Cómo planificar fácilmente un proyecto con Dropbox Paper

La planificación de proyectos puede ser tediosa y abrumadora, especialmente cuando requiere que todo su equipo colabore en tareas separadas, sesiones de intercambio de ideas y más.

Afortunadamente, existen herramientas tecnológicas que pueden simplificar el proceso de planificación de proyectos. Y lo mejor de todo, algunos de ellos son gratuitos. Dropbox Paper es una herramienta gratuita de creación y edición de documentos que se ofrece a través de Dropbox. Todo lo que necesitas es una cuenta de Dropbox.

Planificación de proyectos con Dropbox Paper

Papel de buzón presenta todas las herramientas que necesita para planificar proyectos de manera fácil y rápida. Por ejemplo, puede usar la herramienta de línea de tiempo para establecer fechas para tareas y para visualiza todo tu proyecto.

También puede crear listas de tareas pendientes y etiquetar a miembros específicos del equipo que son responsables de cada tarea. ¿La mejor parte? Puede hacer todo esto en un solo documento, lo que facilita el seguimiento de todos los detalles.

Dropbox Paper es apto para lluvias de ideas

Antes de sumergirnos, queremos compartir esto: no es necesario que tenga todo el proyecto resuelto antes de usar estas herramientas. Además, es posible que desee Obtén más información sobre lo que es realmente Dropbox Paper..

Es fácil colaborar con su equipo para intercambiar ideas sobre proyectos a medida que los planifica. Todos los miembros de tu equipo pueden ver y editar documentos de Dropbox Paper al mismo tiempo.

Desarrollo de líneas de tiempo usando la línea de tiempo del proyecto

Primero, creemos una línea de tiempo básica del proyecto. Abre un nuevo documento de Dropbox Paper y nómbralo según tu proyecto. Luego, sigue estos pasos:

1. En la parte inferior de tu documento, verás la barra de herramientas de Dropbox Paper. Seleccione el icono de la línea de tiempo, que parece un calendario en miniatura.
2. Aparecerá su línea de tiempo. Luego, seleccione la flecha junto a 2 semanas para elegir la duración de su proyecto.

Establecer hitos

El siguiente paso es establecer los hitos del proyecto que desea que su equipo complete en el transcurso del proyecto. Para hacerlo:

1. Pase el cursor sobre la fecha y un Icono de bandera aparecerá. Selecciónalo.
2. Nombra tu hito.

Si ingresa un hito incorrectamente o simplemente desea eliminar uno, haga clic en el hito en la línea de tiempo y seleccione el icono de la papelera.

Adición de tareas

Con todos sus hitos ingresados, ahora querrá revisar y agregar tareas específicas antes de la fecha de vencimiento. Estas son las tareas que debe completar para alcanzar cada hito.

1. Pase el cursor sobre el espacio en blanco debajo de cada fecha para que aparezca un área gris. Selecciónelo para abrir el Ventana de nuevo elemento.
2. Ingrese el nombre de su tarea y agregue una descripción de la tarea si es necesario.
3. Asigne la tarea seleccionando el Asignar icono (el cuerpo con un círculo alrededor).

Si desea llamar la atención sobre tareas específicas, puede codificarlas con colores seleccionando el icono de paleta en la parte superior derecha de la ventana. Por ejemplo, puede colorear las tareas de alta prioridad en rojo.

Organización de tareas mediante la lista de tareas pendientes

Si desea prescindir de la línea de tiempo, puede utilizar la herramienta Lista de tareas pendientes. O bien, puede usar la Lista de tareas pendientes con la herramienta Línea de tiempo para organizar aún más las tareas del proyecto.

Por ejemplo, puede colocar hitos clave en la Línea de tiempo y sus tareas con fechas dentro de la Lista de tareas pendientes. Cuando se completan las tareas, simplemente marca la casilla junto a la tarea.

Para configurar una lista de tareas pendientes:

1. Selecciona el Ícono de lista de tareas pendientes (que parece una marca de verificación) en la barra de herramientas en la parte inferior de la pantalla.
2. Introduzca el nombre de su tarea.
3. Seleccione la fecha e introduzca una fecha.
4. Si desea asignar la tarea a alguien de su equipo, seleccione la Asignar icono e ingrese su nombre o correo electrónico.

¡Eso es todo! Si desea realizar comentarios sobre tareas específicas, puede hacerlo seleccionando el icono de comentario (que parece un globo de diálogo) junto a la tarea.

Funciones adicionales para la planificación de proyectos

Después de completar el cronograma de su proyecto y su lista de tareas pendientes, está bien encaminado hacia la planificación del proyecto perfecto. Si desea llevar la planificación de su proyecto aún más lejos, aquí hay algunas características adicionales que pueden ser útiles.

Etiquetado de documentos

¿Tiene varios documentos para cada proyecto en el que está trabajando? Esto puede convertirse rápidamente en algo confuso y frustrante para su equipo. La forma más sencilla de organizar los documentos de su proyecto es mediante el etiquetado.

El etiquetado (#) le permite colocar una etiqueta en sus documentos y archivos, para que pueda encontrarlos fácilmente en la búsqueda. Para etiquetar sus documentos:

1. Busque el documento o archivo que desea etiquetar en Dropbox y selecciónelo.
2. En la ventana de la derecha, agregue una etiqueta en el Añadir una etiqueta caja.
3. Use etiquetas que sean descriptivas para su proyecto. Por ejemplo, #March2022MarketingCampaign funcionaría en este ejemplo.

Cuando desee buscar documentos con sus etiquetas, ingrese la etiqueta en la barra de búsqueda de Dropbox.

Plantilla de planificación de proyectos

¿No quieres tener que crear un proyecto dentro de Dropbox desde cero? Dropbox lo simplifica con la plantilla de planificación de proyectos que puedes encontrar aquí.

Simplemente seleccione Usar plantillay la plantilla se abrirá dentro de tu cuenta de Dropbox Paper. Esta plantilla incluye una lista de tareas pendientes y una línea de tiempo, así como otra información, como información del proyecto.

Complete su información y estará listo para comenzar. También es completamente editable, por lo que puede realizar cambios para satisfacer sus necesidades específicas.

Otra excelente manera de mantener juntos los archivos de su proyecto es vincular esos archivos a su documento principal del proyecto.

Para utilizar esta función, abra su documento de planificación del proyecto. Luego, sigue estos pasos:

1. En la barra de herramientas, seleccione el Insertar icono de archivos de Dropbox, que parece una caja abierta.
2. Usando la barra de búsqueda, localice el archivo que desea insertar en su documento. Esto podría ser cualquier cosa, desde contratos hasta presentaciones. También puede cargar documentos seleccionando Subir archivos.
3. Resalte el documento y seleccione Escoger.
4. El archivo, documento o imagen se insertará en su documento. También puede hacer clic en el archivo para abrirlo más y verlo en pantalla completa.

¿Qué más puedes hacer con tu cuenta de Dropbox?

Dropbox Paper es una gran herramienta para todo, desde la planificación de proyectos hasta la creación de documentos completos con elementos visuales. Entonces, ¿qué más puedes hacer con tu cuenta de Dropbox? El cielo es el límite.

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