Cómo administrar los cuatro pilares de la productividad: consejos y herramientas para usar

La productividad es vital para el éxito en cualquier área. Teniendo en cuenta que pasamos la mayor parte de nuestro tiempo en el trabajo, parece lógico que hagamos todo lo posible para que sea lo más eficiente posible.

Sin embargo, la productividad no es algo natural para todos. De hecho, es una habilidad que puedes mejorar con la práctica. Esta es probablemente la razón por la que ha leído innumerables libros de productividad y ha intentado varios trucos y métodos.

En este artículo, presentaremos un marco que cubre los conceptos básicos de la productividad.

Los cuatro pilares de la productividad

Los cuatro pilares de la productividad son el tiempo, la energía, la concentración y el conocimiento: llamémoslo el marco TECK. Aunque este marco no cubre todos los trucos o sistemas de productividad que existen, abarca la mayoría de los aspectos críticos que puede comenzar a administrar de inmediato.

Es vital que administre y optimice los cuatro elementos simultáneamente para maximizar su productividad. Eso es porque todos trabajan en una relación simbiótica entre sí.

Por lo tanto, cada vez que tenga problemas con la productividad, puede abordar el problema rápidamente averiguando qué pilar está desequilibrado. Por ejemplo, si tiene el tiempo, la energía y la concentración para trabajar en un proyecto, pero no sabe cómo hacerlo o no tiene acceso a información crucial, no puede alcanzar la máxima productividad.

Por lo tanto, puede comenzar por desarrollar su conocimiento y aprender todo lo que pueda sobre el proyecto para aumentar su productividad. Cuando administre los cuatro correctamente, su productividad se disparará.

Exploremos cada pilar con más detalle, con herramientas y técnicas para ayudarlo a administrarlos:

1. Gestión del tiempo

La gestión del tiempo es, sin duda, una de las áreas esenciales de la productividad. Esto se debe a que el tiempo del día es limitado y es importante que lo pase bien.

En promedio, las personas trabajan 8 horas al día. Aunque a menudo puede quejarse de que no tiene suficiente tiempo, es mucho tiempo para hacer sus tareas más esenciales. Si priorizas tus tareas y planificas bien, verás que tienes todo el tiempo para ser productivo.

Entonces, ¿cómo puedes hacer eso?

Puedes administrar mejor tu tiempo si aprovechando su horario biológico principal o cronotipo, o utilizando métodos de gestión del tiempo como el timeboxing y la técnica Pomodoro.

• Caja de tiempo: La idea con el timeboxing es que apartas una cierta cantidad de tiempo para trabajar en algo. Luego, deja de trabajar cuando se agota el tiempo, incluso si no ha completado la tarea o alcanzado sus hitos. Esta es simplemente una técnica para ayudarlo a mantenerse encaminado y aprovechar al máximo su tiempo.
• La Técnica Pomodoro: La técnica Pomodoro consiste principalmente en trabajar en bloques de 25 minutos, seguidos de breves descansos de 5 minutos. Después de cada cuatro ciclos, se toma un descanso más prolongado de 15 a 20 minutos.

Estas técnicas son excelentes maneras de mantenerse al día y puede aplicarlas independientemente de si es un profesional independiente o trabaja en una oficina. Solo necesitas encontrar el que mejor funcione para ti. También puede utilizar herramientas de gestión del tiempo como Pomodona, Alternar, o Oportuno.

2. Energía

La energía es otro pilar crucial en el marco de la productividad porque puede ayudar o dificultar su desempeño dependiendo de qué tan bien lo administre.

Es posible que a menudo descubra que no está trabajando a su máxima capacidad, lo que podría afectar su productividad. Eso es así porque, incluso si puede administrar su tiempo de manera efectiva, no podrá hacer mucho cuando esté agotado. Por el contrario, cuanta más energía tenga, menos tiempo necesitará para producir grandes resultados.

Puede administrar mejor sus niveles de energía al comprender qué los drena o los aumenta. Comprender estos factores le dará una ventaja para planificar su día y administrar su tiempo de manera más eficiente.

Entonces, exploremos algunas formas de aumentar tu energía:

• Use aplicaciones de gestión del sueño: Dormir lo suficiente y de calidad está estrechamente relacionado con altos niveles de energía. Debe aspirar a dormir al menos 7 horas cada noche y asegurarse de que su entorno de sueño sea propicio para un descanso de alta calidad. Puede utilizar soluciones digitales como Dormir como Android, Noisli, o pzizz.

• Nutrición apropiada: Obtener suficientes nutrientes de los alimentos es otra forma excelente de aumentar los niveles de energía durante el día. Comer frutas, verduras y refrigerios saludables te dará la energía suficiente para trabajar a plena capacidad. Puedes usar estas aplicaciones de alimentos para facilitar la alimentación saludable.

• Ejercicio: Tener entrenamientos regulares puede ayudar a aumentar sus niveles de energía. Además, el ejercicio también reduce el estrés, aumenta el flujo de sangre al cerebro y mejora la plasticidad cerebral. Lo más importante, es una excelente manera de mantener su energía durante todo el día. Si está buscando un compañero de fitness práctico, puede confiar en Caber.

• Motivación: Tener una fuerte motivación por lo que haces es otra excelente manera de sentirte con energía y lograr más. Cuando comienzas tu día con suficiente motivación, nada te detiene cuando se trata de ser productivo. Dicho esto, tendrás que encontrar maneras de aumentar su motivación para hacer más.

3. Concentración

Entonces, supongamos que tiene suficiente tiempo y energía, pero está bombardeado con distracciones e interrupciones. Bueno, está claro que afectará su productividad.

La concentración es el tercer pilar de la productividad y se refiere a tu capacidad para concentrarte en lo que sea que estés haciendo en ese momento sin caer en las distracciones.

De acuerdo a un estudio de la Universidad de California, Irvine, una persona tarda un promedio de 23 minutos en recuperarse de una distracción y volver al trabajo de manera productiva. Cuando múltiples tareas compiten por su atención, puede resultar extremadamente difícil concentrarse en lo que está haciendo.

Entonces, ¿cómo puedes mejorar tu enfoque?

• Evite la multitarea: Durante mucho tiempo se ha desaconsejado la multitarea por muchas razones. Interrumpe su enfoque, limita su capacidad para administrar bien el tiempo y causa estrés. Cuando tiene mucho en su plato, es esencial encontrar formas de hacer que su trabajo sea más manejable, como dominar la monotarea para mejorar su productividad.

• Practica la atención plena: Practicar la atención plena te permite estar presente en el momento. Esto significa que puede desconectarse de las distracciones y concentrarse en la tarea en cuestión. Mindfulness también te puede ayudar evitar el cambio de contexto, por lo que es más fácil para usted mejorar su capacidad de atención. Puedes usar herramientas como Temporizador de información o espacio de cabeza.

• Mejore su entorno de trabajo: Hay varias formas de mejorar su entorno de trabajo para beneficiarse de un mejor enfoque. En primer lugar, asegúrese de trabajar en un entorno tranquilo. También es vital limitar las ventanas emergentes de notificación y tener una estación de trabajo ordenada.

Por último, pero no menos importante, puede considerar usar aplicaciones para evitar distracciones como Potenciador de enfoque y Libertad.

4. Conocimiento

Nuestra capacidad para realizar tareas se alimenta de energía, pero el conocimiento nos dice cómo usar esa energía. Tendrá dificultades para hacer el trabajo sin saber cómo hacerlo o las herramientas adecuadas para usar.

Eso es porque hay muchas maneras de llegar al mismo resultado o completar una tarea. Por ejemplo, le tomaría más tiempo y energía recortar su jardín con una cizalla para césped que con una cortadora de césped.

Por lo tanto, es esencial conocer las mejores prácticas y herramientas para cualquier cosa que necesite lograr. Dicho esto, podría desafiarse a sí mismo para examinar continuamente cómo hace su trabajo y cómo podría hacerlo de manera más eficiente.

Hay muchas maneras de mejorar su experiencia profesional. Si encuentra una tarea particularmente desafiante o un nuevo proyecto, busque tutoriales, tutoriales y herramientas adecuadas en plataformas como YouTube o foros en línea, comunidades y sitios web relevantes.

También puede inscribirse en un curso en línea a través de sitios como Coursera, Habilidad compartida, y Udemy para afinar tus habilidades. Creando un wiki interno en su organización también puede ser una excelente manera de proporcionar un mejor acceso a la información.

Alcance la máxima productividad con TECK Framework

Al administrar y optimizar estos cuatro pilares, estará en camino de ser más productivo. Lo más probable es que se destaque naturalmente en algunas áreas y tenga dificultades con otras.

Una vez que identifique su pilar más débil, puede aprovechar las estrategias y herramientas anteriores para fortalecerlo. Y cuando todos sean fuertes, trabajarán juntos y harán que su flujo de trabajo sea mucho más productivo.

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