Las 5 mejores herramientas de colaboración de documentos para el trabajo remoto

Con el auge de la cultura de trabajar desde casa, los equipos dependen en gran medida de las herramientas de colaboración para seguir trabajando de forma remota. Hay varias herramientas disponibles para administrar equipos remotos, realizar un seguimiento de su progreso, organizar reuniones virtuales y mantenerse conectado para ayudarlos a mantenerse productivos.

De manera similar, la colaboración en documentos ocupa un lugar igualmente importante para la comunicación efectiva. Para simplificar la creación, el uso compartido y la colaboración de documentos, estas son algunas de las mejores herramientas de colaboración de documentos que debe probar.

Para la colaboración de documentos, Google Docs es la mejor opción. Ayuda a mantenerse a la vanguardia del juego de colaboración sin costar un centavo. Elimina las frustraciones tanto del remitente como del receptor al asignar enlaces únicos para cada documento y permitir que los usuarios los compartan sin problemas con un solo clic.

La función para compartir documentos en colaboración de Google Docs permite que varios usuarios editen el mismo documento, rastrear y aceptar sugerencias, y ver los cambios sincronizados en tiempo real para mantenerse actualizado sobre las últimas versión. Además, permite a los editores agregar comentarios y sugerencias en tiempo real.

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Como propietario del documento, puede ajustar los derechos de edición según sus necesidades. Puede agregar personas como editores o espectadores utilizando sus direcciones de correo electrónico. También puede configurar el documento como "Solo lectura" o "Restringido" para que solo las personas con ID de correo electrónico del mismo dominio puedan acceder a él. Además, puede controlar quién puede compartir su documento con otros miembros del equipo.

Sin embargo, la mayoría de las personas encuentran un problema al usar Google Docs. Los usuarios desconocen las opciones de invitación y uso compartido de enlaces en Google Docs. El receptor puede descargar, editar y enviar por correo electrónico el documento recibido si no sabe cómo colaborar en Google Docs. Por lo tanto, si es la primera vez que lo usa, es posible que deba educarlos un poco.

Notion le da control total sobre el intercambio de documentos. Con él, puede controlar fácilmente quién puede editar, ver, comentar o compartir sus páginas de Notion. Los documentos se pueden compartir con una sola persona o con todo un equipo a la vez.

Al compartir en grupo, puede restringir quién tiene acceso a los documentos, ya sea todo el equipo o solo algunos miembros de todo el grupo. Puede, por ejemplo, colocar a sus editores adjuntos en un grupo y otorgarles acceso de edición a información confidencial con un solo clic. O bien, puede otorgar acceso de edición a algunos editores sin dejar de compartir el documento con todo el grupo de edición.

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En la barra lateral izquierda, Notion mantiene un registro de sus páginas privadas y compartidas. Como resultado, puede arrastrar y soltar páginas rápidamente de una sección a otra mientras configura los permisos de acceso para que coincidan con los ya establecidos en la sección de la página privada. Los mismos permisos de acceso se aplican a las páginas de anidamiento, pero luego puede cambiarlos según sea necesario.

Además, un administrador tiene derecho a cambiar los permisos de documentos de un documento ya compartido a algunos miembros del grupo invitado o impedir que alguien tenga acceso a él. Si estropea los permisos para editar, todo lo que necesita hacer es presionar Restaurar. Por lo tanto, Notion es una buena opción para equipos pequeños con tanto control sobre el intercambio de documentos.

Notion se integra con Slack, Google Drive, Trello, Mailchimp y muchos otros servicios para compartir documentos fácilmente. El plan gratuito viene con limitaciones, como la cantidad de invitados que puede invitar y el seguimiento de las historias. Para obtener el máximo beneficio, considere actualizar al plan pago. Revisar la Página de precios de noción para más detalles.

Zoho Writer también permite a los usuarios compartir documentos sin problemas para colaborar, de forma similar a Google Docs. Compartir documentos con su equipo para su revisión y permitirles comentar los archivos en tiempo real es muy fácil. Cuando dejas tus sugerencias en los comentarios, tu equipo sabe qué editar y puede tomar medidas rápidamente.

Incluso puedes chatear sobre tu progreso mientras trabajas. Como propietario del documento, puede activar el control de cambios para que todos los cambios realizados en el documento a partir de ahora se vuelvan a verificar fácilmente. Además, con Zoho Writer, también puede compartir documentos externamente con clientes que no están en su espacio de trabajo.

Los documentos se almacenan en una biblioteca en la nube bien organizada y se pueden buscar y recuperar rápidamente. Además, puede integrar fácilmente Zoho Writer con aplicaciones como Google Drive, Dropbox, Evernote y Zoho Mail. Además, Zoho Writer tiene una interfaz profesional y no tiene una curva de aprendizaje pronunciada. Así que no te costará mucho acostumbrarte.

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Cuando se trata de precios, Zoho Writer es de uso gratuito para individuos. Sin embargo, para disfrutar de ventajas adicionales, como espacio adicional o protección con contraseña, deberá optar por sus planes pagos. Compruebe el Página de precios de Zoho Docs para más detalles.

Algunas de las funciones útiles que puede disfrutar con Zoho Writer son:

1. Almacenamiento de documentos en tiempo real.
2. Bloqueo de datos confidenciales.
3. Asistente de escritura impulsado por IA.
4. Programación o publicación directa de artículos en WordPress.
5. Funciona sin conexión también.

ClickUp Docs es otra herramienta muy eficaz para compartir documentos de forma remota. A través de su increíble interfaz de colaboración, repleta de funciones, todos en Workspace pueden colaborar, editar y trabajar en tareas simultáneamente.

Permite la edición colaborativa al estilo de Google Docs. Puede ver el movimiento del cursor cuando alguien está editando un documento, y su nombre se muestra sobre el cursor. Al hacer clic en el ícono binocular amarillo, también puede ver quién ve su trabajo.

Además, los cambios en tiempo real se sincronizan en todos los dispositivos para garantizar que todos los miembros del equipo puedan acceder a la última versión del documento. Mientras comparte documentos con su equipo, tendrá la flexibilidad de mantener algunos documentos privados mientras que otros son accesibles para todos.

Además, al proteger sus documentos, puede evitar que miembros específicos del equipo accedan a esos documentos sin pedirle permiso. El anidamiento es otra de las características únicas de ClickUp. Le permite agrupar páginas dentro de un documento y, mediante la función Relaciones, puede vincular páginas relacionadas dentro del documento.

También puede importar su trabajo desde otras aplicaciones, incluidos Evernote, Google Docs e incluso documentos de Microsoft Word. Si está buscando una herramienta de colaboración de documentos altamente receptiva, debe probar ClickUp.

La plataforma de Dropbox Paper es otra opción avanzada de colaboración de documentos disponible para equipos remotos. Con él, puede compartir documentos sin problemas con los miembros del equipo mientras les da acceso al documento a través de direcciones de correo electrónico.

Asignar tareas a los miembros de su equipo con solo unos pocos clics y crear instantáneamente una fecha límite justo al lado mantiene a todos informados. Además, puede planificar sus reuniones vinculando los eventos del calendario en el documento compartido.

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Como colaborador, puede descubrir rápidamente qué tareas le han sido asignadas por documento o por documento, y navegar a través de las tareas asignadas a otros y las ya completadas. Además, a diferencia de Google Docs, Dropbox Paper permite compartir archivos multimedia, lo que hace que la colaboración sea más atractiva.

Además de eso, Dropbox Paper te permite importar documentos de Microsoft Word, Excel y PowerPoint y vincular documentos de Google Docs, Sheets y Slides. Entonces, si está buscando una herramienta de colaboración rica en funciones para su equipo, pruebe Dropbox Paper.

Lleve su colaboración de documentos al siguiente nivel

Document Collaboration ha existido durante décadas. Pruebe las herramientas de la lista para llevar la colaboración de documentos con su equipo al siguiente nivel. Para determinar qué herramienta es mejor para el equipo, debe hacer que ellos la ejecuten y elegir la solución que coincida con los requisitos del equipo.

¿Tiene miembros del equipo en diferentes partes del mundo? Organizar una reunión importante sin duda sería un desafío si no supieras la zona horaria. En caso afirmativo, debe consultar los convertidores de zona horaria para facilitar su trabajo.

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