ahora, no significa que no lo será en el futuro.

Es posible que no vea de inmediato el beneficio de organizar las comunicaciones de esta manera, pero a la larga, lo ayudará a mantener el control de su carga de trabajo.

3. Organice su unidad de archivos

No hay nada más dañino para su productividad que una unidad de archivos que tiene cientos de archivos sueltos. Hacer esto hace que sea difícil y abrumador encontrar lo que necesita, lo que resulta en postergación y evitación.

Al igual que con sus correos electrónicos, es importante organizar sus archivos en carpetas para que pueda estar al tanto de su trabajo. En esencia, no debería tener ningún archivo que no esté almacenado en una carpeta dedicada.

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Hacer esto no lo hará automáticamente mejor en la administración de la carga de trabajo, pero lo ayudará con la administración del tiempo y lo mantendrá constante. ¿Alguna vez escuchó el dicho "una casa ordenada es una mente ordenada"? ¡Lo mismo se aplica a su espacio de trabajo digital!

4. Mantenga un registro de su trabajo

Tener autonomía en el trabajo significa que se espera que realice un seguimiento de sus propias tareas en curso y cómo encaja eso en el esfuerzo más amplio del equipo. Por lo tanto, no hace falta decir que necesita una forma práctica de hacerlo.

Puede crear una hoja de cálculo que enumere todo el progreso de su trabajo, desde los clientes con los que está trabajando hasta la planificación del proyecto. Microsoft Excel y Google Sheets tienen muchas plantillas que puede usar, o puede crear una desde cero. Idealmente, su hoja de cálculo debería brindarle supervisión sobre:

• Cuál es la obra.
• Plazos.
• Indicadores de progreso.
• Tareas asociadas a la misma.

Alternativamente, puede emplear un software de gestión del trabajo, como ásana, eso te organiza un poco. Independientemente de cómo elija realizar un seguimiento de su trabajo, si tiene la responsabilidad exclusiva de su carga de trabajo, es esencial que tenga algún tipo de visión general.

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5. Priorice sus tareas de manera efectiva

Cuando no tienes a nadie que te diga qué hacer, necesitas averiguar qué tareas tienen prioridad sobre otras. Esta habilidad es a menudo con la que las personas tienen más dificultades porque requiere pensar en el panorama general y anticipar los resultados futuros.

Afortunadamente, existen algunos métodos probados y probados para hacer esto, para ayudarlo. los Método de Moscú le ayuda a organizar las tareas en imprescindibles, debería tener, podría tener y no tendrá. Es un sistema escalonado que le permite determinar qué tareas son esenciales y cuáles no.

los Matriz de Eisenhower es otro método que clasifica sus tareas en una cuadrícula de 2x2: urgente, importante, no urgente y no importante. Por lo tanto, si su tarea se encuentra en la casilla Urgente/Importante, significa que debe realizarla ahora. Mientras que si cae en el cuadro No urgente/No importante, probablemente podría ignorarlo, por ahora.

6. Ahorre tiempo en tareas repetitivas

Las personas dedican alrededor del 25 % de su tiempo en el trabajo a tareas repetitivas; esta es una gran parte del tiempo, y es increíblemente ineficiente. Estos pueden ser correos electrónicos que envía donde el contenido es idéntico o bloques de texto que escribe en informes.

La buena noticia es que puede automatizar el trabajo de rutina como este usando el Extensión de Chrome Magical Text Expander. Es una aplicación gratuita que te permite crear hasta 10 accesos directos en lugar de escribir el mismo texto una y otra vez.

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El activador de acceso directo podría ser una combinación de símbolos y letras. Cuando los escribe, produce automáticamente el texto completo que necesita. Por ejemplo, escribir #informe producirá el informe esquemático completo, y puede ingresar y editar cualquier detalle relevante.

Manténgase al tanto de su carga de trabajo

Es muy fácil desorganizarse y cometer errores cuando se trata de administrar su propia carga de trabajo. Por lo tanto, asegurarse de tener todo en su lugar para minimizar esto es esencial.

Como humanos, solo podemos almacenar cierta información en nuestros cerebros, así que no te agobies tratando de recordar todo. Con los consejos explorados aquí, estará bien encaminado para administrar su propio número de casos de manera efectiva y, con el tiempo, se convertirá en una segunda naturaleza.

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