Cómo delinear un flujo de trabajo en Notion

Ya sea creatividad, construcción, administración o cualquier otra cosa, a menudo se encontrará con tareas repetitivas en cualquier entorno de trabajo. Crear un flujo de trabajo establecido lo ayudará a usted y a sus compañeros de trabajo a mantener el ritmo, especialmente cuando incorpora a alguien nuevo.

En este artículo, lo guiaremos a través de la descripción de un flujo de trabajo en Notion para que usted y su equipo conozcan el estado y los pasos de cada tarea en la que están trabajando.

Los beneficios de delinear un flujo de trabajo en Notion

Diseñar su flujo de trabajo en Notion ayudará a su equipo a visualizar y recordar los pasos que deben seguir al comenzar o completar una tarea. También ayudará a todos a saber en qué etapa se encuentra una tarea en particular.

Por ejemplo, si escribir publicaciones de blog es una tarea recurrente, puede dividir el proceso creativo en cuatro pasos: redacción, edición, imágenes y carga. Cuando los redactores de su equipo terminan un borrador, pueden marcar su parte de la tarea como completada en la pizarra y asignar a la persona a cargo de la edición.

Incluso si trabaja solo, esta es una excelente manera de realizar un seguimiento de su progreso porque tendrá una descripción más detallada de su carga de trabajo. También ayuda a dividir una tarea más voluminosa en elementos de acción más pequeños, lo que puede ayudar a prevenir la sobrecarga.

Esquema de un flujo de trabajo en noción con estados

Utilizando una base de datos de tabla simple en Notion le dará una visión general condensada de su flujo de trabajo. Puede ver rápidamente en qué paso se encuentra cada tarea, compararla con la fecha de vencimiento y verificar quién está trabajando en ella sin tener que desplazarse mucho.

En este ejemplo, cada columna representa un paso en el proceso de escritura. Para comenzar, decida en qué pasos desea dividir sus tareas recurrentes y cree una nueva página seleccionando la opción en la esquina inferior izquierda de Notion. Una vez que esté en su nueva página, en lugar de elegir una plantilla, abra los comandos usando la barra inclinada y seleccione Base de datos de tablas: en línea.

El nombre la columna será donde coloque el nombre de su tarea, y la columna adicional que aparece puede eliminarla. A continuación, agregue una nueva columna seleccionando el símbolo de agregar en la esquina superior derecha de la tabla y en el tipo de propiedad menú, elige Seleccione.

Haga clic en la celda a continuación y escriba un estado que le gustaría usar, y Notion le indicará que lo convierta en un opción. Desde allí, puede cambiar el color usando los tres puntos al lado.

Cree todos los estados que le gustaría usar siguiendo las mismas instrucciones y haga clic en el título de la columna para que aparezca el menú y duplíquelo hasta que tenga una columna para cada paso. Nómbralos en consecuencia.

Ahora, mientras usted y sus compañeros de trabajo avanzan, pueden usar estados para comunicar en qué paso se encuentran y cómo les va. Entonces, en lugar de simplemente marcar la tarea como completada, puede mostrarle a su equipo que está trabajando en un elemento sin decirlo realmente.

El ejemplo usa hacer para mostrar que nadie está trabajando en ello todavía, en curso para decir que está en marcha, completo para mostrar que está hecho, en espera para que otros sepan que está en pausa, y pegado para indicar que el cesionario necesita ayuda.

Relacionado: Atajos de teclado de Notion para Windows y Mac

Si su equipo necesita comunicar detalles, pueden comentar en la página de la tarea haciendo clic en su nombre y abriéndola. El campo vacío a continuación es el lugar ideal para los detalles iniciales. El campo de comentarios es óptimo para hacer preguntas, comunicar que está entregando el proyecto o hacer sugerencias.

Tener estas conversaciones en Notion también les dará a todos acceso a la información, en lugar de limitar el acceso en un mensaje directo o perderse en un chat grupal.

Incluso si está trabajando solo, usar estados y dejarse comentarios es útil cuando está retomando una tarea.

Esquema de un flujo de trabajo en Notion con listas de verificación

Si le gusta mantener las cosas simples y prefiere que los demás sepan que una tarea está completa, puede delinear su flujo de trabajo usando las columnas de la lista de verificación. Hacerlo también es una excelente manera de ahorrar espacio si necesita incluir muchas columnas en su flujo de trabajo. Sin embargo, es mejor mantenerlos al mínimo si es posible.

Añades columnas de la lista de verificación de la misma manera que lo harías con un seleccionar columna haciendo clic en el botón Agregar en la esquina superior izquierda de su tabla, y todo lo que necesita hacer es nombrarlos.

Con estos, aún obtendrá una descripción general rápida de dónde se encuentran usted y su equipo con las tareas, con una apariencia de texto un poco menos desordenada en los estados. Es especialmente bueno para los equipos que pueden querer que el nivel de prioridad se destaque sobre todo lo demás.

Relacionado: Click Up vs. Noción: ¿Cuál es mejor para la colaboración en proyectos?

Además, aún puede comunicarse dentro de los comentarios, por supuesto, pero el estado de cada paso no es el enfoque, solo si está completo o no.

Otros elementos que puede querer incluir en su flujo de trabajo de noción

Algunas otras columnas que puede querer incluir en su flujo de trabajo de Notion son una columna de enlace si sus proyectos están en una unidad o software en línea o un columna de archivos y medios si está entregando documentos de un lado a otro.

Si encuentras que no quieres una propiedad particular para que aparezca como una columna en su base de datos, tenga en cuenta que puede ocultarlo de su tabla, pero seguirá apareciendo en la lista de propiedades cuando haga clic en un proyecto.

Agregar notas a la página arriba o abajo de su tabla también lo ayudará a usted y a sus compañeros de trabajo a aprender y recordar los pasos de su flujo de trabajo.

Hacer esto es especialmente útil para incorporar nuevos miembros del equipo, ya que conocerán todos los pasos y sus instrucciones les dirán exactamente lo que deben hacer cuando lleguen al siguiente.

Entrar en un ritmo con noción

Al delinear un flujo de trabajo en Notion, está eliminando las conjeturas de un proceso y dividiendo proyectos más grandes en hitos más pequeños y organizados. De esta manera, usted y su equipo tendrán todo en un solo lugar y nadie tendrá que ir a buscar.

Si aún no ha probado Notion, su personalización y simplicidad le permiten administrar cualquier proyecto. Sin embargo, si se siente atascado, puede comenzar con algunas de sus muchas plantillas y aprender sobre la marcha.

Cómo comenzar con Notion: 7 consejos y trucos esenciales

Notion es una de las mejores herramientas de productividad y está creciendo rápidamente. Aquí hay algunos trucos y consejos que puede usar para comenzar.

Leer siguiente

Sobre el Autor