Si almacena archivos en Google Drive, es importante asegurarse de que estén seguros. Afortunadamente, hay muchas formas de mantener tus archivos en Google Drive privados y seguros de miradas indiscretas.
Veamos formas prácticas de aumentar la seguridad de su cuenta de Google Drive y evitar el acceso no autorizado a sus archivos.
1. Proteja su cuenta de Google
Dado que Google Drive está bajo su cuenta de Google más amplia (junto con servicios como Gmail y YouTube), es vital mantener su cuenta de Google bloqueada. Si usa una contraseña débil, no tiene activada la autenticación de dos factores o comete otros errores de seguridad, su cuenta de Google Drive podría verse comprometida más fácilmente.
Sigue nuestro guía para proteger su cuenta de Google para reforzar la seguridad básica de su cuenta. Esto contribuirá en gran medida a mantener seguro Google Drive, incluso antes de pasar a los consejos específicos de Drive.
2. Comparta archivos sabiamente
Dado que compartir archivos en Google Drive aumenta considerablemente la cantidad de personas que pueden acceder a ellos, debe tener cuidado al compartir. Ver
consejos para administrar archivos compartidos en Google Drive si necesita un repaso de los fundamentos.Cuando sea posible, debe compartir carpetas y archivos solo con personas específicas que necesitan acceso. Elegir compartir con cualquier persona que tenga el enlace es conveniente, pero tenga en cuenta que cualquier persona que obtenga el enlace puede compartirlo con tantas otras personas como quiera.
Para el contenido que pone a disposición de cualquier persona con el enlace, es aconsejable restringir a esas personas al Espectador o comentarista nivel. Permitir que cualquier persona con el enlace sea un Editor podría llevar a que las personas manipulen sus archivos.
3. No permita que otros editores cambien los permisos
Si invita a otras personas a editar sus archivos de Google Drive, debe deshabilitar la opción que les permite agregar editores adicionales. Esto significa que usted es el único que decide quién puede realizar cambios en el documento.
Para modificar esto, haga clic en el Cuota en una carpeta o documento, seguido del botón Engranaje icono en la parte superior derecha de la Compartir con personas y grupos sección. Desmarcar Los editores pueden cambiar los permisos y compartir para reducir el control que otros tienen.
Para los archivos, también puede deshabilitar Los espectadores y comentaristas pueden ver la opción de descargar, imprimir y copiar. Esto hace que sea más difícil para las personas copiar la información en otro lugar, aunque no es infalible (podrían tomar una captura de pantalla, por ejemplo).
4. Revise los documentos compartidos regularmente
El hecho de que haya compartido un archivo con alguien hace un tiempo no significa que la persona siempre necesite acceder a él. Es aconsejable auditar regularmente los documentos que ha compartido en Google Drive y eliminar los permisos compartidos de cualquier persona que no los necesite.
Desafortunadamente, Google Drive no ofrece una forma de ver todos los archivos que ha compartido en un solo lugar. No hay filtro para esto en la búsqueda avanzada, y Comparte conmigo muestra los archivos compartidos entrantes, no los salientes. Como resultado, la única manera de comprobar con quién está compartiendo un archivo o una carpeta es abriendo su menú para compartir.
Esto lleva mucho tiempo, por lo que recomendamos una solución de terceros: QuiénTieneAcceso. Es una herramienta gratuita que escanea toda su cuenta de Google Drive en busca de archivos y carpetas compartidos, muestra su configuración actual para compartir y le permite eliminar personas. Pruébelo si tiene más de un puñado de archivos compartidos.
Dado que las aplicaciones vinculadas pueden acceder a una gran cantidad de datos en su cuenta, debe confirmar que aún confía y utiliza todas las aplicaciones que ha vinculado a Google Drive. Para verlos, haga clic en el Ajustes cog en la esquina superior derecha de la ventana de Drive, luego vaya a Configuración > Administrar aplicaciones.
Aquí, verá una lista de aplicaciones que ha conectado con Google Drive. El Usar por defecto box le permite elegir abrir archivos compatibles desde su Drive en esa aplicación, por ejemplo, cargar archivos JPEG en un editor de fotos.
En algunos casos, notará aplicaciones eliminadas que usan "datos de aplicaciones ocultas". Para eliminar una aplicación activa, haga clic en Opciones y elige Desconectarse de Drive. Para aplicaciones inactivas, elija Eliminar datos ocultos de la aplicación desde Opciones si no desea conservar los archivos sobrantes.
Me gusta ordenar las extensiones de su navegador, debe eliminar las aplicaciones que ya no usa. Cuantas menos aplicaciones haya conectado a Drive, menor será su superficie de ataque potencial.
6. Cifrar archivos antes de cargar
Los consejos anteriores se centran en mantener sus datos de Google Drive a salvo de otras personas. Pero esta no es la única amenaza para sus archivos.
Dado que no posee la clave de cifrado de los archivos que carga en el servicio, en teoría, Google podría acceder a lo que agrega a Google Drive. Y si un atacante alguna vez violó el servicio, sus datos estarían disponibles para tomarlos.
Por lo tanto, para una capa adicional de seguridad, es inteligente cifrar sus archivos antes de subirlos a Drive. Sin su clave de cifrado, Google o cualquier persona malintencionada no podrá leer sus archivos.
Sigue nuestro guía para cifrar archivos para aprender cómo funciona esto. Una vez que haya encriptado sus datos localmente, disfrutará de una mayor protección contra otros que intentan espiar. Para una mayor protección, podría considerar una herramienta para aumentar la seguridad de Google Drive, me gusta Criptógrafo.
7. No use Google Drive para archivos confidenciales
Si bien puede hacer mucho para proteger los archivos que carga en Google Drive, debe evitar poner cualquier cosa altamente confidencial en el servicio. Google utiliza el cifrado estándar de la industria para proteger sus datos y puede mantenerlos seguros siguiendo los consejos anteriores. Pero cuando coloca archivos en el servidor de otra persona, no puede garantizar su seguridad.
Mantener fotos de vacaciones, borradores de blogs o archivos borradores de Hojas de cálculo de Google en Google Drive no representa mucho riesgo porque no serían riesgosos si estuvieran expuestos. Pero para obtener la máxima seguridad, no debe cargar documentos con información personal como su número de Seguro Social, archivos que contengan contraseñas o códigos de respaldo u otros datos confidenciales. Esos causarían mucho más daño si estuvieran expuestos.
Recuerda que confías en Google con todos los archivos que subes a su servicio. No agregue nada que sería catastrófico si se filtra.
Bloquee de forma segura su cuenta de Google Drive
Hemos repasado consejos clave para proteger su cuenta de Google Drive. En resumen: no descuide la seguridad de la cuenta de Google, tenga cuidado con quién comparte archivos y no cargue nada en Google Drive que sea confidencial.
Si usa otros servicios de almacenamiento en la nube, también debe tomarse el tiempo para mantener esas cuentas seguras.
Para muchos, las nubes ahora son una extensión de las unidades externas. Mantener su almacenamiento seguro es esencial; aquí está cómo hacerlo.
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Ben es el editor en jefe de MakeUseOf. Dejó su trabajo de TI para escribir a tiempo completo en 2016 y nunca miró hacia atrás. Ha estado cubriendo tutoriales de tecnología, recomendaciones de videojuegos y más como escritor profesional durante más de siete años.
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